Das Gantt-Diagramm ist vielleicht eines der bekanntesten und am häufigsten verwendeten Diagramme. Sein Ruhm ist sicherlich seine Vielseitigkeit und Nützlichkeit für die Verwaltung vieler Projekte in ebenso vielen verschiedenen Bereichen. In diesem Artikel wird genauer untersucht, wases ist, wozu ein Gantt-Diagramm dient, Vor- und Nachteile und ein Beispiel.
Wasist ein Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm ist ein sehr nützliches Werkzeug, um den Zeitplan und den Fortschritt eines Projekts darzustellen und grafisch darzustellen.
Es handelt sich in der Tat um ein horizontales Balkendiagramm, das dem gesamten Team jederzeit einen Überblick darüber gibt, was getan wurde, was noch zu tun ist, wer sich darum kümmert und wann. Jeder Balken stellt eine Aktivität dar, während die Länge der Balken die Zeit angibt, die für die Ausführung dieserAktivität benötigt wird.
Seine grafische Natur macht es leicht zu verstehen, was der Arbeitsablauf ist, und ein dynamisches Diagramm ermöglicht es jedem Mitglied, seine Verantwortlichkeiten und die Auswirkungen seiner Arbeit auf das gesamte Projekt zu visualisieren.
Wozu dient ein Gantt-Diagramm?
Ein Gantt-Diagramm ist ein Projektmanagement-Tool, das Hinweise auf die Aktivitäten jedes Teammitglieds und auf die Arbeit gibt, die getan werden muss, um das Endziel zu erreichen. Es hilft, das Projekt in kleinere Aktivitäten zu unterteilen und die Abhängigkeitsbeziehungen zwischen ihnen zu überwachen, um die Einhaltung der Prioritäten zu gewährleisten und zu verhindern, dass die nächste Aktivität beginnt, wenn die vorherige nicht beendet ist. Dies ist sowohl in der Anfangsphase des Prozesses als auch in der Ausführungsphase sehr nützlich.
In der Anfangsphase erleichtert es die Planung durch die Definition der Zeitleiste, der Abhängigkeiten zwischen den auszuführenden Aufgaben, die Zuweisung von Ressourcen und die Schätzung des Zeitplans. In der Ausführungsphase gibt er einen Überblick über den Baufortschritt und ist sehr hilfreich, wenn mehrere Projekte gleichzeitig entwickelt werden. Dies liegt daran, dass es hilft, realistische Zeiten festzulegen und so sicherzustellen, dass andere Projekte, die Ressourcen in Bezug auf Personal und Zeit erfordern, nicht beeinträchtigt werden.
Aber der Nutzen des Gantt-Diagramms beschränkt sich nicht auf die operativsten Aspekte. Es hat nämlich eine ganze Reihe von Nebeneffekten. Erstens erleichtert es die Kommunikation, da es das gesamte Team über den Stand der Arbeiten auf dem Laufenden hält. Auf diese Weise können Sie die Zeit optimieren, indem Sie die Ausrichtungssitzungen reduzieren. Ermutigen Sie das Team dann, produktiver zu arbeiten, um Fristen einzuhalten, da sich jeder der Auswirkungen bewusst ist, die seine Arbeit und seine Verzögerungen auf das gesamte Projekt haben. Im Allgemeinen gibt die Verwendung eines Gantt dem gesamten Projekt mehr Flexibilität, da Sie Aufgaben und Ressourcen an plötzliche Änderungen anpassen können, die jederzeit auftreten können.
Wer hat das Gantt-Diagramm erfunden?
Das Konzept des Gantt-Diagramms wurde zu Beginn des 20.Jahrhunderts vom amerikanischen Ingenieur Henry L. Gantt formalisiert, der es als Methode zur Beschreibung der Produktionsplanung und der Ressourcenbelastung in Fabriken entwickelte.
Tatsächlich wurde ein sehr ähnliches Konzept bereits Ende des 19.Jahrhunderts auch in Osteuropa vom polnischen Ingenieur und Forscher Karol Adamiecki theoretisiert. Im Jahr 1996 erfand Adamiecki eine neue Möglichkeit, unabhängige Prozesse zu visualisieren, um die Sichtbarkeit von Produktionsprogrammen zu verbessern, und veröffentlichte 1931 einen Artikel, in dem er sein Diagramm mit dem Namen Harmonogramm beschrieb. Da er jedoch seine Werke in Polnisch und Russisch veröffentlicht hatte, Sprachen, die in der englischsprachigen Welt wenig bekannt sind, wurde in der Zwischenzeit eine ähnliche Methode auch im Westen populär gemacht, nämlich die von Gantt.
