La gestion de projet est une compétence de plus en plus importante et demandée par les entreprises. Dans cet article, vous trouverez la définition de la gestion de projet, ses avantages et ses différents rôles. Vous avez un aperçu des cinq phases d’un projet, des différentes méthodologies et de ce qu’il faut rechercher dans un logiciel de gestion de projet.
Qu’est-ce que la gestion de projet
La gestion de projet consiste à appliquer un ensemble de techniques, d’outils et de connaissances aux activités qui constituent un projet, en supervisant toutes ses phases et en soutenant les équipes impliquées dans la réalisation des différentes tâches. L’objectif est d’atteindre les objectifs fixés en respectant les contraintes de temps, de ressources, de budget, mais aussi liées à la qualité souhaitée de la sortie finale.
Depuis l’Antiquité, l’homme a eu besoin de s’attaquer à des projets complexes, mais ce n’est qu’à l’époque moderne que la gestion systématique des projets a joué un rôle essentiel dans le développement et le succès des entreprises. Les outils et les techniques de gestion de projet les plus modernes ont commencé à se répandre dans les années 50 et, par la suite, la discipline est devenue une méthodologie reconnaissable, avec également la naissance de l’Institut de gestion de projet.
Ces dernières années, la façon de travailler a encore changé et nécessite beaucoup plus de collaboration. Par conséquent, la discipline est devenue plus flexible et accessible à tous grâce au développement de nombreux logiciels de gestion de projet.
En résumant ce qui a été vu jusqu’à présent, on peut identifier trois piliers de la gestion de projet :
- Personnes : les personnes sont au cœur des projets, la collaboration au sein de l’équipe est donc essentielle.
- Processus : au sein d’un projet, les processus doivent être mis en place, planifiés, exécutés, surveillés et les résultats diffusés. Ceux qui travaillent sur les processus doivent être en mesure de les concevoir, mais aussi de les modifier en cas de besoin.
- Technologie : la technologie utile pour la réalisation du projet peut être développée au sein de l’entreprise ou acquise de l’extérieur. Les outils que vous pouvez utiliser sont nombreux et variés, allant de simples outils à de véritables logiciels de gestion de projet.
Les avantages de la gestion de projet
Une meilleure collaboration grâce à des plans clairs et organisés
Comme mentionné, la collaboration entre les membres de l’équipe est l’un des piliers sur lesquels repose la gestion de projet. Une façon de garantir la collaboration est de s’assurer que chaque personne impliquée dans le projet a des activités claires à effectuer. Pour ce faire, il est essentiel d’avoir un plan détaillé dans lequel des objectifs spécifiques sont formalisés et une série d’étapes intermédiaires à atteindre au fil du temps. Ne pas fixer d’objectifs intermédiaires rend en effet plus difficile pour l’équipe de travailler de manière productive vers l’objectif final.
Plus de clarté avec des rôles bien définis
Pour qu’un projet se déroule au mieux, il doit y avoir une figure qui coordonne toutes les activités. Dans les entreprises plus structurées, cette responsabilité incombe généralement au chef de projet, dans les autres cas, aux personnes qui suivent simplement le projet en ce qui concerne leur domaine d’activité. Dans les deux cas, il est important que tout le monde soit informé de qui est le chef de projet et quelles sont les responsabilités de chacun. Le chef de projet doit suivre l’avancement des travaux et partager régulièrement les mises à jour.
Efficacité accrue grâce à des objectifs définis
Fixer des objectifs spécifiques, clairs et partagés avec tous permet de motiver l’équipe et de faire en sorte que les efforts soient concentrés sur les activités nécessaires et non sur celles qui sont superflues.
Gestion des risques
Un autre avantage donné par la gestion de projet est la possibilité de prévoir les dangers et les problèmes qui pourraient survenir lors de la réalisation du projet. Une fois de plus, la planification du projet est fondamentale, car si elle est effectuée en tenant compte de toutes les contraintes, elle peut contribuer à réduire considérablement les risques.
Les cinq étapes de la gestion de projet
Initiation
Dans la phase de démarrage du projet, l’équipe se réunit pour transformer une idée abstraite en un objectif concret à atteindre. L’équipe impliquée identifie la portée du projet et réalise une charte de projet, un document qui rassemble les détails du projet :
- Objectifs ;
- Exigences ;
- Résultats attendus et critères pour les évaluer ;
- Limites temporelles ;
- Budget ;
- Activités qui constituent le projet.
En fonction de la complexité et de l’ampleur, il peut être utile de créer une feuille de route du projet, c’est-à-dire un aperçu du projet afin de ne jamais perdre de vue les objectifs et les buts.
Planning
Dans la phase de planification, le plan de projet prend vie et les activités à effectuer sont définies en détail, ainsi que les exigences et les critères de leur réussite. C’est une phase assez importante de la gestion de projet, qui peut prendre jusqu’à la moitié du temps total consacré au projet.
