Produzione artigianale, pianificazione avanzata: il successo di Manifattura Berluti

Manifattura Berluti, riferimento mondiale nella produzione artigianale di calzature e pelletteria nonché parte del gruppo Louis Vuitton Moët Hennessy, ha scelto di modernizzare gli strumenti a disposizione del reparto pianificazione della produzione. I risultati? Forte riduzione dei tempi di pianificazione e miglioramenti nella qualità del lavoro dei pianificatori, nelle performance aziendali e nella comunicazione sia verso l’interno che l’esterno dell’azienda.

Il racconto di questo progetto virtuoso viene fatto da tre prospettive diverse, quelle di Pietro Colli – IS/IT Manager, di Aurélien Courtoux – Planning Manager ed infine di Timothée Méjane – Production Planner.

 

Perché cambiare il modo di pianificare la produzione?

Per l’azienda con sede a Ferrara l’esigenza di migliorare il reparto pianificazione è nata dalla necessità di maggior flessibilità e di adattarsi ad un mercato in continuo cambiamento, che chiede sempre più novità stagionali.

L’alta frequenza nelle nuove collezioni richiede all’azienda continui aggiornamenti delle previsioni e rapidità nel fornire al mercato i nuovi prodotti. Spesso poi di questi ultimi si conoscono solo parzialmente i tempi di produzione, proprio per le novità introdotte. Questo aspetto rende molto difficile pianificare gli ordini in maniera precisa e puntuale e comporta l’esigenza di aggiornare con estrema regolarità tutti i piani di lavoro delle varie tappe della catena di produzione.

Questa esigenza di regolarità nel pianificare i vari reparti della produzione implicava un maggior carico di lavoro per il reparto di pianificazione. Ritrovatesi a pianificare su fogli Excel, le risorse del reparto erano spesso interamente assorbite da operazioni a basso valore.

L’Excel come strumento non dava visibilità sulle date di consegna e portava l’azienda a concentrarsi sul mantenere alta la produttività. Tuttavia, il fatto di concentrarsi sulla produttività rischiava spesso di compromettere il livello di servizio. Il principale obiettivo aziendale era dunque quello di riuscire a mantenere alti entrambi questi indicatori di performance, senza rinunciare ad uno dei due.

 

Innovare una produzione complessa

La produzione di Manifattura Berluti si può definire una produzione complessa. Infatti è caratterizzata da un alto tasso di artigianalità e da una collezione che si rinnova, anche se relativamente ad una sua parte, ogni sei mesi. Se una determinata parte del portafoglio prodotti è continuativa, un’altra parte di esso viene aggiornata e modificata a seconda della collezione. Ciò comporta che questi prodotti siano parzialmente sconosciuti in quanto a lead time di produzione, oltre al fatto che spesso alcuni componenti siano specifici di un singolo prodotto. A ciò bisogna aggiungere anche la variabilità data dall’elemento umano, che produce in maniera più irregolare rispetto ad un macchinario.

L’adozione di un software di Advanced Planning and Scheduling è quindi comparsa come soluzione ideale per poter gestire questa complessità, aggiornare quotidianamente i piani di produzione, con nuovi dati e parametri sui nuovi prodotti, liberando i pianificatori da operazioni ripetitive e calcoli complessi.

Vista la portata del progetto, il Gruppo leader mondiale nel settore del lusso ha richiesto una software selection tra diversi fornitori. I parametri di scelta sono stati principalmente la copertura dei requisiti di Manifattura Berluti, la qualità dimostrata in fase di software selection e i feedback delle aziende che già utilizzano questi sistemi. Il fornitore scelto grazie al soddisfacimento di questi requisiti è stata la società Cybertec con il famoso software CyberPlan.

Un progetto rapido, evolvere un reparto in sei mesi

L’implementazione di CyberPlan in Manifattura Berluti è avvenuta in maniera rapida ed efficace, tenendo conto di alcune particolarità dell’azienda dovute alla realtà unica oltre che a un settore complesso come quello della moda.

