Producción artesanal, planificación avanzada: el éxito de Manifattura Berluti

Manufactura Berluti, referencia mundial en la producción artesanal de calzado y marroquinería, así como parte del grupo Louis Vuitton Moët Hennessy, ha optado por modernizar las herramientas a disposición del departamento de planificación de la producción. Los resultados? Fuerte reducción de los tiempos de planificación y mejoras en la calidad del trabajo de los planificadores, en el rendimiento empresarial y en la comunicación tanto interna como externa de la empresa.

La historia de este proyecto virtuoso se hace desde tres perspectivas diferentes, las de Pietro Colli – IS/IT Manager, de Aurélien Courtoux – Planning Manager y finalmente de Timothée Méjane – Production Planner.

¿Por qué cambiar la forma de planificar la producción?

Para la empresa con sede en Ferrara, la necesidad de mejorar el departamento de planificación nació de la necesidad de una mayor flexibilidad y de adaptarse a un mercado en constante cambio, que exige cada vez más novedades estacionales.

La alta frecuencia en las nuevas colecciones requiere de la empresa actualizaciones continuas de las previsiones y rapidez en el suministro al mercado de los nuevos productos. A menudo, de estos últimos se conocen solo parcialmente los tiempos de producción, precisamente por las novedades introducidas. Este aspecto hace que sea muy difícil planificar los pedidos de manera precisa y puntual e implica la necesidad de actualizar con extrema regularidad todos los planes de trabajo de las distintas etapas de la cadena de producción.

Esta necesidad de regularidad en la planificación de los distintos departamentos de producción implicaba una mayor carga de trabajo para el departamento de planificación. Encontrándose planificando en hojas de Excel, los recursos del departamento a menudo estaban completamente absorbidos por operaciones de bajo valor.

El Excel como herramienta no daba visibilidad a las fechas de entrega y llevaba a la empresa a centrarse en mantener alta la productividad. Sin embargo, el hecho de centrarse en la productividad a menudo amenazaba con comprometer el nivel de servicio. Por lo tanto, el principal objetivo de la empresa era ser capaz de mantener altos ambos indicadores de rendimiento, sin renunciar a uno de los dos.

Innovar una producción compleja

La producción de Manufactura Berluti se puede definir como una producción compleja. De hecho, se caracteriza por un alto nivel de artesanía y por una colección que se renueva, aunque en relación con una parte, cada seis meses. Si una determinada parte de la cartera de productos es continua, otra parte de la misma se actualiza y modifica en función de la colección. Esto significa que estos productos son parcialmente desconocidos en términos de tiempo de entrega de producción, además del hecho de que a menudo algunos componentes son específicos de un solo producto. A esto hay que añadir también la variabilidad dada por el elemento humano, que produce de manera más irregular que una máquina.

Por lo tanto, la adopción de un software de planificación y programación avanzada ha aparecido como una solución ideal para gestionar esta complejidad, actualizar diariamente los planes de producción, con nuevos datos y parámetros sobre nuevos productos, liberando a los planificadores de operaciones repetitivas y cálculos complejos.

Dada la magnitud del proyecto, el Grupo líder mundial en el sector del lujo ha solicitado una selección de software entre diferentes proveedores. Los parámetros de elección han sido principalmente la cobertura de los requisitos de Manufactura Berluti, la calidad demostrada en la fase de selección de software y los comentarios de las empresas que ya utilizan estos sistemas. El proveedor elegido gracias al cumplimiento de estos requisitos ha sido la empresa Cybertec con el famoso software CyberPlan.

Un proyecto rápido, evolucionar un departamento en seis meses

La implementación de CyberPlan en la Manufactura Berluti se llevó a cabo de manera rápida y eficaz, teniendo en cuenta algunas particularidades de la empresa debido a la realidad única, así como a un sector complejo como el de la moda.

