Das Projektmanagement ist eine immer wichtigere und von den Unternehmen geforderte Kompetenz. In diesem Artikel finden Sie die Definition des Projektmanagements, seine Vorteile und die verschiedenen Rollen. Sie haben einen Überblick über die fünf Phasen, in denen ein Projekt gegliedert ist, über die verschiedenen Methoden und worauf Sie bei einer Software für das Projektmanagement achten sollten.
Wasist Projektmanagement
Das Projektmanagement besteht darin, eine Reihe von Techniken, Werkzeugen und Kenntnissen auf die Aktivitäten anzuwenden, die ein Projekt ausmachen, alle seine Phasen zu überwachen und die an der Durchführung der verschiedenen Aufgaben beteiligten Teams zu unterstützen. Ziel ist es, die gesetzten Ziele unter Einhaltung der Zeit-, Ressourcen- und Budgetbeschränkungen, aber auch in Bezug auf die gewünschte Qualität der Endausgabe zu erreichen.
Seit der Antike hatte der Mensch das Bedürfnis, komplexe Projekte anzugehen, aber erst in der Neuzeit hat das systematische Projektmanagement eine wesentliche Rolle für die Entwicklung und den Erfolg von Unternehmen gespielt. Werkzeuge und Techniken des modernsten Projektmanagements begannen sich in den 1950er Jahren zu verbreiten und später wurde die Disziplin zu einer erkennbaren Methodik, mit der Geburt des Project Management Institute.
In den letzten Jahren hat sich die Arbeitsweise weiter verändert und erfordert viel mehr Zusammenarbeit, wodurch die Disziplin flexibler und für alle zugänglicher geworden ist, auch dank der Entwicklung zahlreicher Projektmanagement-Software.
Zusammenfassend lassen sich drei Säulen des Projektmanagements identifizieren:
- Menschen: Die Menschen stehen im Mittelpunkt der Projekte, daher ist die Zusammenarbeit im Team von grundlegender Bedeutung.
- Prozesse: Innerhalb eines Projekts müssen Prozesse eingerichtet, geplant, ausgeführt, überwacht und die Ergebnisse verbreitet werden. Wer an Prozessen arbeitet, muss in der Lage sein, diese zu konzipieren, aber auch bei Bedarf zu ändern.
- Technologie: Die Technologie, die für die Realisierung des Projekts nützlich ist, kann innerhalb des Unternehmens entwickelt oder von außen erworben werden. Die Tools, die verwendet werden können, sind zahlreich und vielfältig, von einfachen Tools bis hin zu echter Projektmanagement-Software.
Die Vorteile des Projektmanagements
Bessere Zusammenarbeit durch klare und organisierte Pläne
Wie bereits erwähnt, ist die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern eine der Säulen, auf denen das Projektmanagement basiert. Eine Möglichkeit, die Zusammenarbeit sicherzustellen, besteht darin, sicherzustellen, dass jede am Projekt beteiligte Person über die durchzuführenden Aktivitäten informiert ist. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, einen detaillierten Plan zu haben, in dem spezifische Ziele und eine Reihe von Zwischenschritten formalisiert werden, die im Laufe der Zeit erreicht werden müssen. Keine Zwischenziele zu setzen, erschwert es dem Team, produktiv auf das Endziel hinzuarbeiten.
Mehr Klarheit mit klar definierten Rollen
Damit ein Projekt optimal verläuft, muss es eine Person geben, die alle Aktivitäten koordiniert. In stärker strukturierten Unternehmen liegt diese Verantwortung in der Regel beim Projektmanager, in den anderen Fällen bei den Personen, die das Projekt einfach verfolgen, da es sich auf ihren Tätigkeitsbereich bezieht. In beiden Fällen ist es wichtig, dass alle darüber informiert sind, wer der Projektleiter ist und welche Verantwortlichkeiten jeder hat. Der Projektleiter muss den Baufortschritt überwachen und regelmäßig Updates austauschen.
Mehr Effizienz durch definierte Ziele
Das Setzen spezifischer, klarer und gemeinsamer Ziele ermöglicht es, das Team zu motivieren und sicherzustellen, dass sich die Anstrengungen auf die notwendigen und nicht auf die überflüssigen Aktivitäten konzentrieren.