Le groupe de travail identifie les exigences techniques, élabore un programme détaillé, crée un plan de communication avec les parties prenantes et définit des objectifs et des résultats.
Un autre élément à traiter dans cette phase est l’atténuation des risques, une tâche confiée au chef de projet, qui, à travers l’analyse des données, doit identifier les risques potentiels et élaborer une stratégie pour les réduire.
Exécution
La phase principale du projet, dans laquelle l’équipe collabore pour effectuer les activités nécessaires pour atteindre les objectifs. Dans cette phase, le gestionnaire de projet établit les flux de travail pour gérer les ressources, le temps et les activités afin que toute l’équipe soit toujours coordonnée et mise à jour.
Il est important qu’à ce stade, il y ait toujours une collaboration et une communication entre les parties prenantes, afin que tout le monde soit toujours à jour. Une grande aide à cet égard vient des logiciels de collaboration qui non seulement simplifient la tâche, mais améliorent également l’efficacité et la productivité de l’équipe.
Surveillance et contrôle
Au fur et à mesure que les activités sont effectuées, il est important de les surveiller pour vérifier qu’elles se déroulent conformément au plan et d’identifier les écarts en temps opportun grâce au suivi des KPI. C’est précisément pour cette raison que les phases de suivi et de contrôle ne sont pas séquentielles aux précédentes, mais se déroulent en même temps que l’exécution du projet. Il ne faut pas seulement contrôler les activités en elles-mêmes, mais aussi les aspects temporels et budgétaires. Le suivi se fait à travers un document appelé « état d’avancement des travaux ».
Fermeture
La dernière phase du projet consiste en la fermeture de toutes les activités, conduisant à la fin du projet et à la livraison finale. C’est une bonne règle pour les équipes impliquées de tenir une réunion de réflexion finale pour évaluer et analyser les résultats et les échecs. Faire le point sur les « lessons learned » est un bon moyen d’assurer une amélioration continue dans l’entreprise.
Méthodologies de gestion de projet
Méthodologie Agile
La méthodologie Agile est née dans le domaine du développement de logiciels au début des années 2000, avant de s’étendre et d’être appliquée à d’autres secteurs, devenant ainsi la plus répandue pour la gestion de projets. Gérer un projet de manière Agile signifie utiliser une approche :
- Collaboratif ;
- Rapide ;
- Efficace ;
- Basé sur les données ;
- Avec plus d’importance pour les gens.
Vous travaillez sur une itération à la fois en recevant un flux constant de commentaires. Une fois l’itération terminée, elle est envoyée au client et le résultat est modifié en fonction des commentaires.
L’approche, par conséquent, est moins structurée car on accorde plus d’importance à la capacité de réagir à un changement, plutôt qu’à suivre avec diligence un plan. L’approche est axée sur l’objectif de livrer le résultat rapidement au client, tout en réduisant les coûts et les délais de réalisation du projet.
Méthodologie Waterfall
La méthode Waterfall, ou cascade, est une méthode traditionnelle, née vers les années 70 et dont la popularité a diminué au fil du temps au profit d’autres méthodes plus agiles. Il prévoit un processus pour réaliser un cycle de vie du projet linéaire, structuré dans les phases séquentielles suivantes :
- Analyse des exigences : les exigences sont analysées et incluses dans un document sur lequel les développements futurs seront basés. La phase comprend également une étude de faisabilité du projet.
- Conception : les activités qui composent le projet sont établies ;
- Développement : la phase dans laquelle se déroulent les activités concrètes ;
- Test : des tests sont effectués pour détecter tout problème à résoudre ;
- Libération : la sortie finale du projet peut être partagée.
De chacune de ces phases découle une sortie qui devient l’entrée de la phase suivante. Par conséquent, vous ne pouvez pas passer à l’étape suivante avant d’avoir terminé la précédente.
La méthodologie Waterfall convient aux grandes équipes, qui bénéficient de la structure la plus détaillée. Cependant, précisément en raison de ce processus rigoureux, les commentaires des clients peuvent arriver trop tard. C’est pourquoi il convient mieux aux situations où le client a des idées claires sur ce qu’il veut dès le départ.
Méthodologie Prince2
Prince2 est une norme internationale pour la gestion de projet parmi les plus en vogue à l’heure actuelle. La méthodologie est axée sur la gestion et le contrôle, en fait Prince2 n’est autre que l’acronyme de Projects IN Controlled Environments.
Son objectif est de fournir un cadre permettant de garder le contrôle sur le projet tout au long de son cycle de vie. La méthodologie repose sur certains principes qui mettent l’accent sur la définition des rôles et des responsabilités, la vérification de l’alignement avec les décideurs stratégiques, la gestion par étapes et l’apprentissage par l’expérience.
Prince2 est une méthodologie très flexible qui peut être appliquée à n’importe quel projet, quels que soient son type, sa taille et son organisation.
