Il project management è una competenza sempre più importante e richiesta dalle aziende. In questo articolo trovi la definizione di project management, i suoi vantaggi e i diversi ruoli. Hai una panoramica sulle cinque fasi in cui si articola un progetto, sulle diverse metodologie e cosa cercare in un software per il project management.
Cos’è il project management
Il project management consiste nell’applicare un insieme di tecniche, strumenti e conoscenze alle attività che costituiscono un progetto, supervisionando tutte le sue fasi e supportando i team coinvolti nella realizzazione dei vari compiti. Lo scopo è raggiungere gli obiettivi prefissati rispettando i vincoli temporali, delle risorse, di budget, ma anche relativi alla qualità desiderata dell’output finale.
Fin dall’antichità, l’uomo ha avuto la necessità di affrontare progetti complessi, ma è solo in epoca moderna che la gestione sistematica dei progetti ha assunto un ruolo essenziale per lo sviluppo e il successo delle aziende. Strumenti e tecniche del più moderno project management hanno iniziate a diffondersi negli anni ’50 e successivamente la disciplina è diventata una metodologia riconoscibile, con anche la nascita del project management Institute.
Negli ultimi anni il modo di lavorare è ulteriormente cambiato e richiede molta più collaborazione, di conseguenza la disciplina è diventata più flessibile e accessibile a tutti anche grazie allo sviluppo di numerosi software di gestione dei progetti.
Riassumendo quanto visto finora, si possono identificare tre pilastri del project management:
- Persone: le persone sono al centro dei progetti, pertanto è fondamentale la collaborazione all’interno del team.
- Processi: all’interno di un progetto, i processi vanno allestiti, pianificati, eseguiti, monitorati e i risultati diffusi. Chi lavora sui processi deve essere in grado di idearli, ma anche di modificarli quando serve.
- Tecnologia: la tecnologia utile per la realizzazione del progetto può essere sviluppata all’interno dell’azienda o acquisita da fuori. Gli strumenti che si possono utilizzare sono numerosi e vari, da semplici tool a veri e propri software di project management.
I vantaggi del project management
Migliore collaborazione grazie a piani chiari e organizzati
Come detto, la collaborazione tra i membri del team è uno dei pilastri su cui si basa il project management. Un modo per garantire la collaborazione è assicurarsi che ogni persona coinvolta nel progetto abbia chiare le attività da svolgere. Per fare ciò è fondamentale avere un piano dettagliato nel quale vengono formalizzati degli obiettivi specifici e una serie di tappe intermedie da raggiungere nel corso del tempo. Non istituire degli obiettivi intermedi infatti rende più difficile per il team lavorare in modo produttivo verso la meta finale.
Più chiarezza con ruoli ben definiti
Affinché un progetto proceda al meglio, deve esserci una figura che coordina tutte le attività. Nelle aziende più strutturate di solito questa responsabilità è del project manager, negli altri casi delle figure che semplicemente seguono il progetto in quanto relativo al proprio ambito di attività. In entrambi i casi è importante che tutti siano informati su chi è il capo progetto e quali sono le responsabilità di ognuno. Il capo progetto deve monitorare l’avanzamento dei lavori e condividere in modo regolare gli aggiornamenti.
Maggiore efficienza grazie a obiettivi definiti
Fissare degli obiettivi specifici, chiari e condivisi con tutti permette di motivare il team e di far sì che gi sforzi siano concentrati sulle attività necessarie e non su quelle superflue.
Gestione del rischio
Ulteriore vantaggio dato dal project management è la possibilità di prevedere pericoli e problemi che potrebbero frapporsi con la realizzazione del progetto. Fondamentale è ancora una volta la pianificazione del progetto, che, se fatta prendendo in considerazione tutti i vincoli, può contribuire a ridurre in modo significativo i rischi.
I cinque stadi del project management
Initiation
Nella fase di avvio del progetto, il team si riunisce per trasformare un’idea astratta in un obiettivo concreto da raggiungere. Il team coinvolto individua l’ambito del progetto e realizza un project charter, un documento che raccoglie i dettagli del progetto:
- Obiettivi;
- Requisiti;
- Risultati attesi e criteri per valutarli;
- Limiti temporali;
- Budget;
- Attività che costituiscono il progetto.
A seconda della complessità e della vastità, potrebbe essere utile creare una roadmap di progetto, ovvero una panoramica del progetto per non perdere mai di vista traguardi e obiettivi.
Planning
Nella fase di planning il piano di progetto prende vita e vengono definite nel dettaglio le attività da svolgere, insieme a requisiti e criteri per la loro riuscita. È una fase piuttosto corposa del project management, che può richiedere anche metà del tempo totale dedicato al progetto.
Il gruppo di lavoro identifica i requisiti tecnici, sviluppa un programma dettagliato, crea un piano di comunicazione con le parti interessate e definisce obiettivi e risultati.
