El reto al que se enfrenta todo gestor de proyectos es alcanzar los objetivos utilizando los recursos disponibles y respetando las limitaciones que impone el medio ambiente. De ello se deduce que la planificación de los recursos, escasos por definición, representa un aspecto crucial de la gestión de proyectos, especialmente cuando se trata de recursos humanos dada la complejidad y el número de variables en juego.
Para tener bajo control todas estas variables, existen herramientas para rastrear las actividades de los equipos, las hojas de tiempo, y combinando sus funcionalidades con soluciones para la gestión de proyectos permiten responder a la necesidad de planificar los recursos.
Quées la Gestión de Proyectos
Gestionar un proyecto significa coordinar el análisis, el diseño, la planificación y la realización de los objetivos del proyecto en sí, supervisando todas sus fases evolutivas, respetando las limitaciones precisas del proyecto.
Una tarea que no es trivial, ya que requiere competencias transversales y una férrea disciplina para respetar las limitaciones impuestas por los plazos, el presupuesto y los recursos disponibles. Por esta razón, es necesario equiparse con herramientas de gobierno y, por lo tanto, combinar los sistemas de gestión de personal con el software tradicional de gestión de proyectos.
La importancia de los sistemas de gestión de personal
Para respetar las limitaciones impuestas por los recursos, es esencial planificarlos cuidadosamente y, por lo tanto, es necesario poder disponer de toda la información que normalmente está presente en los sistemas de gestión.
Cuando los recursos son los colaboradores, la información relevante suele ser tratada por los sistemas de gestión de personal, aplicaciones que rigen la disponibilidad o indisponibilidad de los recursos en el tiempo y en el espacio, la competencia de los recursos y, en consecuencia, su aptitud para realizar la tarea a la que deben asignarse.
Pero para planificar correctamente también es necesario hacer un balance puntual, es decir, rastrear las actividades que se han llevado a cabo en el proyecto y en las actividades que lo componen para comprender el progreso de las actividades y cualquier retraso en los tiempos esperados.
Normalmente, las herramientas que permiten el resumen de las actividades se denominan «hojas de tiempo». Poder disponer de las hojas de tiempo de sus colaboradores aporta evidentes ventajas en términos de:
- Análisis de la productividad;
- Análisis de costes;
- Seguimiento de las actividades.
Las ventajas de ZTimesheet y de la suite Zucchetti HR
Existen varios tipos de hojas de tiempo, desde los sistemas de papel más primitivos en forma de etiquetas y registros compilados a mano hasta software específicos que ofrecen una gran variedad de funciones y que permiten automatizar muchas de las actividades realizadas generalmente por el departamento de recursos humanos.
Entre estos dos extremos también hay espacio para software con hojas de cálculo, como Excel, muy populares gracias a su facilidad de uso y a los bajos costes de implementación. Además, son apreciados porque también proporcionan un mínimo de funciones de análisis y automatización de datos.
Entre las soluciones ad hoc, encontramos ZTimesheet, el software para la gestión de hojas de tiempo de Zucchetti. ZTimesheet Zucchetti tiene el objetivo de gobernar todo el proceso de contabilización de las actividades laborales, poniendo a disposición:
- Funciones de recopilación específicas con respecto al contexto de uso, representadas por el grupo de población y el negocio de referencia de sus usuarios;
- Procesos (workflow) de autorización o gestión de los datos por parte de las figuras relevantes definidas por el modelo organizativo de la empresa;
- Diferentes metodologías de valorización de las actividades, puntuales derivadas del payroll o estándar por tarea, seniority y así sucesivamente.
La máxima eficiencia de ZTimesheet se logra gracias a la sinergia nativa con los otros sistemas de gestión de personal presentes en la suite Zucchetti HR. De hecho, opera en una base de datos única con las aplicaciones de gestión de asistencia/ausencia, gestión del capital humano, gestión de viajes y procesamiento de nóminas.
Cómo potenciar ZTimesheet con CyberPlan RSP
La ya amplia cartera de funciones ofrecida por ZTimesheet se puede mejorar aún más si se integra con CyberPlan RSP, el software para la gestión de proyectos de Cybertec, especialmente útil para la planificación y el seguimiento de los recursos.
CyberPlan RSP es la solución ideal para los Master Planners que necesitan saber en todo momento sobre qué actividades y proyectos está asignado su equipo. De hecho, permite gestionar los recursos a través de herramientas útiles, como calendarios de trabajo, equipos a los que pertenecen sobre la base de habilidades específicas e indicadores visuales que resaltan actividades ya programadas, reuniones o vacaciones. Todo ello integrando los datos en una única solución amplificando el control sobre ellos.
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