El diagrama de Gantt es quizás uno de los gráficos más conocidos y utilizados. El mérito de su fama es sin duda su versatilidad y utilidad para la gestión de muchos proyectos en muchos campos diferentes. En este artículo se analizará con más detalle quées, para qué sirve un diagrama de Gantt, ventajas y desventajas y un ejemplo.
Quées un diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una herramienta muy útil para representar y visualizar gráficamente los plazos y el progreso de un proyecto.
De hecho, se trata de un gráfico de barras horizontales que ofrece en todo momento una visión general a todo el equipo de lo que se ha hecho, cuánto queda por hacer, quién se encarga de ello y cuándo. Cada barra representa una actividad, mientras que la longitud de las barras indica el tiempo necesario para realizar esaactividad.
Su naturaleza gráfica facilita la comprensión de cuál es el flujo de trabajo a realizar y un diagrama dinámico permite a cada miembro visualizar sus responsabilidades y el impacto de su trabajo en todo el proyecto.
Para qué sirve un diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que proporciona información sobre las actividades realizadas por cada miembro del equipo y el trabajo que se debe hacer para alcanzar el objetivo final. Ayuda a dividir el proyecto en actividades más pequeñas y a controlar las relaciones de dependencia entre ellas, garantizando el respeto de las prioridades y evitando que la siguiente actividad comience si la anterior no ha terminado. Es muy útil tanto en la fase inicial del proceso como en la de ejecución.
En la fase inicial facilita la planificación a través de la definición de la línea de tiempo, de las dependencias entre las tareas a realizar, asignando los recursos y estimando los plazos. En la fase de ejecución da una visión general del progreso de los trabajos y es muy útil cuando se desarrollan varios proyectos al mismo tiempo. Esto se debe a que ayuda a establecer tiempos realistas, asegurando así que otros proyectos que requieren el uso de recursos en términos de personal y tiempo no se vean comprometidos.
Pero la utilidad del diagrama de Gantt no se limita a los aspectos más operativos. De hecho, tiene toda una serie de beneficios secundarios. En primer lugar, facilita la comunicación ya que actualiza a todo el equipo sobre el estado de los trabajos. Esto permite optimizar el tiempo reduciendo las reuniones de alineación. Luego, incentiva al equipo a trabajar con mayor productividad para cumplir con los plazos, ya que cada uno es más consciente del impacto que su trabajo y sus retrasos tienen en todo el proyecto. En general, utilizar un Gantt da mayor flexibilidad a todo el proyecto, ya que permite adaptar tareas y recursos a cambios bruscos que pueden ocurrir en cualquier momento.
Quién inventó el diagrama de Gantt
El concepto detrás del diagrama de Gantt fue formalizado a principios del siglo XX por el ingeniero estadounidense Henry L. Gantt, quien lo desarrolló como un método para describir la planificación de la producción y la carga de recursos en las fábricas.
De hecho, un concepto muy similar ya había sido teorizado a finales del siglo XIX también en Europa del Este por el ingeniero e investigador polaco Karol Adamiecki. En 1996 Adamiecki inventó una nueva forma de visualizar los procesos independientes con el fin de mejorar la visibilidad de los programas de producción y en 1931 publicó un artículo donde describía su diagrama, llamado harmonogram. Sin embargo, dado que había publicado sus obras en polaco y ruso, idiomas poco conocidos en el mundo anglófono, mientras tanto un método similar se había popularizado también en Occidente, el de Gantt.
Inicialmente, los diagramas de Gantt eran más parecidos a tablas que a los gráficos que estamos acostumbrados a ver hoy en día, además se dibujaban a mano y se revisaban manualmente cada vez que se cambiaba algo.
Los elementos del diagrama de Gantt
Los diagramas de Gantt se pueden utilizar para cualquier tipo de proyecto, pero independientemente del ámbito de aplicación, todos los diagramas se componen de los siguientes elementos:
- Fecha de inicio y finalización del proyecto.
- Actividades que componen el proyecto, representadas gráficamente por barras horizontales que indican el inicio y el final y la asignación de las tareas a cada persona del equipo que trabaja en el proyecto.
- Estimaciones de los plazos previstos para cada actividad para garantizar que cada subtarea se complete a tiempo.
- Indicación del progreso para monitorear cuánto queda por hacer y para poder completar el proyecto en el tiempo establecido.
- Coordinación de las actividades y de la dependencia entre ellas, ya que algunas actividades pueden realizarse en cualquier momento, mientras que otras están vinculadas a otras actividades.
Las desventajas del diagrama de Gantt
Cuando se decide utilizar un diagrama de Gantt para gestionar un proyecto, hay que ser conscientes de que requiere cierto esfuerzo y que puede tener límites en determinadas circunstancias.
Por ejemplo, un proyecto grande con muchos miembros del equipo involucrados podría llegar a incluir cientos de tareas. Como resultado se obtendría un diagrama complejo cuya visualización se vería afectada y que requeriría un cierto esfuerzo de comprensión.
Además, para funcionar, el diagrama debe actualizarse constantemente, con correcciones precisas, detalladas y oportunas que requieren un cierto nivel de compromiso.
Por último, no hay que olvidar que el diagrama de Gantt solo es realmente útil cuando se tiene una idea precisa del resultado final y de lo que hay que hacer para lograrlo, por lo que la primera regla es tener objetivos claros.
Un ejemplo de diagrama de Gantt
Para crear un diagrama de Gantt hay que partir de los datos, empezando por una tabla donde se enumeran todas las tareas, las fechas de inicio y finalización y, en consecuencia, el tiempo necesario para completar las tareas.
En la siguiente tabla de ejemplo, las columnas muestran:
- Las actividades;
- La fecha de inicio de la actividad;
- La fecha de finalización de la actividad;
- El día de inicio de cada actividad, calculado restando la fecha de inicio de la actividad de la fecha de inicio del proyecto;
- El día final de cada actividad, calculado restando la fecha de inicio de la primera actividad a la fecha de finalización de la actividad;
- La duración de cada actividad, calculada restando el día final del inicial.
En este punto es posible crear un diagrama considerando las columnas relativas a: actividad, día de inicio y duración. El gráfico será similar al de abajo.
Este ejemplo se ha creado con Excel que, como se mencionó, a menudo se usa en estas situaciones. Sin embargo, incluso en este simple ejemplo es bastante evidente que un diagrama hecho de esta manera tiene límites. Por ejemplo, no es posible asignar tareas a las personas, no es fácil modificarlo y no muestra de forma inmediata la dependencia entre tareas.
Diagrama de Gantt y software de planificación de proyectos
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