Risikomanagement
Ein weiterer Vorteil des Projektmanagements ist die Möglichkeit, Gefahren und Probleme vorherzusehen, die bei der Realisierung des Projekts auftreten können. Entscheidend ist wiederum die Projektplanung, die unter Berücksichtigung aller Einschränkungen dazu beitragen kann, die Risiken deutlich zu reduzieren.
Die fünf Stufen des Projektmanagements
Initiation
In der Projektstartphase kommt das Team zusammen, um aus einer abstrakten Idee ein konkretes Ziel zu machen. Das beteiligte Team ermittelt den Projektumfang und erstellt eine Projektcharter, ein Dokument mit den Projektdetails:
- Ziele;
- Anforderungen;
- Erwartete Ergebnisse und Kriterien für ihre Bewertung;
- Fristen;
- Budget;
- Aktivitäten, aus denen das Projekt besteht.
Je nach Komplexität und Umfang kann es sinnvoll sein, eine Projekt-Roadmap, also eine Projektübersicht, zu erstellen, um Meilensteine und Ziele nie aus den Augen zu verlieren.
Planung
In der Planungsphase wird der Projektplan zum Leben erweckt und die durchzuführenden Aktivitäten sowie die Anforderungen und Kriterien für ihren Erfolg werden detailliert definiert. Es ist eine ziemlich umfangreiche Phase des Projektmanagements, die bis zur Hälfte der gesamten Projektzeit in Anspruch nehmen kann.
Die Arbeitsgruppe identifiziert die technischen Anforderungen, entwickelt ein detailliertes Programm, erstellt einen Kommunikationsplan mit den Stakeholdern und definiert Ziele und Ergebnisse.
Ein weiteres Element, das in dieser Phase behandelt werden muss, ist die Risikominderung, eine Aufgabe des Projektmanagers, der durch die Analyse der Daten potenzielle Risiken identifizieren und eine Strategie entwickeln muss, um sie zu reduzieren.
Ausführung
Die Hauptphase des Projekts, in der das Team zusammenarbeitet, um die zur Erreichung der Ziele erforderlichen Aktivitäten durchzuführen. In dieser Phase legt der Projektmanager die Arbeitsabläufe fest, um die Ressourcen, die Zeit und die Aktivitäten zu verwalten, damit das gesamte Team immer koordiniert und auf dem neuesten Stand ist.
Es ist wichtig, dass es in dieser Phase immer eine Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Stakeholdern gibt, damit alle immer auf dem neuesten Stand sind. Eine große Hilfe in dieser Hinsicht ist die Software für die Zusammenarbeit, die nicht nur die Aufgabe erleichtert, sondern auch die Effizienz und Produktivität des Teams verbessert.
Überwachung und Kontrolle
Während die Aktivitäten durchgeführt werden, ist es wichtig, sie zu überwachen, um zu überprüfen, ob sie gemäß dem Plan verlaufen, und Abweichungen durch die Überwachung von KPIs rechtzeitig zu identifizieren. Aus diesem Grund sind die Phasen der Überwachung und Kontrolle nicht sequentiell zu den vorherigen, sondern erfolgen gleichzeitig mit der Ausführung des Projekts. Nicht nur die Aktivitäten an sich, sondern auch die zeitlichen und budgetären Aspekte müssen kontrolliert werden. Die Überwachung erfolgt über ein Dokument namens „Baufortschritt“.
Verschluss
Die letzte Phase des Projekts besteht aus dem Abschluss aller Aktivitäten, was zum Ende des Projekts und zur endgültigen Lieferung führt. Es ist eine gute Faustregel für die beteiligten Teams, ein abschließendes Reflexionstreffen abzuhalten, um die Ergebnisse und Misserfolge zu bewerten und zu analysieren. Eine Bestandsaufnahme der „lessons learned“ ist ein guter Weg, um eine kontinuierliche Verbesserung im Unternehmen zu gewährleisten.
Projektmanagement-Methoden
Agile Methodik
Die agile Methodik wurde Anfang 2000 im Bereich der Softwareentwicklung geboren, um sich dann auch auf andere Sektoren auszudehnen und anzuwenden und wurde zur am weitesten verbreiteten Methode für das Projektmanagement. Ein Projekt agil zu managen bedeutet, einen Ansatz zu verwenden:
- Kollaborativ;
- Schnell;
- Wirksam;
- Datenbasiert;
- Mit größerer Bedeutung für den Menschen.
Sie arbeiten an einer Iteration nach der anderen und erhalten einen konstanten Strom von Feedback. Sobald die Iteration abgeschlossen ist, wird sie an den Kunden gesendet und basierend auf dem Feedback wird das Ergebnis geändert.
