Una delle prime cose da tenere a mente prima di iniziare a gestire un progetto è che la pianificazione richiede tempo, ma non per questo significa che sia uno spreco di risorse. Se però hai l’impressione di stare sempre ad aggiornare fogli di calcolo, a cercare la bussola tra mille post-it attaccati all’agenda e alla scrivania e la tua settimana è scandita da infinite riunioni di allineamento con il team, forse non stai utilizzando gli strumenti giusti.
Esistono infatti strumenti appositi per il project management che servono proprio per supportare le persone o i team nell’organizzazione e nella gestione efficace dei progetti e delle attività. Questi possono essere personalizzati per rispondere alle esigenze di team di diverse dimensioni e con diversi obiettivi.
Strumenti di questo tipo sono particolarmente utili quando bisogna gestire attività multi-progetto o gruppi di progetti con obiettivi più ampi, perché offrono funzionalità avanzate per tenere traccia delle attività a un livello più alto attraverso viste di lavoro flessibile e gestione delle risorse cross-funzionale, e per monitorare come ogni progetto interagisce con gli altri con l’aiuto di dashboard e reportistiche.
Cos’è il Project Management
Il Project Management è l’insieme di processi che servono a realizzare un progetto, rispettando gli obiettivi e i vincoli di tempo, di budget e di risorse.
Il suo compito è pianificare e coordinare le attività di back e front office che compongono un progetto, applicando conoscenze, attitudini, strumenti e tecniche a tutte le sue fasi. Nel fare ciò, cerca di ridurre al minimo il fattore di rischio, prevedendo pericoli e problemi.
Il progetto viene gestito stilando un piano dettagliato per raggiungere obiettivi specifici e risultati concreti. Le realizzazione degli obiettivi è resa possibile dalla definizione di alcune tappe intermedie che permettono di avanzare in modo graduale.
Il diagramma di Gantt
Il diagramma di Gantt è con ogni probabilità lo strumento più facilmente associato al project management. Si tratta di un grafico molto utile per visualizzare, rappresentare e tenere traccia delle tempistiche e dello stato di avanzamento di un progetto, permettendo una comprensione veloce degli elementi di cui si compone un progetto. La sua versatilità fa sì che possa rappresentare progetti diversi per tipologia e dimensione. È utile nelle aziende multi-progetto, quando ci sono più progetti portati avanti in parallelo.
Viene usato in diverse fasi del progetto: nella fase iniziale fa parte del piano di project management insieme ad altri documenti e aiuta la pianificazione, in quella di esecuzione monitora l’avanzamento e gli scostamenti da quanto pianificato.
Un vantaggio introdotto dal diagramma di Gantt è la suddivisione del progetto in attività più piccole, permettendo di monitorare la dipendenza tra essere. In questo modo i componenti del team sono resi più responsabili, perché hanno indicazioni sui legami tra le attività e come i ritardi di una influenzano le altre. In generale poi facilita la comunicazione tenendo aggiornato tutto il team sullo stato del progetto e aiuta a far concordare il team e il management su cosa fare per raggiungere gli obiettivi.
Insomma, grazie alla sua natura grafica è semplice crearlo e tenerlo aggiornato e può offrire un grande supporto nella gestione dei progetti, soprattutto se si utilizzano software appositi per gestirlo.
Metodologia Agile
La metodologia agile è nata nell’industria dei software per poi diffondersi a molti altri settori. Si basa su 12 principi raccolti in un manifesto e punta ad aumentare la collaborazione nel team per una maggiore efficienza. Il metodo agile rappresenta un’alternativa all’approccio waterfall per snellire i processi e identificare e correggere in modo più rapido errori e difetti, ottimo quindi quando si vuole raggiungere gli obiettivi in modo rapido.
Nella metodologia agile il lavoro si basa su brevi sessioni chiamate “sprint”, brevi slanci di attività che si ripetono in modo continuativo in cui il team cerca di fare il più possibile prima di passare alla fase successiva. La ripetizione fa sì che sia semplice ottimizzare i processi, identificare i problemi e centrare gli obiettivi. Il team si suddivide in gruppi più piccoli e di conseguenza più focalizzati, che si incontrano spesso per discutere obiettivi specifici, rendendo il lavoro più flessibile e facilitando le azioni correttive. I team agili sono quindi più efficaci perché soddisfano meglio le esigenze mutevoli dei clienti e sono in grado di consegnare i progetti più velocemente.
In sostanza, i principali vantaggi della metodologia agile sono:
- Soluzioni sviluppate in modo rapido e tempi di consegna ridotti.
- Riduzione degli sprechi.
- Flessibilità nell’adattarsi al cambiamento.
- Framework snello e processi ottimizzati.
- Collaborazione e feedback frequenti e costanti.
Considerati i processi meno formali su qui il metodo agile si basa, questo approccio non è sempre adatto alle aziende di grande dimensioni con strutture più tradizionali e può non essere idoneo nel caso di grandi progetti dove è difficile stimare i tempi.
Metodo Waterfall
Il metodo waterfall (a cascata) si basa su una serie di fasi sequenziali, dove ogni compito di un progetto segue quello precedente in modo continuo. È adatto a progetti che partono da requisiti chiari e ben definiti, per i quali non ci si aspetta cambiamenti.
Questo metodo viene usato per sviluppare con un approccio lineare e sequenziale il ciclo di vita del progetto. Si tratta di un metodo passo a passo, dove le fasi non si sovrappongono e ognuna deve essere finita prima di quella precedente poiché l’output di ogni fase diventa l’input della fase successiva.
Si compone di cinque fasi:
- Analisi dei requisiti: identificati e analizzati in modo preciso per averli chiari e capire la fattibilità del progetto.
- Progettazione: il progetto viene diviso nelle varie attività e si definisce come svolgerle.
- Sviluppo: fase in cui il progetto viene svolto.
- Test: per rilevare problemi nell’output da risolvere.
- Rilascio: l’output viene immesso nel mercato.
I software con strumenti per il Project Management
Sfruttare e amplificare le potenzialità di questi strumenti e metodologie è possibile grazie a software specifici per il project management. Sul mercato sono presenti molte proposte, ma la scelta non può che dipendere da quelle che sono le esigenze di ogni azienda. Di solito i fattori presi in considerazione sono: numero di utenti, funzionalità chiave richieste, scalabilità e facilità di utilizzo.
Nel caso di aziende che si occupano di attività multi-progetto, le funzionalità ricercate possono riguardare:
- Pianificazione e schedulazione delle attività attraverso workflow e calendari.
- Collaborazione per migliorare la comunicazione con il team, permettendo di assegnare compiti, commentare, organizzare dashboard e approvare cambiamenti, il tutto senza il bisogno di infiniti scambi di email.
- Valutazione della produttività attraverso una gestione delle risorse efficiente.
- Pianificazione strategica delle risorse in base alle skill.
- Possibilità di pianificare scenari e inserire commesse previsionali.
CyberPlan RSP offre tutte queste funzionalità e molto altro ancora. Che tu sia il project manager di un ufficio tecnico o il capo progetto di uno studio di consulenza, avrai a disposizione la possibilità di creare diagrammi di Gantt interattivi per pianificare nel dettaglio i progetti, calendari brevi a supporto della metodologia Agile e grafici che mettono in luce le attività a carico delle risorse e l’avanzamento dei progetti.