Il Project Management permette di gestire i progetti in modo più efficiente. Tra la teoria e la pratica, la differenza spesso la fa l’utilizzo di un software di Project Management, che semplifica la gestione di un progetto in tutte le sue fasi. Scopriamo perché utilizzarlo e quali caratteristiche dovrebbe avere.
Cos’è il Project Management
C’è un aspetto sempre più importante per tutte quelle aziende che puntano ad affrontare con successo il contesto economico globale sviluppando un vantaggio competitivo rispetto ai propri avversari.
Si tratta del Project Management, un insieme di attività che hanno l’obiettivo di gestire tutte le fasi di cui si compone un progetto analizzando, progettando, pianificando e realizzando le sue attività.
Legato al Project Management c’è la figura di Project Manager, che coordina e controlla le attività e le persone coinvolte, supervisionando tutti gli aspetti di un progetto e assicurando il raggiungimento degli obiettivi nel rispetto dei vincoli di tempo, budget e risorse.
Quello del Project Manager non è quindi un compito facile, perché richiede molte competenze diverse per gestire al meglio risorse e per organizzare i progetti. Per fortuna però, esistono degli strumenti specifici che aiutano il Project Manager e il proprio team a semplificare questo lavoro.
Cos’è un Software di Project Management
I software di Project Management sono degli strumenti per la gestione efficiente dei progetti. Per capire la loro utilità e il loro potenziale, bisogna pensare al fatto che i progetti sono solitamente complessi e composti da fasi, ognuna con una serie di azioni da compiere.
Questi software sono utili nelle fasi iniziali perché permettono di pianificare e organizzare il lavoro a livello delle risorse da usare. Permettono di pianificare le tempistiche del progetto e allocare il budget in base alle attività da svolgere. Sono poi utili per monitorare i risultati in due diversi momenti, sia in corso d’opera che al termine del progetto.
Considerata la crescente importanza riconosciuta al Project Management, oggi non sono più solo le grandi software house a proporre strumenti di questo tipo, ma l’offerta presente sul mercato si è diversificata e ampliata andando a includere opzioni con caratteristiche e prezzi diversi. Orientarsi tra un catalogo ampio può risultare difficile, per questo può tornare utile focalizzarsi sulle caratteristiche più importanti che il software dovrebbe avere.
Le caratteristiche dei software per il Project Management
Quando si sceglie un software di Project Management, non si può prescindere dalla possibilità che il software sia collaborativo. Questo permette che tutto il team possa interagire nella gestione di un progetto, restare aggiornato sull’avanzamento delle attività e comunicare in tempo reale con tutte le persone coinvolte.
Visto che il Project Management si basa su una gestione delle risorse che rispetti i vincoli, un’altra funzionalità da ricercare nella soluzione è la possibilità di gestire le risorse in maniera strategica, organizzandole in gruppi di attività, monitorando i tempi e il budget e avendo sempre sotto controllo scadenze e disponibilità o altre attività programmate.
Altro aspetto importante è che l’interfaccia sia intuitiva, così che attraverso grafici, KPI e indicatori sia sempre possibile avere sotto controllo l’andamento del progetto.
Infine, da non sottovalutare è l’aspetto dell’integrazione, scegliendo una soluzione che si possa integrare in modo snello con altre soluzioni e sistemi già in uso in azienda.
Perché utilizzare un software per il Project Management
Un software di Project Management aiuta quindi responsabili e team di diverse aree e di diversi settori a gestire un progetto in tutte le sue fasi. Nonostante il fatto che progetti vengono gestiti ogni giorno nelle aziende più diverse tra loro, proprio per la loro natura sono accomunati dal fatto di essere formati sempre dalle stesse fasi che non cambiano. Ed è proprio durante queste fasi che il software è utile.
In genere, la prima fase è quella di start-up, in cui il progetto viene allestito e avviato; poi viene la progettazione e la pianificazione dove si identificano i requisiti; seguono la fase operativa, che è più di esecuzione, durante la quale si raggiungono i risultati che vengono monitorati nella fase di controllo, per assicurarsi che siano allineati con quelli richiesti; infine, nella fase di completamento vengono rilasciati i risultati.
Il software permette di pianificare e coordinare le azioni e i compiti e facilita la gestione di tutte queste fasi in modo semplice, avendo sotto controllo dati, tempistiche e statistiche dei risultati relativi al progetto in un unico gestionale. In questo modo minimizza gli sforzi e ottimizza i risultati.
Nello specifico vengono ridotti i rischi di commettere errori, costi non necessari e sprechi di tempo. Aumentano la soddisfazione del cliente finale e la motivazione del team che è soddisfatto di operare in un ambiente organizzato. In questo modo l’azienda fa crescere dei team sempre più in grado di rispondere a diverse richieste dei clienti in termini di complessità e sviluppa più capacità organizzativa e maggiore capacità previsionale grazie al monitoraggio e controllo.
I rischi dei software per il Project Management
Come visto, le aziende che fanno ricorso ai software di Project Management li utilizzano per pianificare, allocare risorse, assegnare compiti e tenere traccia dei progressi. A volte però questi processi non filano lisci, ma possono avere delle lacune che portano i progetti a fallire. Questo perché alcune piattaforme non tracciano chi è responsabile di cosa, non monitorano i risultati raggiunti e in generale non offrono un approcciano coerente alla pianificazione ed esecuzione dei progetti.