Der Ansatz ist daher weniger strukturiert, da der Fähigkeit, auf Veränderungen zu reagieren, mehr Bedeutung beigemessen wird, als einem Plan fleißig zu folgen. Der Ansatz konzentriert sich auf das Ziel, dem Kunden das Ergebnis schnell zu liefern und gleichzeitig die Kosten und die Zeit für die Realisierung des Projekts zu reduzieren.
Wasserfall-Methodik
Die Wasserfall- oder Kaskadenmethode ist eine traditionelle Methode, die um die 70er Jahre entstanden ist und deren Popularität im Laufe der Zeit zugunsten anderer, agilerer Methoden abgenommen hat. Es sieht einen Prozess zur Realisierung eines linearen Projektlebenszyklus vor, der in die folgenden aufeinanderfolgenden Phasen unterteilt ist:
- Anforderungsanalyse: Die Anforderungen werden analysiert und in ein Dokument aufgenommen, auf dem zukünftige Entwicklungen basieren werden. Die Phase beinhaltet auch eine Machbarkeitsstudie des Projekts.
- Planung: Die Aktivitäten, aus denen sich das Projekt zusammensetzt, werden festgelegt;
- Entwicklung: die Phase, in der die konkreten Aktivitäten durchgeführt werden;
- Abnahme: Es werden Tests durchgeführt, um zu lösende Probleme zu erkennen;
- Freigabe: Die endgültige Projektausgabe kann geteilt werden.
Aus jeder dieser Phasen entsteht ein Output, der zum Input der nächsten Phase wird. Infolgedessen können Sie nicht zum nächsten Schritt übergehen, bevor Sie den vorherigen abgeschlossen haben.
Die Waterfall-Methode eignet sich für große Teams, die von der detaillierteren Struktur profitieren. Doch gerade wegen dieses rigorosen Prozesses kann das Kundenfeedback zu spät kommen. Aus diesem Grund eignet es sich am besten in Situationen, in denen der Kunde von Anfang an eine klare Vorstellung davon hat, was er will.
Prince2-Methodik
Prince2 ist einer der derzeit angesagtesten internationalen Standards für das Projektmanagement. Die Methodik konzentriert sich auf Management und Kontrolle, denn Prince2 ist nichts anderes als die Abkürzung für Projects IN Controlled Environments.
Sein Ziel ist es, einen Rahmen zu schaffen, der es ermöglicht, die Kontrolle über das Projekt während seines gesamten Lebenszyklus zu behalten. Die Methodik basiert auf einigen Prinzipien, die die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten, die Überprüfung der Ausrichtung auf strategische Entscheidungsträger, das phasenweise Management und das Lernen aus Erfahrungen in den Mittelpunkt stellen.
Prince2 ist eine sehr flexible Methodik, die auf jedes Projekt angewendet werden kann, unabhängig von Typ, Größe und Organisation.
Die Rollen im Projektmanagement
Projektmanager
Der Projektmanager ist die Unternehmensfigur mit der Aufgabe, den gesamten Projektlebenszyklus zu koordinieren und sowohl operative als auch relationale Aspekte zu verwalten. Die operativen Aspekte betreffen vor allem die Organisation des Projekts, die Zuweisung der Ressourcen zu den Aktivitäten, die Überwachung des Fortschritts und die Vermeidung von Risiken. Aus relationaler Sicht hat es eine wichtige Aufgabe, die zwischenmenschlichen Beziehungen zwischen den Mitgliedern des dem Projekt zugewiesenen Teams aufzubauen.
Die wichtigsten Fähigkeiten, die ein Projektmanager benötigt, sind:
- Techniken: Ein Projektmanager muss die Prinzipien der Disziplin kennen und in der Lage sein, Werkzeuge und Methoden anzuwenden.
- Führung: Sie betreffen alle Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Verwaltung von Menschen und der Pflege von Beziehungen im Team.
- Strategisches und Business Management: um das Projekt erfolgreich leiten zu können und es auf die Strategie und die Unternehmensziele auszurichten.
Projektteam
Das Projektteam besteht aus mehreren Mitgliedern mit jeweils unterschiedlichen persönlichen und technischen Eigenschaften, die zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Abhängig von der Komplexität des Projekts und den Anforderungen kann das Team in Untergruppen eingeteilt werden, die als effektiver angesehen werden als größere Gruppen.