Un altro elemento da curare in questa fase è la mitigazione del rischio, compito a cura del project manager, che attraverso l’analisi dei dati deve identificare i potenziali rischi e sviluppare una strategia per ridurli.
Execution
La fase principale del progetto, nella quale il team collabora per svolgere le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi. In questa fase il project manager stabilisce i flussi di lavoro per gestire le risorse, il tempo e le attività affinché tutto il team sia sempre coordinato e aggiornato.
È importante che in questa fase ci sia sempre collaborazione e comunicazione tra le parti interessate, così che tutti siano sempre aggiornati. Un grande aiuto in questo senso arriva dai software di collaborazione che non solo rendono più semplice il compito, ma migliorano anche efficienza e produttività del team.
Monitoraggio e controllo
Man mano che le attività vengono svolte è importante monitorarle per controllare che procedano secondo il piano e identificare scostamenti in modo tempestivo attraverso il monitoraggio di KPI. Proprio per questo le fasi di monitoraggio e controllo non sono sequenziali alle precedenti, ma avvengono in contemporanea all’esecuzione del progetto. Non vanno controllate solo le attività di per sé, ma anche gli aspetti temporali e di budget. Il monitoraggio viene fatto attraverso un documento chiamato “stato di avanzamento dei lavori”.
Chiusura
L’ultima fase del progetto consiste nella chiusura di tutte le attività, portando alla fine del progetto e alla consegna finale. È buona norma per i team coinvolti tenere una riunione di riflessione finale per valutare e analizzare i risultati e i fallimenti. Fare il punto sulle “lessons learned” è un buon modo per assicurare un miglioramento continuo nell’azienda.
Metodologie di project management
Metodologia Agile
La metodologia Agile è nata nell’ambito dello sviluppo software all’inizio del 2000, per poi estendersi ed essere applicata anche ad altri settori, diventando la più diffusa per la gestione dei progetti. Gestire un progetto in modo Agile significa usare un approccio:
- Collaborativo;
- Veloce;
- Efficace;
- Basato sui dati;
- Con maggiore importanza alle persone.
Si lavora su un’iterazione alla volta ricevendo un flusso costante di feedback. Una volta che l’iterazione è conclusa viene inviata al cliente e in base al feedback si modifica il risultato.
L’approccio, di conseguenza, è meno strutturato poiché si dà più importanza alla capacità di rispondere a un cambiamento, piuttosto che seguire con diligenza un piano. L’approccio è focalizzato sull’obiettivo di consegnare il risultato con rapidità al cliente, riducendo anche i costi e i tempi di realizzazione del progetto.
Metodologia Waterfall
La metodologia Waterfall, o a cascata, è un metodo tradizionale, nato intorno agli anni ’70 e la cui popolarità è diminuita nel tempo a favore di altre metodologie più agili. Prevede un processo per realizzare un ciclo di vita del progetto lineare, strutturato nelle seguenti fasi sequenziali:
- Analisi dei requisiti: i requisiti vengono analizzati e inclusi in un documento sul quale si baseranno gli sviluppi futuri. La fase include anche uno studio sulla fattibilità del progetto.
- Progettazione: si stabiliscono le attività che compongono il progetto;
- Sviluppo: la fase nella quale si svolgono le attività in concreto;
- Collaudo: si realizzano dei test per rilevare eventuali problemi da risolvere;
- Rilascio: l’output finale del progetto può essere condiviso.
Da ognuna di queste fasi deriva un output che diventa l’input della fase successiva. Di conseguenza, non si può passare alla fase successiva prima di aver finito quella precedente.
La metodologia Waterfall è adatta ai team di grandi dimensioni, che beneficiano della struttura più dettagliata. Tuttavia, proprio a causa di questo processo rigoroso, i feedback dei clienti possono arrivare troppo tardi. Per questo è più adatto in situazioni dove il cliente ha le idee chiare su cosa vuole dall’inizio.
Metodologia Prince2
Prince2 è uno standard internazionale per il project management tra i più in voga al momento. La metodologia è focalizzata sulla gestione e il controllo, infatti Prince2 altro non è che l’acronimo di Projects IN Controlled Environments.
Il suo obiettivo è fornire un framework che permetta di mantenere il controllo sul progetto durante tutto il suo ciclo di vita. La metodologia si basa su alcuni principi che mettono al centro la definizione dei ruoli e delle responsabilità, la verifica dell’allineamento con i decisori strategici, la gestione per fasi e l’apprendimento dall’esperienza.
Prince2 è una metodologia molto flessibile che può essere applicata a qualsiasi progetto, indipendentemente da tipologia, dimensione e organizzazione.