Una prima particolarità è stata l’alto tasso di artigianalità che caratterizza la produzione di Manifattura Berluti. Come suggerito dalla denominazione sociale stessa, la produzione di Ferrara si fonda sul saper fare e questo aspetto si riflette in una capacità produttiva non sempre facile da definire con esattezza. Il calcolo a capacità finita implementato in Manifattura Berluti ha tenuto conto anche di questo elemento.

Un altro aspetto di cui si è dovuto tener conto è stato la divisione della gamma prodotti in due parti: una rappresentata dai prodotti permanenti e una dai prodotti stagionali, che vengono prodotti in base alla collezione corrente e dunque sostituiti ogni sei mesi. Se dei primi si conoscono lead time e ciclo produttivo, per i secondi queste informazioni non sono sempre note e disponibili immediatamente.

Altra particolarità è rappresentata dagli ordini inviati dalla casa madre, i quali però non sono necessariamente i primi a dover essere prodotti e spediti. Alle volte infatti gli ordini provenienti da Parigi sono in anticipo, altre volte arrivano con carattere di urgenza. Ciò ha richiesto flessibilità da parte del programma, in modo da poter modificare rapidamente il piano di produzione e valutare gli scenari produttivi possibili.

Ulteriore difficoltà nel programmare il reparto produttivo è data dal fatto che in alcuni casi non si sa ancora ciò che verrà prodotto tra 2 o 3 mesi, periodo che però bisogna programmare in termini di capacità produttive sia interne che esterne. A tal riguardo è risultato estremamente utile lo strumento di forecast (o previsione) offerto da CyberPlan.

Infine anche la parte relativa alla materia ha richiesto particolare attenzione, in quanto alcuni pellami o componenti sono specifici di un prodotto unico, cosa che richiede un’attenta e precisa pianificazione tale da permettere un corretto incontro tra materiali. Senza quest’ultimo infatti è impossibile per l’artigiano realizzare il prodotto finito; l’implementazione del software APS ha però permesso a Manifattura Berluti di avere pieno controllo anche nei confronti del flusso dei materiali.

 

Benefici dopo sei mesi dal go-live

Il progetto ha avuto una durata complessiva di 6 mesi e già dopo un periodo altrettanto breve i benefici registrati sono stati notevoli. La revisione dei processi di pianificazione della produzione e l’adozione dell’applicativo CyberPlan hanno permesso infatti a Manifattura Berluti di rivoluzionare il dipartimento, traendo benefici che varcano la soglia dell’ufficio stesso e vanno a giovamento anche di colleghi e fornitori. Tutto ciò a soli sei mesi di distanza dalla fine del progetto.

 

Aumento del livello di servizio dopo pochi mesi

Dopo 6 mesi di progetto e a soli 6 mesi dal go-live il già ottimo livello di servizio è migliorato del 12%, e ciò è avvenuto senza intaccare il livello di produttività. Questo aumento nella puntualità delle consegne è stato apprezzato anche dalla casa madre francese, così come è stata valutata positivamente la tempestività ottenuta nella comunicazione di aggiornamenti riguardo le previsioni delle consegne. Anche la capacità di prevedere scenari per le collezioni continuative e per quelle stagionali è stato un miglioramento importante per Manifattura Berluti.

“Uno degli strumenti che non avevamo prima nella nostra pianificazione, ma che adesso grazie a CyberPlan possiamo utilizzare, è quello del forecast. Questo strumento di previsione ci dà un enorme vantaggio rispetto a prima.” Timothée Méjane – Production Planner

 

Forte riduzione dei tempi di pianificazione e maggiore qualità del piano

Manifattura Berluti è riuscita a rivoluzionare il lavoro del reparto di pianificazione. Il tempo liberato nell’ufficio pianificazione è stato forse il più grosso successo: anziché aver bisogno del lavoro su Excel da parte di diversi pianificatori per un’intera settimana, adesso una persona sola in un pomeriggio riesce a creare diversi scenari simulativi, trovare il migliore e condividerlo con tutti. Ciò lascia molto più tempo ai pianificatori per le attività ad alto valore aggiunto, per risolvere eventuali criticità, per parlare con i terzisti, per parlare con il reparto acquisti, eccetera.

