Aujourd’hui encore, les entreprises manufacturières équipées d’ERP, pour planifier et programmer la production, se retrouvent à prendre des décisions importantes sur des dizaines, voire des centaines de feuilles de calcul Excel. Et il s’agit de décisions qui ont un impact sur les performances de la production et sur l’ensemble des activités de l’entreprise en termes d’efficacité, de niveau de service, de coûts d’entrepôt et de WIP. Dans de nombreux cas, trop de feuilles de calcul sont utilisées pour réaliser le plan de production.
Qu’est-ce qu’un plan de production sur Excel ?
Un plan de production réalisé sur Excel est un outil avec lequel les entreprises cherchent à suivre l’évolution de la production de leur entreprise.
Cette feuille Excel est généralement configurée pour traiter les données de production et fournir des graphiques qui mettent en évidence les valeurs et les tendances au fil du temps de la production, des déchets, des retouches, de la productivité, etc., à la fois au niveau global et pour chaque ligne de production.
Habituellement, la page principale est celle relative aux données de production, à laquelle sont attachées toutes les autres pages et tableaux de la feuille. En particulier, la feuille se compose des pages suivantes :
- Données de production qui contient les données de production et est conçue pour être alimentée avec les données extraites du gestionnaire, par exemple Infinity de Zucchetti,
- Contrôle des lignes de production pour l’analyse quotidienne des lignes,
- Déchets et productivité,
- Échafaudages.
Voyons donc quels sont les risques découlant de la planification à l’aide de feuilles de calcul :
1) Des modifications simples du plan créent des modifications laborieuses au fichier Excel
Dans Excel, même les modifications les plus simples (telles que les modifications de dates) nécessitent la suppression /l’ajout de nouvelles cellules, la variation des couleurs, la fusion / dissociation de cellules et d’autres modifications mineures, selon le cas. La planification et l’ordonnancement deviennent laborieux au point que des modifications importantes ou des plans en constante évolution peuvent même absorber des heures de travail du planificateur et sans l’assurance que la sortie d’Excel est correcte.
Les situations de travail temporaire (et plus encore) sont souvent minimisées en tant que « situations uniques » lorsque la réalité est que ces événements se produisent continuellement dans la vie de chaque entreprise. La solution réside donc dans l’utilisation d’un outil qui permet d’être flexible et d’apporter des modifications de manière simple et contrôlée.
2) Les informations sont divisées en silos des différents départements
L’utilisation d’Excel conduit à la création d’une multiplicité de fichiers pour différents utilisateurs, départements et sites en tant que silos isolés les uns des autres. Connecter et fusionner ces silos lorsqu’il est nécessaire d’obtenir une vue d’ensemble au niveau de l’entreprise nécessite beaucoup de travail en termes d’énergie et de temps. Cet isolement de l’information combiné à la rapidité des changements de données d’aujourd’ hui conduit à un état d’urgence continu et à la création de rapports de gestion qui sont déjà obsolètes depuis leur publication.
Il est donc nécessaire de fournir l’accès au même plan de production à plusieurs utilisateurs de votre organisation via un système centralisé, offrant aux opérateurs la possibilité de simuler les impacts pour les différents départements tout en conservant la version originale et la vision d’ensemble. Une fois que les modifications apportées aux données conduisent à un plan qui s’avère meilleur, celui-ci doit pouvoir être facilement partagé et rendu visible par tous en temps réel afin de permettre à l’ensemble de l’organisation d’atteindre l’excellent, fonctionnant comme une unité cohérente.
3) La planification de la production sur Excel est moins efficace
Un système de fichiers Excel étendu et/ou désorganisé rend extrêmement difficile la recherche d’informations contenues dans un grand nombre de fichiers et ne permet pas de traiter toutes les données dans le niveau de détail nécessaire. La conséquence est la dépense d’une énorme quantité de temps pour obtenir des résultats qui restent imparfaits. S’il n’est pas possible d’identifier à temps le meilleur plan, ou si cette étape est sautée parce que c’est une tâche qui prend beaucoup de temps à l’opérateur, vous perdez l’avantage que vous pouvez obtenir et vous continuez à passer beaucoup de temps à obtenir des résultats discrets.
Chacun investit une grande partie de son temps dans le travail ; ne pas parvenir à en maximiser les résultats est donc un gaspillage. Ce qu’il faut, c’est une fonctionnalité simple et rapide qui permet des recherches au niveau de l’entreprise en un clin d’œil en transformant toutes les données déjà présentes dans le gestionnaire en informations faciles à utiliser. Les données sont toujours présentes au sein des entreprises avec l’ERP, la difficulté est d’exploiter toutes les données en les traitant en informations à utiliser pour prendre des décisions sûres et avec des impacts clairs à tous les niveaux et départements. Lorsque les résultats sont traités instantanément en calculant toutes les contraintes d’usine et les intérêts des différents départements, aucun temps précieux n’est perdu et un haut niveau d’efficacité est facilement atteint, ce qui réduit considérablement les coûts de production.
