La gestión de proyectos es una competencia cada vez más importante y solicitada por las empresas. En este artículo encontrarás la definición de gestión de proyectos, sus ventajas y los diferentes roles. Tienes una visión general de las cinco fases en las que se articula un proyecto, las diferentes metodologías y qué buscar en un software de gestión de proyectos.
Quées la gestión de proyectos
La gestión de proyectos consiste en aplicar un conjunto de técnicas, herramientas y conocimientos a las actividades que constituyen un proyecto, supervisando todas sus fases y apoyando a los equipos involucrados en la realización de las diversas tareas. El objetivo es alcanzar los objetivos establecidos respetando las limitaciones temporales, de recursos, presupuestarias, pero también relativas a la calidad deseada del producto final.
Desde la antigüedad, el hombre ha tenido la necesidad de abordar proyectos complejos, pero es solo en la era moderna que la gestión sistemática de proyectos ha asumido un papel esencial para el desarrollo y el éxito de las empresas. Las herramientas y técnicas de la gestión de proyectos más moderna comenzaron a difundirse en los años 50 y, posteriormente, la disciplina se convirtió en una metodología reconocible, con el nacimiento del Project Management Institute.
En los últimos años, la forma de trabajar ha cambiado aún más y requiere mucha más colaboración, por lo que la disciplina se ha vuelto más flexible y accesible para todos gracias al desarrollo de numerosos software de gestión de proyectos.
Resumiendo lo visto hasta ahora, se pueden identificar tres pilares de la gestión de proyectos:
- Personas: las personas están en el centro de los proyectos, por lo que la colaboración dentro del equipo es fundamental.
- Procesos: dentro de un proyecto, los procesos deben configurarse, planificarse, ejecutarse, supervisarse y difundirse los resultados. Quien trabaja en los procesos debe ser capaz de idearlos, pero también de modificarlos cuando sea necesario.
- Tecnología: la tecnología útil para la realización del proyecto puede desarrollarse dentro de la empresa o adquirirse desde fuera. Las herramientas que se pueden utilizar son numerosas y variadas, desde simples herramientas hasta auténticos software de gestión de proyectos.
Las ventajas de la gestión de proyectos
Mejor colaboración gracias a planes claros y organizados
Como se ha mencionado, la colaboración entre los miembros del equipo es uno de los pilares en los que se basa la gestión de proyectos. Una forma de garantizar la colaboración es asegurarse de que todas las personas involucradas en el proyecto tengan claras las tareas a realizar. Para ello es fundamental contar con un plan detallado en el que se formalicen unos objetivos específicos y una serie de etapas intermedias a alcanzar a lo largo del tiempo. De hecho, no establecer objetivos intermedios hace que sea más difícil para el equipo trabajar de forma productiva hacia la meta final.
Más claridad con roles bien definidos
Para que un proyecto funcione de la mejor manera, debe haber una figura que coordine todas las actividades. En las empresas más estructuradas, esta responsabilidad suele recaer en el gestor de proyectos, en los demás casos en las figuras que simplemente siguen el proyecto en lo que respecta a su ámbito de actividad. En ambos casos, es importante que todos estén informados sobre quién es el jefe del proyecto y cuáles son las responsabilidades de cada uno. El jefe de proyecto debe supervisar el progreso de los trabajos y compartir de forma regular las actualizaciones.
Mayor eficiencia gracias a objetivos definidos
Establecer objetivos específicos, claros y compartidos con todos permite motivar al equipo y garantizar que los esfuerzos se centren en las actividades necesarias y no en las superfluas.
Gestión del riesgo
Otra ventaja de la gestión de proyectos es la posibilidad de prever peligros y problemas que podrían interponerse en el camino de la realización del proyecto. Una vez más, es fundamental la planificación del proyecto, que, si se hace teniendo en cuenta todas las limitaciones, puede ayudar a reducir significativamente los riesgos.
Las cinco etapas de la gestión de proyectos
Iniciación
En la fase de inicio del proyecto, el equipo se reúne para transformar una idea abstracta en un objetivo concreto a alcanzar. El equipo involucrado identifica el alcance del proyecto y realiza una carta de proyecto, un documento que recopila los detalles del proyecto:
- Objetivos;
- Requisitos;
- Resultados esperados y criterios para evaluarlos;
- Límites temporales;
- Presupuesto;
- Actividades que constituyen el proyecto.
Dependiendo de la complejidad y la amplitud, podría ser útil crear una hoja de ruta del proyecto, es decir, una visión general del proyecto para no perder nunca de vista las metas y objetivos.
Planificación
En la fase de planificación, el plan del proyecto cobra vida y se definen en detalle las actividades a realizar, junto con los requisitos y criterios para su éxito. Es una fase bastante importante de la gestión de proyectos, que puede requerir incluso la mitad del tiempo total dedicado al proyecto.