Prima di CyberPlan infatti il team di pianificazione lavorava su fasi separate del flusso e mancava dunque di una pianificazione condivisa: c’era chi si occupava della prima parte, chi della parte centrale e chi della parte riguardante le spedizioni. Ciò avveniva in momenti diversi e basandosi su dati differenti.

“Adesso ragioniamo tutti sullo stesso piano, unico e condiviso, perché il tool di schedulazione ci consente di vedere subito l’impatto di una scelta, non solo su una piccola parte del piano che lo riguarda, ma sull’intero piano di produzione.” Timothée Méjane – Production Planner

Affidabilità del piano di produzione

Un altro vantaggio fondamentale offerto dal progetto e dal software CyberPlan riguarda il fatto che oggi la pianificazione tiene conto di tutti i parametri che influiscono sulla programmazione della produzione: capacità dei reparti, disponibilità dei materiali e componenti, prioritizzazione, etc. Ci sono tanti parametri che vengono presi in conto quando viene svolta la pianificazione (il lead time di ogni fase, l’arrivo della materia, la capacità produttiva di ogni fornitore) tutto ciò alleggerisce il panificatore che prima su Excel era impiegato su aspetti poco utili, che oggi vengono definiti automaticamente. Adesso che tutto è parametrizzato bene il pianificatore può fidarsi del piano prodotto da CyberPlan e concentrarsi sulle particolarità di questo, per poterle risolvere.

Il pianificatore ci guadagna molto perché invece di constatare i problemi quando succedono li vede arrivare in anticipo e può trovare delle soluzioni, cosa che prima non aveva né il modo, né il tempo di fare.

“Adesso è possibile risalire velocemente alle cause dei tempi di produzione e modificare il piano in funzione delle priorità. Prima, con molti file Excel e con diversi pianificatori, era difficile capire determinate situazioni” Pietro Colli – IS/IT Manager

 

Comunicare meglio tra pianificazione, ufficio acquisti e fornitori ma anche con la dirigenza

L’adozione del software CyberPlan ha portato a miglioramenti anche dal punto di vista delle comunicazioni, sia verso l’esterno che l’interno dell’azienda.

Nello specifico è migliorata la comunicazione con il reparto acquisti, al quale oggi viene fornito un piano dei fabbisogni con date obiettivo certe e condivise, utili per ottenere le materie prime in tempo.

“CyberPlan, tramite la pianificazione degli ordini finiti, fornisce anche la pianificazione dell’arrivo della materia e quindi questo aspetto ci permette di comunicare meglio con il reparto acquisti.” Aurelien Courtoux – Planning Manager

Ci sono stati miglioramenti anche per quanto riguarda le lavorazioni esterne, i fornitori ricevono piani di produzione aggiornati e precisi, che permettono di prevenire errori e ritardi nelle consegne. Infine oggi è più facile per la pianificazione riferire e spiegare le performance alla dirigenza, in quanto si ha il pieno controllo di cosa è successo, cosa sta avvenendo e cosa verrà prodotto.

Le persone, alla base del successo di Manifattura Berluti

CyberPlan è il software APS che supporta Manifattura Berluti nel migliorare le proprie performance produttive supportandone i processi di pianificazione. Ma la vera chiave di questo successo sono le persone che con lungimiranza e innovazione hanno ricercato e perseguito il miglioramento dei propri processi.

Una direzione che con perspicacia ha dotato la propria azienda di strumenti per molti ancora poco conosciuti ma strategici per competere in un mercato complesso come quello del fashion. E persone come Colli, Méjane e Courtoux che hanno dato un contributo fondamentale per portare in soli sei mesi una rivoluzione innovativa all’interno di un’azienda fortemente artigianale.

Manifattura Berluti, l’eccellenza nelle calzature da uomo

Manifattura Berluti è una società italiana interamente posseduta da Berluti; la maison fa parte del gruppo leader mondiale del lusso LVMH, assieme ad altri 70 brand accomunati da tradizione e prestigio. Manifattura Berluti ha sede a Ferrara, dove 250 addetti si occupano di sviluppare e produrre calzature e pelletteria per uomo.