4) Un planificateur de production Excel rend difficile la prévision
De nombreuses entreprises n’ont pas la capacité de prévoir de manière dynamique la demande et la capacité de production. Excel n’a pas été créé pour ce type de processus. Ces entreprises ont donc une limite dans la génération de rapports réguliers ou ad hoc pour différents niveaux de gestion, ou elles perdent beaucoup de temps et d’efforts parce qu’elles doivent le faire manuellement. De plus, toutes les données doivent être copiées et recopiées manuellement avec un énorme risque d’erreur. Le manque de prévisions coûte aux entreprises un énorme désavantage concurrentiel.
La solution à ce problème consiste à renforcer votre entreprise grâce à l’intelligence d’affaires dont elle a besoin pour prévoir l’utilisation des capacités et des ressources. Cela vous permet de vous adapter aux changements avant qu’ils n’arrivent, de profiter des nouvelles opportunités de marché et de toujours garder une longueur d’avance sur la concurrence.
5) Excel confine l’échange d’informations dans un système de planification basé sur des fichiers.
Il n’est pas possible de générer une vue spécifique de l’utilisateur sur les informations, à partir d’une feuille de calcul. Il est donc nécessaire de répartir les informations dans des fichiers individuels, un pour chaque utilisateur. cela signifie risquer quotidiennement d’énormes erreurs de compréhension et des problèmes de communication.
Pour avoir une entreprise cohésive, il est nécessaire de centraliser les données au niveau de l’entreprise en un seul endroit tout en permettant aux utilisateurs d’accéder à des informations concernant leurs tâches et leurs besoins spécifiques, chaque fois qu’ils en ont besoin. Le résultat final est un gain de temps, d’énergie et une amélioration de la communication.
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Conclusions :
La planification devrait fonctionner pour vous… pas le contraire !
Il est courant de continuer à utiliser des outils et des systèmes encombrants lorsque vous n’avez pas le temps d’évaluer de nouvelles solutions ou de les mettre en œuvre dans votre organisation.
Cependant, lorsque l’on est réaliste sur les énergies consommées et les inefficacités causées par la programmation à l’aide d’Excel, on se rend compte qu’il n’est pas possible de persévérer dans l’utilisation de ces feuilles de calcul. Les problèmes générés par ces systèmes qui nécessitent le travail constant de l’opérateur (isolement de l’information dans des fichiers individuels, impossibilité d’effectuer des prévisions, impossibilité d’atteindre le plan optimal et temps requis par ces feuilles de calcul) peuvent être surmontés par des outils spéciaux qui, directement liés à la gestion de l’entreprise, facilitent la tâche de planification.
L’outil capable de résoudre tous les problèmes susmentionnés, améliorant ainsi l’efficacité et réduisant les coûts, est l’APS, un logiciel de planification et d’ordonnancement avancé. Les APS soutiennent l’entreprise de manière intégrée et flexible dans toutes les phases de la planification de la production, des prévisions de la demande, à la planification et à la programmation détaillée des départements de production. L’interactivité permet à l’utilisateur d’interagir avec l’outil, en exploitant facilement toutes les données de l’entreprise, en simulant différents scénarios et en ayant la preuve des impacts à tous les niveaux. Ce cycle se déroule en temps réel permettant de réagir aux imprévus et de créer des plans de production solides en tenant compte de toutes les contraintes capacitives et matérielles.
CyberPlan : l’APS le plus utilisé
CyberPlan, l’APS de Cybertec, se présente comme le meilleur de ces outils logiciels de planification de la production, grâce aux technologies les plus modernes utilisées et à plus de 25 ans d’expérience avec des clients italiens et étrangers.
Les entreprises qui remplacent les nombreux Excel par CyberPlan ont rapidement constaté de nombreux avantages :
- Augmentation du niveau de service jusqu’à 33 % ;
- Réduction des entrepôts jusqu’à 50 % ;
- Augmentation de la productivité jusqu’à 10 % ;
- Roi dans l’année.
Ces avantages sont possibles grâce à des investissements importants dans la R&D et l’innovation, et surtout grâce à la collaboration étroite avec des centaines d’entreprises italiennes et étrangères, de la petite entreprise à la grande multinationale. Cet engagement a permis de créer des solutions complètes, puissantes et simples utilisées efficacement dans le monde entier.
Planifiez et planifiez de manière avancée
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