I ruoli nel project management
Project Manager
Il Project Manager è la figura aziendale con il compito di coordinare il ciclo di vita del progetto nella sua interezza, gestendo sia aspetti operativi che relazionali. Gli aspetti operativi riguardano soprattutto organizzare il progetto, assegnare le risorse alle attività, monitorare lo stato di avanzamento e prevenire i rischi. Dal punto di vista relazionale, ha un compito importante nella creazione dei rapporti interpersonali tra i membri della squadra assegnata al progetto.
Le principali competenze richieste a un project manager sono:
- Tecniche: un project manager deve conoscere i principi della disciplina ed essere in grado di applicare strumenti e metodologie.
- Di leadership: riguardano tutte le capacità relative alla gestione delle persone e alla cura dei rapporti relazionali nel team.
- Strategiche e di Business Management: per riuscire a guidare il progetto e mantenerlo allineato alla strategia e agli obiettivi aziendali.
Team di progetto
Il team di progetto è composto da diversi membri, ognuno con caratteristiche personali e tecniche diverse, che collaborano per raggiungere gli obiettivi comuni. A seconda della complessità del progetto e di ciò che viene richiesto, il team può essere diviso in sottogruppi, ritenuti più efficaci rispetto a gruppi più numerosi.
Il team viene creato per un periodo limitato nel tempo, durante il quale i diversi membri possono essere coinvolti a tempo pieno o parziale, a seconda del ruolo e della fase del progetto. Concluse tutte le attività, il team di scioglie. I team sono guidati dai Project Manager.
Sponsor del progetto
Lo sponsor del progetto è la persona che in un’azienda prende la decisione di far partire un certo progetto. Può provenire da diversi reparti e ricoprire il ruolo di responsabile tecnico o essere un commerciale.
Lo sponsor incarica un project manager e lo affianca in alcuni aspetti organizzativi, come nelle comunicazioni con il top management o con gli altri responsabili. Inoltre, si occupa di acquisire il budget necessario e interviene nel processo decisionale in caso di modifiche durante il corso del progetto.
Lo sponsor ha il massimo interesse che il progetto venga portato avanti nel miglior modo possibile, per questo si assicura che il progetto sia compatibile con la strategia aziendale, si tiene aggiornato sui progressi e monitora il progetto e la sua conformità con quanto atteso durante tutto il ciclo di vita.
Stakeholders
Gli stakeholder di un progetto sono tutti i soggetti che hanno interesse affinché il progetto venga realizzato, sia all’interno che all’esterno dell’azienda. Rientrano quindi in questo gruppo il project manager, lo sponsor, i membri del team, i fornitori di servizi e i destinatari finali.
Di solito, proprio durante la fase di avvio del progetto, una delle prime attività fatte dal project manager è individuare tutti gli stakeholder e coinvolgerli in modo attivo, affinché per tutto il progetto siano partecipi e diano contributi positivi.
Non tutti gli stakeholder collaborano però in modo costruttivo al progetto. Esistono anche stakeholder negativi, che ostacolano le attività o evitano di collaborare. Questi vanno gestiti con ancora più attenzione.
Gli strumenti di project management
Come già accennato, il project management si è diffuso nelle aziende in parallelo all’aumento della collaborazione in team e delle responsabilità di chi deve gestirli. Di conseguenza il project management è diventata una competenza essenziale. Allo stesso tempo, sono stati sviluppati strumenti di project management che si adattano alla necessità delle persone e aiutano a mettere in pratica tutte le procedure necessarie a una gestione del progetto ottimale.
Sul mercato esistono molte opzioni. La scelta, oltre che sulle proprie necessità, dovrebbe basarsi su alcune considerazioni generali fondamentali. Per prima cosa bisognerebbe scegliere uno strumento centralizzato usato da tutti i membri del team per facilitare la collaborazione, accentrare le informazioni in un unico luogo e aumentare la visibilità. Infatti, capita molto spesso che nei team una parte considerevole del tempo quotidiano vada perso in attività superflue, come riunioni di allineamento, ricerca di documenti o attesa di approvazioni. Invece, gli strumenti di project management permettono di mantenere le persone allineate sulle attività in corso e sulle responsabilità.
Ciò è reso possibile da alcuni elementi che facilitano la visualizzazione di tutte queste informazioni. Ad esempio:
- Calendario: per visualizzare ogni giorno tutte le attività pianificate, divise per tipologia.
- Gantt: per visualizzare la cronologia del progetto e la pianificazione nel dettaglio delle attività, anche nel caso di più progetti gestiti in contemporanea.
I software per il project management
In definitiva, un software per il project management dovrebbe essere collaborativo, avere un’interfaccia intuitiva e permettere di gestire le risorse in modo strategico. CyberPlan RSP risponde a tutte queste caratteristiche, aiutando i team a lavorare in modo più produttivo e coprendo tutti gli aspetti della gestione dei progetti.
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