Les rôles dans la gestion de projet
Chef de projet
Le chef de projet est la figure de l’entreprise chargée de coordonner le cycle de vie du projet dans son ensemble, en gérant à la fois les aspects opérationnels et relationnels. Les aspects opérationnels concernent principalement l’organisation du projet, l’affectation des ressources aux activités, le suivi de l’état d’avancement et la prévention des risques. D’un point de vue relationnel, il a une tâche importante dans la création des relations interpersonnelles entre les membres de l’équipe affectée au projet.
Les principales compétences requises d’un chef de projet sont :
- Techniques : un chef de projet doit connaître les principes de la discipline et être capable d’appliquer des outils et des méthodologies.
- De leadership : elles concernent toutes les compétences relatives à la gestion des personnes et à la prise en charge des relations relationnelles au sein de l’équipe.
- Stratégiques et de Business Management : pour réussir à diriger le projet et le maintenir aligné sur la stratégie et les objectifs de l’entreprise.
Équipe de projet
L’équipe de projet est composée de différents membres, chacun avec des caractéristiques personnelles et techniques différentes, qui collaborent pour atteindre les objectifs communs. En fonction de la complexité du projet et de ce qui est demandé, l’équipe peut être divisée en sous-groupes, jugés plus efficaces que des groupes plus nombreux.
L’équipe est créée pour une période limitée dans le temps, au cours de laquelle les différents membres peuvent être impliqués à temps plein ou à temps partiel, en fonction du rôle et de la phase du projet. Une fois toutes les activités terminées, l’équipe dissout. Les équipes sont dirigées par des chefs de projet.
Sponsor du projet
Le parrain du projet est la personne qui, dans une entreprise, prend la décision de lancer un certain projet. Il peut provenir de différents départements et occuper le poste de responsable technique ou être un commercial.
Le sponsor charge un chef de projet et l’assiste dans certains aspects organisationnels, comme dans les communications avec le top management ou avec les autres responsables. En outre, il s’occupe de l’acquisition du budget nécessaire et intervient dans la prise de décision en cas de modifications au cours du projet.
Le sponsor a le plus grand intérêt à ce que le projet soit mené de la meilleure façon possible, c’est pourquoi il s’assure que le projet est compatible avec la stratégie de l’entreprise, se tient au courant des progrès et surveille le projet et sa conformité avec les attentes tout au long du cycle de vie.
Parties prenantes
Les parties prenantes d’un projet sont toutes les personnes qui ont un intérêt à ce que le projet soit réalisé, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise. Ce groupe comprend donc le chef de projet, le sponsor, les membres de l’équipe, les fournisseurs de services et les destinataires finaux.
Habituellement, au cours de la phase de démarrage du projet, l’une des premières activités du chef de projet est d’identifier toutes les parties prenantes et de les impliquer activement, afin qu’elles participent et apportent des contributions positives tout au long du projet.
Cependant, toutes les parties prenantes ne collaborent pas de manière constructive au projet. Il existe également des parties prenantes négatives, qui entravent les activités ou évitent de collaborer. Ceux-ci doivent être gérés avec encore plus d’attention.
Les outils de gestion de projet
Comme déjà mentionné, la gestion de projet s’est répandue dans les entreprises parallèlement à l’augmentation de la collaboration en équipe et des responsabilités de ceux qui doivent les gérer. Par conséquent, la gestion de projet est devenue une compétence essentielle. Dans le même temps, des outils de gestion de projet ont été développés qui s’adaptent aux besoins des personnes et aident à mettre en pratique toutes les procédures nécessaires à une gestion de projet optimale.
Il existe de nombreuses options sur le marché. Le choix, en plus de ses propres besoins, devrait être basé sur quelques considérations générales fondamentales. Tout d’abord, vous devez choisir un outil centralisé utilisé par tous les membres de l’équipe pour faciliter la collaboration, centraliser les informations en un seul endroit et augmenter la visibilité. En effet, il arrive très souvent que dans les équipes une partie considérable du temps quotidien soit perdue dans des activités superflues, telles que des réunions d’alignement, la recherche de documents ou l’attente d’approbations. Au lieu de cela, les outils de gestion de projet permettent de garder les personnes alignées sur les activités en cours et les responsabilités.
Ceci est rendu possible par certains éléments qui facilitent la visualisation de toutes ces informations. Par exemple :
- Calendrier : pour visualiser chaque jour toutes les activités planifiées, divisées par type.
- Gantt : pour afficher l’historique du projet et la planification en détail des activités, même dans le cas de plusieurs projets gérés simultanément.
Les logiciels pour la gestion de projet
En fin de compte, un logiciel de gestion de projet devrait être collaboratif, avoir une interface intuitive et permettre de gérer les ressources de manière stratégique. CyberPlan RSP répond à toutes ces caractéristiques, aidant les équipes à travailler de manière plus productive et couvrant tous les aspects de la gestion de projet.
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