El grupo de trabajo identifica los requisitos técnicos, desarrolla un programa detallado, crea un plan de comunicación con las partes interesadas y define objetivos y resultados.
Otro elemento a tener en cuenta en esta fase es la mitigación del riesgo, tarea a cargo del director del proyecto, que a través del análisis de los datos debe identificar los riesgos potenciales y desarrollar una estrategia para reducirlos.
Ejecución
La fase principal del proyecto, en la que el equipo colabora para llevar a cabo las actividades necesarias para alcanzar los objetivos. En esta fase, el director del proyecto establece los flujos de trabajo para gestionar los recursos, el tiempo y las actividades para que todo el equipo esté siempre coordinado y actualizado.
Es importante que en esta fase siempre haya colaboración y comunicación entre las partes interesadas, para que todos estén siempre actualizados. Una gran ayuda en este sentido proviene del software de colaboración que no solo facilita la tarea, sino que también mejora la eficiencia y la productividad del equipo.
Seguimiento y control
A medida que se realizan las actividades, es importante supervisarlas para comprobar que avanzan de acuerdo con el plan e identificar desviaciones de manera oportuna a través de la supervisión de KPI. Precisamente por esta razón, las fases de seguimiento y control no son secuenciales a las anteriores, sino que tienen lugar al mismo tiempo que la ejecución del proyecto. No solo hay que controlar las actividades per se, sino también los aspectos temporales y presupuestarios. El seguimiento se realiza a través de un documento llamado “progreso de los trabajos”.
Cierre
La última fase del proyecto consiste en el cierre de todas las actividades, lo que lleva al final del proyecto y a la entrega final. Es una buena práctica para los equipos involucrados celebrar una reunión de reflexión final para evaluar y analizar los resultados y los fracasos. Hacer un balance de las «lessons learned» es una buena manera de garantizar una mejora continua en la empresa.
Metodologías de gestión de proyectos
Metodología ágil
La metodología Agile nació en el ámbito del desarrollo de software a principios del año 2000, para luego extenderse y aplicarse también a otros sectores, convirtiéndose en la más extendida para la gestión de proyectos. Gestionar un proyecto de forma ágil significa utilizar un enfoque:
- Colaborativo;
- Rápido;
- Eficaz;
- Basado en los datos;
- Con mayor importancia para las personas.
Se trabaja en una iteración a la vez recibiendo un flujo constante de feedback. Una vez finalizada la iteración, se envía al cliente y, en función de los comentarios, se modifica el resultado.
El enfoque, en consecuencia, está menos estructurado ya que se da más importancia a la capacidad de responder a un cambio, que a seguir con diligencia un plan. El enfoque se centra en el objetivo de entregar el resultado rápidamente al cliente, reduciendo también los costes y el tiempo de realización del proyecto.
Metodología Waterfall
La metodología Waterfall, o en cascada, es un método tradicional, nacido alrededor de los años 70 y cuya popularidad ha disminuido con el tiempo a favor de otras metodologías más ágiles. Prevé un proceso para realizar un ciclo de vida del proyecto lineal, estructurado en las siguientes fases secuenciales:
- Análisis de requisitos: los requisitos se analizan e incluyen en un documento en el que se basarán los desarrollos futuros. La fase también incluye un estudio sobre la viabilidad del proyecto.
- Diseño: se establecen las actividades que componen el proyecto;
- Desarrollo: la fase en la que se desarrollan las actividades en concreto;
- Pruebas: se realizan pruebas para detectar cualquier problema a resolver;
- Liberación: la salida final del proyecto se puede compartir.
De cada una de estas fases se deriva una salida que se convierte en la entrada de la siguiente fase. En consecuencia, no se puede pasar a la siguiente fase antes de haber terminado la anterior.
La metodología Waterfall es adecuada para equipos grandes, que se benefician de la estructura más detallada. Sin embargo, debido a este proceso riguroso, los comentarios de los clientes pueden llegar demasiado tarde. Por eso es más adecuado en situaciones donde el cliente tiene una idea clara de lo que quiere desde el principio.
Metodología Prince2
Prince2 es un estándar internacional para la gestión de proyectos entre los más populares en este momento. La metodología se centra en la gestión y el control, de hecho, Prince2 no es más que el acrónimo de Projects IN Controlled Environments.
Su objetivo es proporcionar un marco que permita mantener el control sobre el proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida. La metodología se basa en algunos principios que se centran en la definición de roles y responsabilidades, la verificación de la alineación con los tomadores de decisiones estratégicas, la gestión por fases y el aprendizaje a partir de la experiencia.
Prince2 es una metodología muy flexible que se puede aplicar a cualquier proyecto, independientemente de su tipo, tamaño y organización.
