Une règle de base lorsque vous parcourez une via ferrata en montagne prévoit qu’il ne faut jamais détacher les deux mousquetons en même temps, mais seulement un à la fois, afin de toujours rester attaché au câble avec au moins un mousqueton.
Au cours de la vie des entreprises vient tôt ou tard le moment de changer de gestion, le logiciel qui représente plus que tout le monde le cœur de l’entreprise car il gère beaucoup d’informations et de données. Changer le gestionnaire n’est pas une activité banale, un peu comme avoir à détacher les mousquetons à un point critique de la ferrata. Comme le randonneur qui est accroché à un mur vertical avec ses pieds appuyés sur de petits éperons de roche, les entreprises qui changent de gestion se trouvent dans une position tout aussi difficile, où les processus à gérer sont plus complexes. Pour les entreprises manufacturières, l’un des processus les plus importants est la planification des opérations et le changement de gestion peut compromettre la visibilité et le contrôle de la production. Dans une telle situation, changer de gestion, c’est un peu comme détacher les deux mousquetons : vous courez un grand risque.
Pour cette raison, pour éviter de perdre le contrôle de votre production, vous devez gérer la production avec un logiciel spécial, afin de toujours rester assuré avec au moins un mousqueton au mur.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de la production
Le logiciel de gestion, également appelé ERP (Enterprise Resource Planning), est un logiciel essentiel pour les entreprises de toutes tailles, car il permet d’optimiser et de gérer les principaux processus, de gagner du temps et de réduire les marges d’erreur.
Un logiciel de gestion coordonne les données relatives aux différents processus de l’entreprise et simplifie les opérations. C’est précisément grâce à cette fonction de coordination et de liaison que tous les départements de l’entreprise en bénéficient, tels que : la comptabilité, la facturation, la gestion des stocks, la gestion des ventes et des achats, la gestion des ressources humaines et la gestion de la production.
Un logiciel de gestion fournit un aperçu complet des activités de l’entreprise en temps réel, afin de permettre aux dirigeants de prendre des décisions éclairées en se basant sur des données toujours à jour.
Quand changer la gestion de la production ?
Lorsque le système de gestion utilisé devient obsolète par rapport aux besoins réels, il est temps de le changer. En effet, un ERP obsolète, en plus de rendre le travail d’équipe inefficace et plus fatigant, peut également être un obstacle à la croissance de toute l’entreprise.
Les signaux qui permettent de se rendre compte que le gestionnaire utilisé doit être remplacé peuvent être différents : manque de données, nécessité d’effectuer de nombreuses opérations manuelles à répéter même quotidiennement, mauvaise intégration avec d’autres solutions logicielles présentes dans l’entreprise. D’autres signes qui indiquent qu’il est temps de changer de gestion sont :
- Entreprise en croissance : il est devenu difficile de coordonner de manière intégrée les activités organisationnelles de l’entreprise, notamment en raison d’une communication de plus en plus faible entre les départements.
- Le gestionnaire ne s’intègre pas avec les autres logiciels, ce qui rend difficile l’échange de données et réduit la visibilité entre les services.
- Difficulté à travailler à distance en raison d’un logiciel peu performant.
- Excel utilisé pour créer des formules et faire des analyses, ce qui entraîne une perte de temps associée au risque d’erreurs.
- Manque de visibilité sur les coûts, notamment liés aux licences et aux interventions de mise à jour et de maintenance.
Les défis du changement logiciel de gestion
Comme pour toute nouveauté introduite dans une entreprise, la mise en œuvre d’un nouveau gestionnaire comporte également certains risques. Le passage d’un ERP à l’autre pourrait en effet entraîner l’ interruption des flux de travail et une productivité réduite des employés.
En général, les principaux risques concernent :
- Attentes irréalistes sur le logiciel et sur ce qu’il peut faire. Il est courant de s’attendre à ce qu’un nouveau logiciel contribue à simplifier les opérations en les automatisant, qu’il soit facile à mettre en œuvre et à utiliser, en s’intégrant aux logiciels déjà présents dans l’entreprise. Et en général, on s’attend à ce que cela aide à atteindre les objectifs de l’entreprise. Par conséquent, lors du choix du logiciel, il est important de connaître les caractéristiques et ce que le logiciel peut faire. De plus, pour maintenir des attentes réalistes, il est nécessaire d’avoir des délais clairs et les résultats attendus du projet de mise en œuvre.