Das Team wird für einen befristeten Zeitraum erstellt, in dem die verschiedenen Mitglieder je nach Rolle und Projektphase in Voll- oder Teilzeit eingebunden werden können. Nach Abschluss aller Aktivitäten löst sich das Team auf. Die Teams werden von den Projektmanagern geführt.
Projektsponsor
Der Sponsor des Projekts ist die Person, die in einem Unternehmen die Entscheidung trifft, ein bestimmtes Projekt zu starten. Er kann aus verschiedenen Abteilungen kommen und die Rolle des technischen Leiters übernehmen oder ein Kaufmann sein.
Der Sponsor beauftragt einen Projektmanager und unterstützt ihn bei einigen organisatorischen Aspekten, wie der Kommunikation mit dem Top-Management oder den anderen Verantwortlichen. Darüber hinaus kümmert er sich um die Beschaffung des notwendigen Budgets und greift im Falle von Änderungen während des Projektverlaufs in die Entscheidungsfindung ein.
Der Sponsor hat ein größtmögliches Interesse daran, dass das Projekt bestmöglich durchgeführt wird. Aus diesem Grund stellt er sicher, dass das Projekt mit der Unternehmensstrategie kompatibel ist, hält sich über den Fortschritt auf dem Laufenden und überwacht das Projekt und seine erwartete Konformität während des gesamten Lebenszyklus.
Stakeholder
Die Stakeholder eines Projekts sind alle Personen, die ein Interesse daran haben, dass das Projekt sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens durchgeführt wird. In diese Gruppe fallen dann der Projektmanager, der Sponsor, die Teammitglieder, die Dienstleister und die Endbegünstigten.
In der Regel besteht eine der ersten Aktivitäten des Projektmanagers gerade in der Startphase des Projekts darin, alle Stakeholder zu identifizieren und aktiv einzubeziehen, damit sie während des gesamten Projekts beteiligt sind und positive Beiträge leisten.
Doch nicht alle Stakeholder arbeiten konstruktiv am Projekt mit. Es gibt auch negative Stakeholder, die Aktivitäten behindern oder die Zusammenarbeit vermeiden. Diese müssen noch sorgfältiger gehandhabt werden.
Die Projektmanagement-Tools
Wie bereits erwähnt, hat sich das Projektmanagement in den Unternehmen parallel zur Zunahme der Zusammenarbeit im Team und der Verantwortung derjenigen, die sie verwalten müssen, ausgebreitet. Infolgedessen ist das Projektmanagement zu einer Kernkompetenz geworden. Gleichzeitig wurden Projektmanagement-Tools entwickelt, die sich an die Bedürfnisse der Menschen anpassen und dabei helfen, alle für ein optimales Projektmanagement notwendigen Verfahren in die Praxis umzusetzen.
Auf dem Markt gibt es viele Möglichkeiten. Die Auswahl sollte sich nicht nur auf die eigenen Bedürfnisse, sondern auch auf einige grundlegende allgemeine Überlegungen stützen. Zunächst sollte ein zentrales Tool gewählt werden, das von allen Teammitgliedern verwendet wird, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, Informationen an einem Ort zu zentralisieren und die Sichtbarkeit zu erhöhen. In der Tat kommt es sehr oft vor, dass in Teams ein erheblicher Teil der täglichen Zeit mit überflüssigen Aktivitäten wie Ausrichtungssitzungen, der Suche nach Dokumenten oder dem Warten auf Genehmigungen verschwendet wird. Stattdessen ermöglichen es Projektmanagement-Tools, die Menschen auf die laufenden Aktivitäten und Verantwortlichkeiten auszurichten.
Dies wird durch einige Elemente ermöglicht, die die Visualisierung all dieser Informationen erleichtern. Zum Beispiel:
- Kalender: um jeden Tag alle geplanten Aktivitäten zu sehen, unterteilt nach Typ.
- Gantt: um die Projekthistorie und die Planung im Detail der Aktivitäten anzuzeigen, auch wenn mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet werden.
Die Software für das Projektmanagement
Letztendlich sollte eine Software für das Projektmanagement kollaborativ sein, eine intuitive Benutzeroberfläche haben und es ermöglichen, Ressourcen strategisch zu verwalten. CyberPlan RSP reagiert auf all diese Eigenschaften und hilft den Teams, produktiver zu arbeiten und alle Aspekte des Projektmanagements abzudecken.
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