Una primera particularidad fue el alto nivel de artesanía que caracteriza la producción de la Manufactura Berluti. Como sugiere la propia denominación social, la producción de Ferrara se basa en el saber hacer y este aspecto se refleja en una capacidad de producción que no siempre es fácil de definir con exactitud. El cálculo de capacidad finita implementado en la Manufactura Berluti también ha tenido en cuenta este elemento.

Otro aspecto que se tuvo que tener en cuenta fue la división de la gama de productos en dos partes: una representada por los productos permanentes y otra por los productos de temporada, que se producen de acuerdo con la colección actual y, por lo tanto, se reemplazan cada seis meses. Si de los primeros se conocen los tiempos de entrega y el ciclo de producción, para los segundos esta información no siempre se conoce y está disponible de inmediato.

Otra particularidad son los pedidos enviados por la empresa matriz, que, sin embargo, no son necesariamente los primeros en ser producidos y enviados. A veces, de hecho, los pedidos procedentes de París son anticipados, otras veces llegan con carácter de urgencia. Esto requería flexibilidad por parte del programa, para poder modificar rápidamente el plan de producción y evaluar los posibles escenarios productivos.

Otra dificultad para programar el departamento de producción es el hecho de que en algunos casos aún no se sabe lo que se producirá dentro de 2 o 3 meses, período que, sin embargo, es necesario programar en términos de capacidad de producción tanto interna como externa. En este sentido, la herramienta de previsión (o previsión) ofrecida por CyberPlan ha resultado extremadamente útil.

Por último, la parte relativa a la materia también ha requerido una atención especial, ya que algunos cueros o componentes son específicos de un producto único, lo que requiere una planificación cuidadosa y precisa que permita un correcto encuentro entre los materiales. Sin esteúltimo, de hecho, es imposible para el artesano realizar el producto terminado; sin embargo, la implementación del software APS ha permitido a Manifattura Berluti tener un control total también sobre el flujo de materiales.

Beneficios a los seis meses del go-live

El proyecto ha tenido una duración total de 6 meses y ya después de un periodo igualmente breve los beneficios registrados han sido notables. La revisión de los procesos de planificación de la producción y la adopción de la aplicación CyberPlan han permitido a Manifattura Berluti revolucionar el departamento, obteniendo beneficios que cruzan el umbral de la propia oficina y benefician también a colegas y proveedores. Todo ello a tan solo seis meses del final del proyecto.

Aumento del nivel de servicio después de unos meses

Después de 6 meses de proyecto y a solo 6 meses del go-live, el ya excelente nivel de servicio ha mejorado en un 12%, y esto ha sucedido sin afectar al nivel de productividad. Este aumento en la puntualidad de las entregas también fue apreciado por la empresa matriz francesa, así como la puntualidad obtenida en la comunicación de actualizaciones con respecto a las previsiones de entregas. La capacidad de prever escenarios para las colecciones continuas y para las de temporada también ha sido una mejora importante para Manifattura Berluti.

“Una de las herramientas que no teníamos antes en nuestra planificación, pero que ahora gracias a CyberPlan podemos utilizar, es la del forecast. Esta herramienta de predicción nos da una enorme ventaja sobre la anterior.” Timothée Méjane – Production Planner

Fuerte reducción de los tiempos de planificación y mayor calidad del plan

Manifattura Berluti ha logrado revolucionar el trabajo del departamento de planificación. El tiempo libre en la oficina de planificación ha sido quizás el mayor éxito: en lugar de necesitar el trabajo en Excel de diferentes planificadores durante toda una semana, ahora una sola persona en una tarde puede crear diferentes escenarios de simulación, encontrar el mejor y compartirlo con todos. Esto deja mucho más tiempo a los planificadores para las actividades de alto valor añadido, para resolver posibles problemas, para hablar con los subcontratistas, para hablar con el departamento de compras, etc.