Los roles en la gestión de proyectos
Project Manager
El Project Manager es la figura de la empresa con la tarea de coordinar el ciclo de vida del proyecto en su totalidad, gestionando tanto aspectos operativos como relacionales. Los aspectos operativos se refieren principalmente a la organización del proyecto, la asignación de recursos a las actividades, el seguimiento del progreso y la prevención de riesgos. Desde el punto de vista relacional, tiene una tarea importante en la creación de relaciones interpersonales entre los miembros del equipo asignado al proyecto.
Las principales competencias requeridas a un gestor de proyectos son:
- Técnicas: un gestor de proyectos debe conocer los principios de la disciplina y ser capaz de aplicar herramientas y metodologías.
- De liderazgo: se refieren a todas las habilidades relacionadas con la gestión de las personas y el cuidado de las relaciones en el equipo.
- Estratégicas y de gestión empresarial: para poder guiar el proyecto y mantenerlo alineado con la estrategia y los objetivos de la empresa.
Equipo de proyecto
El equipo del proyecto está formado por varios miembros, cada uno con características personales y técnicas diferentes, que colaboran para alcanzar objetivos comunes. Dependiendo de la complejidad del proyecto y de lo que se requiera, el equipo se puede dividir en subgrupos, que se consideran más efectivos que los grupos más grandes.
El equipo se crea por un tiempo limitado, durante el cual los diferentes miembros pueden participar a tiempo completo o parcial, dependiendo de la función y la fase del proyecto. Concluidas todas las actividades, el equipo de disuelve. Los equipos están dirigidos por los gestores de proyectos.
Patrocinador del proyecto
El patrocinador del proyecto es la persona que en una empresa toma la decisión de poner en marcha un determinado proyecto. Puede provenir de diferentes departamentos y desempeñar el papel de responsable técnico o ser un comercial.
El patrocinador encarga a un director de proyecto y lo apoya en algunos aspectos organizativos, como en las comunicaciones con la alta dirección o con otros responsables. Además, se encarga de adquirir el presupuesto necesario e interviene en la toma de decisiones en caso de modificaciones durante el transcurso del proyecto.
El patrocinador tiene el máximo interés en que el proyecto se lleve a cabo de la mejor manera posible, por lo que se asegura de que el proyecto sea compatible con la estrategia de la empresa, se mantiene informado sobre el progreso y supervisa el proyecto y su cumplimiento con lo esperado durante todo el ciclo de vida.
Partes interesadas
Las partes interesadas de un proyecto son todas aquellas personas que tienen interés en que el proyecto se lleve a cabo, tanto dentro como fuera de la empresa. Por lo tanto, este grupo incluye al director del proyecto, el patrocinador, los miembros del equipo, los proveedores de servicios y los destinatarios finales.
Por lo general, durante la fase de inicio del proyecto, una de las primeras actividades realizadas por el director del proyecto es identificar a todas las partes interesadas e involucrarlas activamente, para que participen y hagan contribuciones positivas a lo largo del proyecto.
Sin embargo, no todas las partes interesadas colaboran de forma constructiva en el proyecto. También existen partes interesadas negativas, que obstaculizan las actividades o evitan la colaboración. Estos deben gestionarse con aún más cuidado.
Las herramientas de gestión de proyectos
Como ya se ha mencionado, la gestión de proyectos se ha extendido a las empresas en paralelo con el aumento de la colaboración en equipo y las responsabilidades de quienes deben gestionarlos. Como resultado, la gestión de proyectos se ha convertido en una competencia esencial. Al mismo tiempo, se han desarrollado herramientas de gestión de proyectos que se adaptan a las necesidades de las personas y ayudan a poner en práctica todos los procedimientos necesarios para una gestión óptima del proyecto.
Hay muchas opciones en el mercado. La elección, además de sus propias necesidades, debe basarse en algunas consideraciones generales fundamentales. En primer lugar, se debe elegir una herramienta centralizada utilizada por todos los miembros del equipo para facilitar la colaboración, centralizar la información en un solo lugar y aumentar la visibilidad. De hecho, sucede muy a menudo que en los equipos una parte considerable del tiempo diario se pierde en actividades superfluas, como reuniones de alineación, búsqueda de documentos o espera de aprobaciones. En cambio, las herramientas de gestión de proyectos permiten mantener a las personas alineadas con las actividades en curso y las responsabilidades.
Esto es posible gracias a algunos elementos que facilitan la visualización de toda esta información. Por ejemplo:
- Calendario: para ver cada día todas las actividades planificadas, divididas por tipo.
- Gantt: para ver el historial del proyecto y la planificación en detalle de las actividades, incluso en el caso de varios proyectos gestionados simultáneamente.
El software para la gestión de proyectos
En última instancia, un software de gestión de proyectos debe ser colaborativo, tener una interfaz intuitiva y permitir la gestión estratégica de los recursos. CyberPlan RSP responde a todas estas características, ayudando a los equipos a trabajar de forma más productiva y cubriendo todos los aspectos de la gestión de proyectos.
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