Una regla básica cuando se recorre una vía ferrata en la montaña es que nunca se deben quitar ambos mosquetones al mismo tiempo, sino solo uno a la vez, para permanecer siempre unidos al cable con al menos un mosquetón.
A lo largo de la vida de las empresas llega tarde o temprano el momento de cambiar de gestión, el software que más representa el corazón de la empresa, ya que gestiona una gran cantidad de información y datos. Cambiar el sistema de gestión no es una actividad trivial, un poco como tener que quitar los mosquetones en un punto crítico de la vía férrea. Al igual que el excursionista que se encuentra aferrado a una pared vertical con los pies apoyados en pequeños espolones de roca, las empresas que cambian el sistema de gestión se encuentran en una posición igualmente difícil, donde los procesos a gestionar son más complejos. Para las empresas manufactureras, uno de los procesos más importantes es la planificación de las operaciones y el cambio de la gestión puede comprometer la visibilidad y el control sobre la producción. En una situación así, cambiar el sistema de gestión es un poco como quitar ambos mosquetones: se corre un gran riesgo.
Por esta razón, para evitar perder el control sobre la producción, es necesario gestionar la producción con un software específico, para asegurarse de estar siempre asegurado con al menos un mosquetón en la pared.
Quées un software de gestión de la producción
El software de gestión, también llamado ERP (Enterprise Resource Planning), es un software fundamental para empresas de cualquier tamaño, ya que ayuda a optimizar y gestionar los principales procesos, ahorrando tiempo y reduciendo los márgenes de error.
Un software de gestión coordina los datos relativos a los distintos procesos empresariales y simplifica las operaciones. Precisamente gracias a esta función de coordinación y conexión, todos los departamentos de la empresa se benefician de ella, como la contabilidad, la facturación, la gestión de las existencias, la gestión de las ventas y las compras, la gestión de los recursos humanos y la gestión de la producción.
Un software de gestión proporciona una visión completa de las actividades de la empresa en tiempo real, a fin de permitir a los directivos tomar decisiones informadas basadas en datos siempre actualizados.
¿Cuándo cambiar la gestión de la producción?
Cuando el sistema de gestión en uso se vuelve obsoleto con respecto a las necesidades reales, es hora de cambiarlo. Un ERP obsoleto, de hecho, además de hacer que el trabajo sea ineficiente y más agotador para el equipo, también puede ser un obstáculo para el crecimiento de toda la empresa.
Las señales que permiten darse cuenta de que el sistema de gestión en uso necesita ser reemplazado pueden ser diferentes: falta de datos, necesidad de realizar muchas operaciones manuales para repetirlas incluso a diario, falta de integración con otras soluciones de software presentes en la empresa. Otras señales que indican que ha llegado el momento de cambiar el sistema de gestión son:
- Empresa en crecimiento: coordinar de forma integrada las actividades organizativas de la empresa se ha vuelto difícil, también debido a una comunicación cada vez más deficiente entre los departamentos.
- La gestión no se integra con otros software, lo que dificulta el intercambio de datos y reduce la visibilidad entre departamentos.
- Dificultad para trabajar de forma remota debido a un software de bajo rendimiento.
- Excel utilizado para crear fórmulas y realizar análisis, con la consiguiente pérdida de tiempo combinada con el riesgo de cometer errores.
- Poca visibilidad de los costes, especialmente relacionados con las licencias y las intervenciones de actualización y mantenimiento.
Los retos del cambio de software de gestión
Al igual que con cualquier novedad introducida en una empresa, implementar una nueva gestión también conlleva algunos riesgos. De hecho, el cambio de un ERP a otro podría interrumpir los flujos de trabajo y reducir la productividad de los empleados.