Anfangs ähnelten Gantt-Diagramme eher Tabellen als den Diagrammen, die wir heute gewohnt sind, außerdem wurden sie von Hand gezeichnet und bei jeder Änderung manuell überarbeitet.
Die Elemente des Gantt-Diagramms
Gantt-Diagramme können für jede Art von Projekt verwendet werden, aber unabhängig vom Anwendungsbereich bestehen alle Diagramme aus den folgenden Elementen:
- Start- und Enddatum des Projekts.
- Aktivitäten, aus denen sich das Projekt zusammensetzt, grafisch dargestellt durch horizontale Balken, die den Beginn und das Ende des Projekts sowie die Zuweisung der Aktivitäten an jede Person des Teams, die an dem Projekt arbeitet, anzeigen.
- Schätzungen der erwarteten Zeit für jede Aktivität, um sicherzustellen, dass jede Teilaufgabe fristgerecht abgeschlossen wird.
- Anzeige des Fortschritts, um zu überwachen, was noch zu tun ist, und um das Projekt fristgerecht abzuschließen.
- Koordination der Aktivitäten und der Abhängigkeit untereinander, da einige Aktivitäten jederzeit durchgeführt werden können, während andere an andere Aktivitäten gebunden sind.
Die Nachteile des Gantt-Diagramms
Wenn Sie sich entscheiden, ein Gantt-Diagramm zur Verwaltung eines Projekts zu verwenden, müssen Sie sich bewusst sein, dass es ein gewisses Engagement erfordert und unter bestimmten Umständen Grenzen haben kann.
Zum Beispiel könnte ein großes Projekt mit vielen beteiligten Teammitgliedern sogar Hunderte von Aktivitäten umfassen. Als Ergebnis würde man ein komplexes Diagramm erhalten, dessen Visualisierung darunter leiden würde und das ein gewisses Engagement für das Verständnis erfordern würde.
Darüber hinaus muss das Diagramm, um zu funktionieren, ständig aktualisiert werden, mit präzisen, detaillierten und rechtzeitigen Korrekturen, die ein gewisses Maß an Engagement erfordern.
Schließlich sollte man nicht vergessen, dass das Gantt-Diagramm nur dann wirklich nützlich ist, wenn man eine genaue Vorstellung vom Endergebnis hat und was zu tun ist, um es zu erreichen. Daher ist die erste Regel, klare Ziele zu haben.
Ein Beispiel für ein Gantt-Diagramm
Um ein Gantt-Diagramm zu erstellen, müssen Sie mit den Daten beginnen, beginnend mit einer Tabelle, in der alle Aufgaben, Start- und Enddaten und folglich die für die Ausführung der Aufgaben erforderliche Zeit aufgeführt sind.
In der folgenden Beispieltabelle zeigen die Spalten:
- Die Aktivitäten;
- Das Datum des Beginns der Tätigkeit;
- Das Datum des Endes der Aktivität;
- Der Starttag jeder Aktivität, berechnet durch Subtraktion des Startdatums der Aktivität vom Startdatum des Projekts;
- Der letzte Tag jeder Aktivität, berechnet durch Subtraktion des Startdatums der ersten Aktivität vom Enddatum der Aktivität;
- Die Dauer jeder Aktivität, berechnet durch Subtraktion des Endtages vom Anfangstag.
An dieser Stelle können Sie ein Diagramm erstellen, indem Sie die Spalten für: Aktivität, Starttag und Dauer berücksichtigen. Die Grafik wird der folgenden ähnlich sein.
Dieses Beispiel wurde mit Excel erstellt, das, wie bereits erwähnt, in diesen Situationen häufig verwendet wird. Doch auch in diesem einfachen Beispiel wird deutlich, dass ein so erstelltes Diagramm Grenzen hat. Beispielsweise ist es nicht möglich, Personen Aufgaben zuzuweisen, es ist nicht einfach, diese zu ändern, und es zeigt nicht sofort die Abhängigkeit zwischen Aufgaben.
Gantt-Diagramm und Software für die Projektplanung
Mit CyberPlan RSP können Sie Projekte mit allen Vorteilen einer benutzerfreundlichen Projektmanagement-Software verwalten. Die intuitive Grafik, die zahlreichen Grafiken, Alarme und KPIs ermöglichen es Ihnen, immer über den Fortschritt der Projekte auf dem Laufenden zu bleiben und den Fortschritt zu überwachen.
Die Software arbeitet entweder eigenständig oder integriert sich in die Verwaltung oder Excel-Tabellen. Es hilft den an den Prozessen beteiligten Benutzern, Entscheidungen zu treffen und Aufgaben automatisch oder manuell zu planen, wobei die Prioritäten und die Verfügbarkeit der gemeinsam genutzten Ressourcen berücksichtigt werden.
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