Una de las primeras cosas a tener en cuenta antes de empezar a gestionar un proyecto es que la planificación lleva tiempo, pero no por ello significa que sea un desperdicio de recursos. Sin embargo, si tienes la impresión de estar siempre actualizando hojas de cálculo, buscando la brújula entre mil post-it pegados a la agenda y al escritorio y tu semana está marcada por interminables reuniones de alineación con el equipo, tal vez no estés utilizando las herramientas adecuadas.
De hecho, existen herramientas específicas para la gestión de proyectos que sirven precisamente para apoyar a las personas o a los equipos en la organización y en la gestión eficaz de los proyectos y de las actividades. Estos se pueden personalizar para satisfacer las necesidades de equipos de diferentes tamaños y con diferentes objetivos.
Las herramientas de este tipo son especialmente útiles cuando se trata de gestionar tareas multiproyecto o grupos de proyectos con objetivos más amplios, ya que ofrecen funciones avanzadas para realizar un seguimiento de las actividades a un nivel más alto a través de vistas de trabajo flexibles y gestión de recursos multifuncionales, y para supervisar cómo interactúa cada proyecto con los demás con la ayuda de paneles e informes.
Quées la gestión de proyectos
La gestión de proyectos es el conjunto de procesos que sirven para llevar a cabo un proyecto, respetando los objetivos y las limitaciones de tiempo, presupuesto y recursos.
Su tarea es planificar y coordinar las actividades de back y front office que componen un proyecto, aplicando conocimientos, actitudes, herramientas y técnicas a todas sus fases. Al hacerlo, trata de minimizar el factor de riesgo, previendo peligros y problemas.
El proyecto se gestiona elaborando un plan detallado para alcanzar objetivos específicos y resultados concretos. La consecución de los objetivos es posible gracias a la definición de algunas etapas intermedias que permiten avanzar de forma gradual.
El diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es probablemente la herramienta más fácilmente asociada con la gestión de proyectos. Se trata de un gráfico muy útil para visualizar, representar y realizar un seguimiento de los plazos y el progreso de un proyecto, lo que permite una comprensión rápida de los elementos que componen un proyecto. Su versatilidad hace que pueda representar proyectos de diferentes tipos y tamaños. Es útil en empresas multiproyecto, cuando hay varios proyectos que se llevan a cabo en paralelo.
Se utiliza en diferentes fases del proyecto: en la fase inicial forma parte del plan de gestión del proyecto junto con otros documentos y ayuda a la planificación, en la fase de ejecución supervisa el progreso y las desviaciones de lo planificado.
Una ventaja introducida por el diagrama de Gantt es la subdivisión del proyecto en tareas más pequeñas, lo que permite controlar la dependencia entre ser. De esta manera, los miembros del equipo se hacen más responsables, porque tienen indicaciones sobre los vínculos entre las actividades y cómo los retrasos de una afectan a las otras. En general, facilita la comunicación manteniendo actualizado a todo el equipo sobre el estado del proyecto y ayuda a que el equipo y la dirección acuerden qué hacer para alcanzar los objetivos.
En resumen, gracias a su naturaleza gráfica, es fácil crearlo y mantenerlo actualizado, y puede ofrecer un gran apoyo en la gestión de proyectos, especialmente si utiliza un software especial para gestionarlo.
Metodología ágil
La metodología ágil nació en la industria del software y luego se extendió a muchos otros sectores. Se basa en 12 principios recogidos en un manifiesto y tiene como objetivo aumentar la colaboración en el equipo para una mayor eficiencia. El método ágil representa una alternativa al enfoque waterfall para agilizar los procesos e identificar y corregir de forma más rápida los errores y defectos, por lo que es excelente cuando se quieren alcanzar los objetivos de forma rápida.
En la metodología ágil, el trabajo se basa en sesiones cortas llamadas «sprints», breves impulsos de actividad que se repiten de forma continua, en los que el equipo intenta hacer todo lo posible antes de pasar a la siguiente fase. La repetición hace que sea fácil optimizar los procesos, identificar los problemas y centrar los objetivos. El equipo se divide en grupos más pequeños y, en consecuencia, más centrados, que a menudo se reúnen para discutir objetivos específicos, flexibilizando el trabajo y facilitando las acciones correctivas. Por lo tanto, los equipos ágiles son más eficaces porque satisfacen mejor las necesidades cambiantes de los clientes y son capaces de entregar los proyectos más rápido.
En esencia, las principales ventajas de la metodología ágil son:
- Soluciones desarrolladas rápidamente y tiempos de entrega reducidos.
- Reducción del desperdicio.
- Flexibilidad para adaptarse al cambio.
- Marco optimizado y procesos optimizados.
- Colaboración y feedback frecuentes y constantes.
Dados los procesos menos formales en los que se basa el método ágil, este enfoque no siempre es adecuado para grandes empresas con estructuras más tradicionales y puede no ser adecuado en el caso de grandes proyectos donde es difícil estimar el tiempo.
Método Waterfall
El método waterfall (en cascada) se basa en una serie de fases secuenciales, donde cada tarea de un proyecto sigue a la anterior de forma continua. Es adecuado para proyectos que parten de requisitos claros y bien definidos, para los que no se esperan cambios.
Este método se utiliza para desarrollar con un enfoque lineal y secuencial el ciclo de vida del proyecto. Es un método paso a paso, donde las fases no se superponen y cada una debe estar terminada antes que la anterior, ya que la salida de cada fase se convierte en la entrada de la siguiente fase.
Consta de cinco fases:
- Análisis de los requisitos: identificados y analizados de forma precisa para tenerlos claros y entender la viabilidad del proyecto.
- Diseño: el proyecto se divide en las distintas actividades y se define cómo llevarlas a cabo.
- Desarrollo: fase en la que se desarrolla el proyecto.
- Test: para detectar problemas en la salida a resolver.
- Liberación: la salida se introduce en el mercado.
El software con herramientas para la gestión de proyectos
Aprovechar y ampliar el potencial de estas herramientas y metodologías es posible gracias a un software específico para la gestión de proyectos. Hay muchas propuestas en el mercado, pero la elección solo puede depender de las necesidades de cada empresa. Por lo general, los factores que se tienen en cuenta son: número de usuarios, características clave requeridas, escalabilidad y facilidad de uso.
En el caso de empresas que se ocupan de actividades multiproyecto, las funcionalidades buscadas pueden referirse a:
- Planificación y programación de las actividades a través de flujos de trabajo y calendarios.
- Colaboración para mejorar la comunicación con el equipo, lo que permite asignar tareas, comentar, organizar paneles y aprobar cambios, todo sin la necesidad de interminables intercambios de correos electrónicos.
- Evaluación de la productividad a través de una gestión eficiente de los recursos.
- Planificación estratégica de los recursos en función de las habilidades.
- Posibilidad de planificar escenarios e introducir pedidos de previsiones.
CyberPlan RSP ofrece todas estas funciones y mucho más. Tanto si eres el director de proyecto de una oficina técnica como el jefe de proyecto de una consultoría, tendrás la posibilidad de crear diagramas de Gantt interactivos para planificar los proyectos en detalle, calendarios cortos que apoyen la metodología Agile y gráficos que resalten las actividades a cargo de los recursos y el progreso de los proyectos.