En general, los principales riesgos se refieren a:
- Expectativas poco realistas sobre el software y lo que puede hacer. Es común esperar que un nuevo software ayude a simplificar las operaciones automatizándolas, que sea fácil de implementar y usar, integrándose con el software ya presente en la empresa. Y, en general, se espera que ayude a alcanzar los objetivos de la empresa. Por eso, a la hora de elegir el software, es importante conocer las características y lo que puede hacer. Además, para mantener expectativas realistas, es necesario tener claros los plazos y los resultados esperados del proyecto de implementación.
- Elija un software estándar listo para usar. Una elección en la que se confía cuando se quiere disponer de inmediato de un software ya preparado y fiable, porque tal vez no hay recursos para confiar en un equipo de desarrollo para adaptar el software. El principal riesgo en este caso es que no haya funciones adicionales disponibles para cubrir casos de uso específicos.
- Recursos inadecuados para las fases de implementación y prueba del nuevo software, que deben realizarse con un equipo dedicado que conozca las especificaciones de la empresa, involucrando a todas las partes interesadas y los responsables de los procesos que se verán afectados por el nuevo software.
- Mala gestión del cambio que implica una falta de preparación de los usuarios para la transición al nuevo software, limitando así su adopción y el logro de los objetivos. Para limitar la tendencia natural humana a resistir el cambio, hay que trabajar precisamente en este lado humano. Por lo tanto, es necesario capacitar al personal para que la transición al nuevo software sea más fácil y los equipos puedan identificar los cambios en los procesos necesarios. Además, se debe desarrollar una estrategia de comunicación con el objetivo de informar al personal sobre las ventajas del nuevo software, cómo mejorará el trabajo diario y la calidad de toda la organización.
- Escasa integración tecnológica y dificultad en la migración de datos en caso de que el nuevo software no consiga integrarse con otros sistemas. Los datos presentes en el antiguo sistema de gestión deberán migrarse al nuevo manteniendo su integridad para evitar perder información valiosa. La migración debe realizarse sin interrupciones y sin afectar a los procesos existentes. Para evitar riesgos de este tipo, las fases de implementación y migración de datos deben ser supervisadas de cerca para asegurarse de que el nuevo software esté alineado con la arquitectura de TI existente en la empresa.
Por qué elegir CyberPlan
Como se ve, el ERP es un software que se integra con muchos departamentos de la empresa, por lo que el cambio de gestión involucra todos los procesos y áreas de la empresa y, muy a menudo, se convierte en un proyecto costoso en términos de recursos, tiempos y procesos involucrados.
En las empresas manufactureras, uno de los procesos más importantes que puede estar en riesgo por el cambio de la gestión se refiere a la planificación de las operaciones. De hecho, una mala integración entre el software antiguo y el nuevo y las dificultades en la migración de datos pueden comprometer la continuidad de las operaciones y hacer que pierda el control sobre su producción. A esto se añade el hecho de que las empresas que cambian la gestión lo hacen en un momento de crecimiento y expansión, en una fase en la que la gestión de las operaciones se caracteriza por una mayor complejidad.
Todas estas criticidades se pueden evitar confiando la planificación de la producción a un software APS (Advanced Planning and Scheduling), que permite mantener el control sobre la producción incluso cuando la visibilidad de los datos empresariales generalmente garantizada por el ERP es escasa o si hay problemas en la transición.
CyberPlan es la suite que desde hace más de 30 años satisface todas las necesidades de las empresas manufactureras en la planificación y programación avanzada de la producción. La suite cubre todos los procesos, desde la creación de planes de previsiones, pasando por la planificación de planes de producción viables, hasta la programación detallada de capacidad finita. Por lo tanto, el uso de CyberPlan permite mantener un control completo y autónomo sobre la producción, superando la fase de transición entre los sistemas de gestión sin el riesgo de comprometer las operaciones. Y manteniendo una producción optimizada incluso después.
Si su empresa se encuentra en una fase de transición de la gestión y desea asegurar su producción, solicite asesoramiento para conocer todas las ventajas de CyberPlan.