Incluso hoy en día, las empresas manufactureras equipadas con ERP, para planificar y programar la producción, se encuentran tomando decisiones importantes en decenas, si no cientos, de hojas de cálculo Excel. Y hablamos de decisiones que afectan al rendimiento de la producción y a todo el negocio de la empresa en términos de eficiencia, nivel de servicio, costes de almacén y WIP. De hecho, en muchos, demasiados casos se utilizan hojas de cálculo también para realizar el plan de producción.
¿Quées un plan de producción en Excel?
Un plan de producción realizado en Excel es una herramienta con la que las empresas intentan seguir el progreso de la producción de su empresa.
Esta hoja de Excel generalmente se configura para procesar datos de producción y proporcionar gráficos que resaltan los valores y las tendencias a lo largo del tiempo de producción, residuos, retrabajos, productividad, etc., tanto a nivel general como para líneas de producción individuales.
Por lo general, la página principal es la relacionada con los datos de producción, a la que se adjuntan todas las demás páginas y tablas de la hoja. En particular, la hoja consta de las siguientes páginas:
- Datos de producción que contiene los datos de producción y está diseñada para ser alimentada con los datos extraídos del sistema de gestión, por ejemplo, Infinity de Zucchetti,
- Control de las líneas de producción para el análisis diario de las líneas,
- Desechos y productividad,
- Tendencias.
Veamos entonces cuáles son los riesgos derivados de planificar utilizando hojas de cálculo:
1) Los cambios simples en el plan crean cambios laboriosos en el archivo de Excel
En Excel, incluso las variaciones más simples (como los cambios en las fechas) requieren la consiguiente eliminación / adición de nuevas celdas, la variación de los colores, la unión / desunión de celdas y otros pequeños cambios, según el caso. La planificación y la programación se vuelven laboriosas hasta el punto de que los cambios masivos o los planes en constante cambio pueden consumir incluso horas de trabajo del planificador y sin la seguridad de que la salida del Excel sea correcta.
Las situaciones de trabajo temporal (y más) a menudo se subestiman como “situaciones únicas” cuando la realidad es que estas ocurrencias ocurren continuamente en la vida de cada empresa. Por lo tanto, la solución radica en aprovechar una herramienta que le permite ser flexible y realizar cambios de forma sencilla y controlada.
2) La información se divide en silos de los diferentes departamentos
El uso de Excel conduce a la creación de una multiplicidad de archivos para diferentes usuarios, departamentos y sedes como silos aislados entre sí. Conectar y unir estos silos cuando es necesario obtener una visión general a nivel empresarial requiere mucho trabajo en términos de energía y tiempo. Este aislamiento de la información unido a la rapidez de los cambios de los datos actuales conduce a un estado de emergencia continuo y a la creación de informes de gestión que están obsoletos desde el momento de su emisión.
Por lo tanto, es necesario proporcionar acceso al mismo plan de producción a varios usuarios de su organización a través de un sistema centralizado, ofreciendo a los operadores la posibilidad de simular los impactos para los diferentes departamentos manteniendo la versión original y la visión general. Una vez que los cambios en los datos conducen a un plan que resulta ser mejor, este debe poder compartirse fácilmente y hacerse visible a todos en tiempo real para que toda la organización pueda alcanzar el óptimo, funcionando como una unidad cohesionada.
3) La planificación de la producción en Excel es menos eficiente
Un sistema de archivos Excel extenso y/o desorganizado hace que sea extremadamente difícil buscar información contenida dentro de un gran número de archivos y no permite procesar todos los datos con el nivel de detalle necesario. La consecuencia es el gasto de una enorme cantidad de tiempo para obtener resultados que siguen siendo imperfectos. Si no se puede identificar a tiempo el mejor plan, o si se omite ese paso porque es una tarea que requiere mucho tiempo para el operador, se pierde la ventaja que se puede obtener y se sigue gastando mucho tiempo en resultados discretos.
Cada uno invierte una gran parte de su tiempo en el trabajo; por lo tanto, no lograr maximizar los resultados es un desperdicio. Lo que se necesita es una funcionalidad sencilla y rápida que permita realizar búsquedas a nivel empresarial en un abrir y cerrar de ojos, transformando todos los datos ya presentes en el sistema de gestión en información fácil de utilizar. Los datos siempre están presentes dentro de las empresas con el ERP, la dificultad es aprovechar todos los datos procesándolos en información que se utilizará para tomar decisiones seguras y con impactos claros en todos los niveles y departamentos. Cuando los resultados se procesan instantáneamente calculando todas las restricciones de fábrica y los intereses de los distintos departamentos, no se pierde un tiempo precioso y se alcanza fácilmente un alto nivel de eficiencia, reduciendo en gran medida los costes de producción.