- Choisissez un logiciel standard prêt à l’emploi. Un choix sur lequel il se plie lorsque vous voulez avoir immédiatement un logiciel prêt et fiable disponible, car il n’y a peut-être pas les ressources nécessaires pour compter sur une équipe de développement pour rendre le logiciel sur mesure. Le principal risque dans ce cas est qu’aucune fonctionnalité supplémentaire ne soit disponible pour couvrir des cas d’utilisation spécifiques.
- Ressources inadéquates pour les phases de mise en œuvre et de test du nouveau logiciel, qui devraient avoir lieu avec une équipe dédiée qui connaît les spécifications de l’entreprise, impliquant toutes les parties prenantes et les responsables des processus qui seront influencés par le nouveau logiciel.
- Mauvaise gestion du changement qui implique une absence de préparation des utilisateurs au passage au nouveau logiciel, limitant ainsi son adoption et la réalisation des objectifs. Pour limiter la tendance humaine naturelle à résister au changement, il faut travailler précisément sur ce côté humain. Il est donc nécessaire de former le personnel afin que la transition vers le nouveau logiciel soit plus facile et que les équipes soient en mesure d’identifier les modifications aux processus nécessaires. En outre, une stratégie de communication devrait être développée dans le but d’informer le personnel des avantages du nouveau logiciel, de la manière dont il pourra améliorer le travail quotidien et la qualité de toute l’organisation.
- Manque d’intégration technologique et difficulté de migration des données dans le cas où le nouveau logiciel ne peut pas s’intégrer à d’autres systèmes. Les données présentes sur l’ancien gestionnaire devront être migrées vers le nouveau tout en conservant leur intégrité pour éviter de perdre des informations précieuses. La migration doit se faire sans interruption et sans affecter les processus existants. Pour éviter de tels risques, les phases de mise en œuvre et de migration des données doivent être étroitement surveillées pour s’assurer que le nouveau logiciel est aligné sur l’architecture informatique existante de l’entreprise.
Pourquoi choisir CyberPlan
Comme on l’a vu, l’ERP est un logiciel qui s’intègre à de nombreux départements de l’entreprise. Par conséquent, le changement de gestion implique tous les processus et domaines de l’entreprise et devient très souvent un projet coûteux en termes de ressources, de temps et de processus impliqués.
Dans les entreprises manufacturières, l’un des processus les plus importants qui peut être mis en danger par le changement de gestion concerne la planification des opérations. Une mauvaise intégration entre l’ancien et le nouveau logiciel et des difficultés dans la migration des données peuvent en effet compromettre la continuité des opérations et faire perdre le contrôle de sa propre production. À cela s’ajoute le fait que les entreprises qui changent de gestion le font à un moment de croissance et d’expansion, dans une phase où la gestion des opérations se caractérise par une plus grande complexité.
Tous ces problèmes peuvent être évités en confiant la planification de la production à un logiciel APS (Advanced Planning and Scheduling), qui vous permet de garder le contrôle sur la production même lorsque la visibilité sur les données de l’entreprise est généralement garantie par l’ERP est faible ou s’il y a des problèmes dans la transition.
CyberPlan est la suite qui depuis plus de 30 ans répond à tous les besoins des entreprises manufacturières en matière de planification et d’ordonnancement avancé de la production. La suite couvre tous les processus, de la création de plans prévisionnels à la planification de plans de production réalisables, en passant par l’ordonnancement des détails à capacité finie. L’utilisation de CyberPlan permet donc de maintenir un contrôle complet et autonome sur la production, en passant la phase de transition entre les gestionnaires sans risque de compromettre les opérations. Et en maintenant une production optimisée même après.
Si votre entreprise est dans une phase de transition de la gestion et que vous souhaitez sécuriser votre production, demandez conseil pour connaître tous les avantages de CyberPlan.