Oltre che al software stesso, altri problemi possono derivare dal modo in cui gli utenti si approcciano allo strumento. In particolare, emergono in questi casi:
- Selezione non fatta da tutto il team ma solo dal manager, che può non comprendere tutte le funzionalità e gli strumenti di cui il gruppo di lavoro avrà bisogno.
- Implementazione frettolosa, quando invece è un processo che richiede tempo, soprattutto quando si introduce un nuovo strumento che il team non conosce e imparare a usarlo richiede tempo. Per questo è ancora più importante coinvolgere il team fin dall’inizio.
- Se lo strumento è troppo complicato e funzioni chiave come assegnare un’attività o creare un elenco sono poco intuitive, il processo si rallenta.
- Troppo costoso a causa di numerose funzionalità e opzioni che magari non vengono utilizzate.
Software Project Management: Cloud vs On-Premise
Anche nell’ambito dei software di Project Management, sono molte le aziende che si chiedono quale sia l’opzione migliore tra Cloud e On-Premise.
Nel caso dell’On-Premise, il software viene installato localmente su un server aziendale o su un computer, e funziona sulla base di una licenza siglata tra fornitore e utente. Una volta acquistato, di solito non prevede costi aggiuntivi, ma rendere accessibile il programma a numerosi utenti richiede l’acquisto di più licenze. Deve essere mantenuto sempre aggiornato per prevenire rischi e minacce alla sicurezza, richiedendo lavoro aggiuntivo per chi si occupa dei sistemi IT in azienda. Un vantaggio di un software On-Premise riguarda una maggiore tutela della privacy, poiché i dati registrati dal software restano sempre in possesso e sotto il diretto controllo dell’utente.
Un software Cloud è installato sul server del fornitore ed è accessibile da remoto attraverso internet. Di conseguenza, per accedere a un servizio in cloud è sempre necessario avere a disposizione una connessione a internet. La manutenzione e l’installazione di aggiornamenti è a carico dell’azienda fornitrice e l’utente finale ha meno responsabilità. Ma allo stesso tempo i dati escono dai server aziendali e si deve rinunciare al pieno controllo sulle informazioni sensibili. Per quanto riguarda il costo, quello di un software Cloud tende a essere più basso e di solito funziona come fosse un abbonamento
Considerate queste caratteristiche delle due opzioni, ogni azienda può scegliere in base a esigenze e obiettivi specifici. Di sicuro una soluzione Cloud permette di godere di scalabilità e funzionalità nuove.
Il futuro dei software di Project Management
Nuove tecnologie stanno cambiando l’industria e il tessuto economico. Anche il settore del Project Management e dei servizi sarà impattato dall’ingresso di nuove tecnologie come l’intelligenza artificiale, l’Internet of things e la robotica avanzata. Ciò richiederà a chi si occupa di project management di sviluppare nuove competenze per gestire la crescente innovazione. Allo stesso modo, è probabile che i software di Project Management si evolveranno per incorporare al loro interno in modo da essere in grado di approcciare un contesto sempre più complesso, volatile e incerto.
Il futuro del project management dipenderà molto da:
- Innovazione continua per fornire ai capi progetto le competenze necessarie alla nuova normalità;
- Creare una cultura organizzativa basata su una maggiore comunicazione e adatta a un ambiente di lavoro sempre più collaborativo.
Le integrazioni dei software di Project Management
L’integrazione è un processo che collega e mette in comunicazione tra loro diversi software. È una pratica utile soprattutto per quelle aziende che hanno bisogno di unire più database per accentrare i dati in un unico sistema e poter consultare metriche uniformi.
Per sua natura, il Project Management richiede la visibilità su una moltitudine di informazioni, che spaziano dalla disponibilità delle risorse, alle competenze specifiche, al budget disponibile e agli obiettivi aziendali. Per questo è importante dare accesso a queste informazioni che spesso sono contenute nel gestionale.
Nella scelta del software di Project Management quindi un altro parametro da prendere in considerazione è la facilità di integrazione del software con gli altri sistemi presenti in azienda, in particolare il gestionale.
CyberPlan RSP: software per il Project Management
Basta poco per migliorare la gestione dei progetti e ottimizzare il lavoro del proprio team. CyberPlan RSP è un software per il Project Management potente e intuitivo che aiuta i team a lavorare in modo più produttivo, coprendo tutti gli aspetti della gestione dei progetti in modo semplice ed efficace.
Il monitoraggio è facilitato da sistemi di reportistica intuitivi per monitorare l’andamento delle attività e da grafici sempre aggiornati per gestire le risorse condivise. Grazie a un ambiente simulativo che permette di analizzare scenari what-if, si può conoscere in pochi secondi l’impatto a lungo termine di nuovi progetti.
Un altro vantaggio è l’integrazione con i principali gestionali, quali Ad Hoc Infinity, Zucchetti HR e SAP o altri software APS, che risulta fluida e rapida nello scambio dei dati tra i due sistemi. Dal gestionale si possono importare dati relativi ai progetti e alle risorse e alla loro disponibilità e si esportano le assegnazioni e le attività di progetto confermate.
CyberPlan RSP è ideale per i Project Manager che desiderano una facile collaborazione con il loro team e che hanno bisogno di fare datazioni realistiche in base alle risorse e alla loro disponibilità. Per scoprire di più sulle sue potenzialità, sfoglia la brochure su CyberPlan RSP in un clic.