4) Un programador de producción Excel dificulta hacer predicciones
Muchas empresas carecen por completo de la capacidad de predecir dinámicamente la demanda y la capacidad de producción. Excel no se ha creado para este tipo de proceso. Por lo tanto, estas empresas tienen un límite en la generación de informes regulares o ad hoc para diferentes niveles de gestión, o pierden mucho tiempo y esfuerzo porque tienen que hacerlo manualmente. Además, todos los datos deben copiarse y volver a copiarse manualmente con un enorme riesgo de error. La falta de previsiones cuesta a las empresas una enorme desventaja competitiva.
La solución a este problema consiste en potenciar la propia empresa gracias a la inteligencia empresarial que necesita para prever el uso de capacidades y recursos. Esto permite adaptarse a los cambios antes de que lleguen, aprovechar las nuevas oportunidades de mercado y estar siempre un paso por delante de la competencia.
5) Excel limita el intercambio de información a un sistema de planificación basado en archivos.
No es posible generar una vista específica del usuario sobre la información, desde una hoja de cálculo. Por lo tanto, es necesario distribuir la información en archivos individuales, uno para cada usuario. Esto significa arriesgar enormes errores de comprensión y problemas de comunicación todos los días.
Para tener una empresa cohesionada, es necesario centralizar los datos a nivel empresarial en un solo lugar, permitiendo al mismo tiempo a los usuarios acceder a información sobre sus tareas y necesidades específicas, siempre que lo necesiten. El resultado final es un ahorro de tiempo, energía y una mejora de la comunicación.
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Conclusiones:
La planificación debería trabajar para ti… ¡no al revés!
Es común seguir utilizando herramientas y sistemas voluminosos cuando no se tiene tiempo para evaluar nuevas soluciones o implementarlas en la propia organización.
Sin embargo, cuando se es realista sobre las energías gastadas y las ineficiencias causadas por la programación utilizando Excel, uno se da cuenta de que no es posible perseverar en el uso de estas hojas de cálculo. Los problemas generados por estos sistemas que requieren el trabajo constante del operador (aislamiento de la información en archivos individuales, imposibilidad de realizar previsiones, imposibilidad de alcanzar el plan óptimo y tiempos requeridos por estas hojas de cálculo) se pueden superar con herramientas específicas que, conectadas directamente a la gestión empresarial, facilitan la tarea de planificación.
La herramienta capaz de resolver todos los problemas mencionados anteriormente, mejorando así la eficiencia y reduciendo los costes, está representada por los APS, software avanzado de planificación y programación. Los APS apoyan a la empresa de forma integrada y flexible en todas las fases de la planificación de la producción, desde las previsiones de la demanda hasta la planificación y programación detallada de los departamentos de producción. La interactividad permite al usuario interactuar con la herramienta, aprovechando fácilmente todos los datos de la empresa, simulando diferentes escenarios y teniendo evidencia de impactos en todos los niveles. Este ciclo se realiza en tiempo real, lo que permite reaccionar ante imprevistos y crear planes de producción sólidos teniendo en cuenta todas las limitaciones capacitivas y de materiales.
CyberPlan: el APS más utilizado
CyberPlan, el APS de Cybertec, se presenta como la mejor de estas herramientas de software de planificación de la producción, gracias a las tecnologías más modernas utilizadas y a más de 25 años de experiencia con clientes italianos y extranjeros.
Las empresas que sustituyen los numerosos Excel por CyberPlan, han encontrado en poco tiempo numerosas ventajas:
- Aumento del nivel de servicio hasta en un 33%;
- Reducción de los almacenes hasta en un 50%;
- Aumento de la productividad hasta en un 10%;
- ROI dentro del año.
Estos beneficios son posibles gracias a las fuertes inversiones en I + D e innovación, y sobre todo gracias a la estrecha colaboración con cientos de empresas italianas y extranjeras, desde pequeñas empresas hasta grandes multinacionales. Este compromiso ha permitido crear soluciones completas, potentes y sencillas que se utilizan eficazmente en todo el mundo.
Planifica y programa de forma avanzada
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