Antes de CyberPlan, de hecho, el equipo de planificación trabajaba en fases separadas del flujo y, por lo tanto, carecía de una planificación compartida: había quienes se ocupaban de la primera parte, quienes de la parte central y quienes de la parte relacionada con los envíos. Esto ocurría en diferentes momentos y basándose en diferentes datos.

“Ahora todos pensamos en el mismo plan, único y compartido, porque la herramienta de programación nos permite ver de inmediato el impacto de una elección, no solo en una pequeña parte del plan que le concierne, sino en todo el plan de producción.” Timothée Méjane – Production Planner

Fiabilidad del plan de producción

Otra ventaja fundamental que ofrece el proyecto y el software CyberPlan es que hoy en día la planificación tiene en cuenta todos los parámetros que influyen en la programación de la producción: capacidad de los departamentos, disponibilidad de materiales y componentes, priorización, etc. Hay muchos parámetros que se tienen en cuenta cuando se lleva a cabo la planificación (el tiempo de entrega de cada fase, la llegada de la materia, la capacidad de producción de cada proveedor), todo esto aligera el panadero que antes se utilizaba en Excel en aspectos poco útiles, que hoy se definen automáticamente. Ahora que todo está bien parametrizado, el planificador puede confiar en el plan producido por CyberPlan y centrarse en las particularidades de este, para poder resolverlas.

El planificador gana mucho porque en lugar de constatar los problemas cuando suceden los ve llegar antes y puede encontrar soluciones, algo que antes no tenía ni la manera ni el tiempo de hacer.

“Ahora es posible rastrear rápidamente las causas de los tiempos de producción y modificar el plan en función de las prioridades. Antes, con muchos archivos Excel y con diferentes planificadores, era difícil entender ciertas situaciones” Pietro Colli – IS/IT Manager

Comunicarse mejor entre la planificación, el departamento de compras y los proveedores, pero también con la dirección

La adopción del software CyberPlan ha llevado a mejoras también desde el punto de vista de las comunicaciones, tanto hacia el exterior como hacia el interior de la empresa.

En concreto, se ha mejorado la comunicación con el departamento de compras, al que hoy se le proporciona un plan de necesidades con fechas objetivo determinadas y compartidas, útiles para obtener las materias primas a tiempo.

“CyberPlan, a través de la planificación de los pedidos terminados, también proporciona la planificación de la llegada de la materia y, por lo tanto, este aspecto nos permite comunicarnos mejor con el departamento de compras.” Aurelien Courtoux – Planning Manager

También se han producido mejoras en el procesamiento externo, los proveedores reciben planes de producción actualizados y precisos, lo que permite evitar errores y retrasos en las entregas. Por último, hoy en día es más fácil para la planificación informar y explicar el rendimiento a la dirección, ya que tienes un control total de lo que ha sucedido, lo que está sucediendo y lo que se producirá.

Las personas, la base del éxito de Manifattura Berluti

CyberPlan es el software APS que ayuda a Manifattura Berluti a mejorar su rendimiento productivo apoyando sus procesos de planificación. Pero la verdadera clave de este éxito son las personas que con visión de futuro e innovación han buscado y perseguido la mejora de sus procesos.

Una dirección que con perspicacia ha dotado a su empresa de herramientas para muchos aún poco conocidos pero estratégicos para competir en un mercado complejo como el de la moda. Y personas como Colli, Méjane y Courtoux que han hecho una contribución fundamental para llevar en solo seis meses una revolución innovadora dentro de una empresa altamente artesanal.

Manufactura Berluti, la excelencia en calzado de hombre

Manifattura Berluti es una empresa italiana propiedad en su totalidad de Berluti; la casa forma parte del grupo líder mundial del lujo LVMH, junto con otras 70 marcas que comparten tradición y prestigio. Manifattura Berluti tiene su sede en Ferrara, donde 250 empleados se ocupan de desarrollar y producir calzado y marroquinería para hombres.