Die Herausforderung, der sich jeder Projektmanager stellen muss, besteht darin, die Ziele zu erreichen, indem er die verfügbaren Ressourcen nutzt und die Einschränkungen der Umwelt respektiert. Daraus folgt, dass die per Definition knappe Ressourcenplanung ein entscheidender Aspekt des Projektmanagements ist, insbesondere wenn es um die Humanressourcen geht, angesichts der Komplexität und Anzahl der beteiligten Variablen.
Um all diese Variablen unter Kontrolle zu halten, gibt es Tools zur Verfolgung der Teamaktivitäten, Arbeitszeittabellen, und die Kombination ihrer Funktionen mit Lösungen für das Projektmanagement ermöglicht es, auf die Notwendigkeit der Ressourcenplanung zu reagieren.
Wasist Projektmanagement
Ein Projekt zu verwalten bedeutet, die Analyse, Planung, Planung und Umsetzung der Projektziele selbst zu koordinieren und alle Entwicklungsphasen unter Einhaltung präziser Projektbeschränkungen zu überwachen.
Eine nicht triviale Aufgabe, da sie übergreifende Fähigkeiten und strenge Disziplin bei der Einhaltung der Einschränkungen erfordert, die durch den Zeitplan, das Budget und die zur Verfügung stehenden Ressourcen auferlegt werden. Aus diesem Grund ist es notwendig, sich mit Steuerungsinstrumenten auszustatten und daher neben der traditionellen Projektmanagementsoftware auch die Personalmanagementsysteme zu unterstützen.
Die Bedeutung von Personalmanagementsystemen
Um die von den Ressourcen auferlegten Einschränkungen einzuhalten, ist eine sorgfältige Planung unerlässlich und es ist daher notwendig, über alle Informationen zu verfügen, die typischerweise in den Managementsystemen vorhanden sind.
Wenn es sich bei den Ressourcen um Mitarbeiter handelt, werden die relevanten Informationen typischerweise von Personalmanagementsystemen verarbeitet, Anwendungen, die die Verfügbarkeit oder Nichtverfügbarkeit von Ressourcen in Zeit und Raum, die Kompetenz der Ressourcen und folglich ihre Eignung für die Ausführung der zugewiesenen Aufgabe regeln.
Aber um richtig planen zu können, ist es auch notwendig, die Aktivitäten, die am Projekt durchgeführt wurden, und die Aktivitäten, aus denen es besteht, genau zu erfassen, um den Fortschritt der Aktivitäten und eventuelle Verzögerungen bei den erwarteten Zeiten zu erfassen.
Normalerweise werden die Instrumente, die die Abrechnung der Aktivitäten ermöglichen, als “Arbeitszeitblatt” bezeichnet. Die Möglichkeit, über die Arbeitszeitblätter der eigenen Mitarbeiter zu verfügen, bringt offensichtliche Vorteile in Bezug auf:
- Produktivitätsanalyse;
- Kostenanalyse;
- Aktivitätsverfolgung.
Die Vorteile von ZTimesheet und der Zucchetti HR Suite
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitszeitnachweisen, von den primitivsten papierbasierten Systemen in Form von handgefüllten Karten und Registern bis hin zu spezieller Software, die eine Vielzahl von Funktionen bietet und es ermöglicht, viele der Aufgaben zu automatisieren, die im Allgemeinen von der Personalabteilung ausgeführt werden.
Zwischen diesen beiden Extremen findet sich auch Software mit Tabellenkalkulationen wie Excel, die aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit und niedrigen Implementierungskosten weit verbreitet sind. Darüber hinaus werden sie geschätzt, weil sie auch ein Minimum an Datenanalyse- und Automatisierungsfunktionen bieten.
Unter den Ad-hoc-Lösungen finden wir ZTimesheet, die Zeiterfassungssoftware von Zucchetti. ZTimesheet Zucchetti hat sich zum Ziel gesetzt, den gesamten Prozess der Abrechnung der Arbeitstätigkeiten zu regeln, indem Folgendes zur Verfügung gestellt wird:
- Spezifische Sammelfunktionen in Bezug auf den Nutzungskontext, der durch den Bevölkerungscluster und das Referenzgeschäft seiner Benutzer dargestellt wird;
- Prozesse (Workflows) zur Genehmigung oder Verwaltung der Daten durch die relevanten Personen, die im Organisationsmodell des Unternehmens definiert sind;
- Unterschiedliche Methoden zur Bewertung der Aktivitäten, punktuell aus der Gehaltsabrechnung oder Standard für Aufgabe, Seniorität und so weiter.
Die maximale Effizienz von ZTimesheet wird durch die native Synergie mit den anderen Personalverwaltungssystemen der Zucchetti HR-Suite erreicht. Es arbeitet in der Tat in einer einzigen Datenbank mit Anwendungen für die Verwaltung von Anwesenheiten/Abwesenheiten, die Verwaltung des Humankapitals, die Verwaltung von Reisen und die Lohnabrechnung.
So verbessern Sie ZTimesheet mit CyberPlan RSP
Das bereits umfangreiche Funktionsportfolio von ZTimesheet kann durch die Integration mit CyberPlan RSP, der Projektmanagement-Software von Cybertec, die besonders nützlich für die Ressourcenplanung und -überwachung ist, weiter ausgebaut werden.
CyberPlan RSP ist die ideale Lösung für Masterplaner, die jederzeit wissen müssen, welchen Aufgaben und Projekten ihr Team zugeordnet ist. Es ermöglicht die Verwaltung von Ressourcen durch nützliche Tools wie Arbeitskalender, Mitgliederteams auf der Grundlage spezifischer Fähigkeiten und visueller Indikatoren, die bereits geplante Aktivitäten, Besprechungen oder Ferien hervorheben. All dies, indem die Daten in einer einzigen Lösung integriert werden und die Kontrolle über sie verstärkt wird.
Erfahren Sie in der Broschüre, wie CyberPlan RSP Ihnen beim Projektmanagement helfen kann.