L’une des premières choses à garder à l’esprit avant de commencer à gérer un projet est que la planification prend du temps, mais cela ne signifie pas pour autant qu’il s’agit d’un gaspillage de ressources. Cependant, si vous avez l’impression de toujours mettre à jour des feuilles de calcul, de chercher la boussole parmi les milliers de post-it attachés à l’ordre du jour et au bureau et que votre semaine est rythmée par d’innombrables réunions d’alignement avec l’équipe, vous n’utilisez peut-être pas les bons outils.
Il existe en effet des outils dédiés à la gestion de projet qui servent précisément à soutenir les personnes ou les équipes dans l’organisation et la gestion efficace des projets et des activités. Ceux-ci peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins d’équipes de différentes tailles et avec des objectifs différents.
Des outils de ce type sont particulièrement utiles lorsque vous devez gérer des activités multiprojets ou des groupes de projets avec des objectifs plus larges, car ils offrent des fonctionnalités avancées pour suivre les activités à un niveau plus élevé grâce à des vues de travail flexibles et à une gestion des ressources interfonctionnelle, et pour surveiller la façon dont chaque projet interagit avec les autres à l’aide de tableaux de bord et de rapports.
Qu’est-ce que la gestion de projet
La gestion de projet est l’ensemble des processus qui servent à réaliser un projet, en respectant les objectifs et les contraintes de temps, de budget et de ressources.
Sa tâche est de planifier et de coordonner les activités de back-office et de front-office qui composent un projet, en appliquant les connaissances, les aptitudes, les outils et les techniques à toutes ses phases. Ce faisant, il cherche à minimiser le facteur de risque, en prévoyant les dangers et les problèmes.
Le projet est géré en élaborant un plan détaillé pour atteindre des objectifs spécifiques et des résultats concrets. La réalisation des objectifs est rendue possible par la définition de certaines étapes intermédiaires qui permettent d’avancer progressivement.
Le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est selon toute vraisemblance l’outil le plus facilement associé à la gestion de projet. Il s’agit d’un graphique très utile pour visualiser, représenter et suivre le calendrier et l’état d’avancement d’un projet, permettant une compréhension rapide des éléments qui composent un projet. Sa polyvalence lui permet de représenter des projets différents par type et taille. Il est utile dans les entreprises multiprojets, lorsqu’il y a plusieurs projets menés en parallèle.
Il est utilisé dans différentes phases du projet : dans la phase initiale, il fait partie du plan de gestion de projet avec d’autres documents et aide à la planification, dans l’exécution, il surveille l’avancement et les écarts par rapport à ce qui est prévu.
Un avantage introduit par le diagramme de Gantt est la division du projet en activités plus petites, ce qui permet de surveiller la dépendance entre être. De cette façon, les membres de l’équipe sont plus responsables, car ils ont des indications sur les liens entre les activités et sur la manière dont les retards de l’une affectent les autres. En général, il facilite ensuite la communication en tenant toute l’équipe informée de l’état d’avancement du projet et aide à mettre d’accord l’équipe et la direction sur ce qu’il faut faire pour atteindre les objectifs.
En bref, grâce à sa nature graphique, il est facile de le créer et de le tenir à jour et peut offrir un grand soutien dans la gestion de projets, surtout si vous utilisez des logiciels spéciaux pour le gérer.
Méthodologie Agile
La méthodologie agile est née dans l’industrie du logiciel pour ensuite se répandre dans de nombreux autres secteurs. Il est basé sur 12 principes rassemblés dans un manifeste et vise à accroître la collaboration au sein de l’équipe pour une plus grande efficacité. La méthode agile représente une alternative à l’approche waterfall pour rationaliser les processus et identifier et corriger plus rapidement les erreurs et les défauts, ce qui est idéal lorsque vous souhaitez atteindre les objectifs rapidement.
Dans la méthodologie agile, le travail est basé sur de courtes sessions appelées « sprints », de courtes impulsions d’activités qui se répètent de manière continue dans lesquelles l’équipe essaie de faire le plus possible avant de passer à la phase suivante. La répétition permet d’optimiser facilement les processus, d’identifier les problèmes et de cibler les objectifs. L’équipe est divisée en groupes plus petits et donc plus ciblés, qui se réunissent souvent pour discuter d’objectifs spécifiques, ce qui rend le travail plus flexible et facilite les actions correctives. Les équipes agiles sont donc plus efficaces car elles répondent mieux aux besoins changeants des clients et sont capables de livrer les projets plus rapidement.
Fondamentalement, les principaux avantages de la méthodologie agile sont :
- Des solutions développées rapidement et des délais de livraison réduits.
- Réduction des déchets.
- Flexibilité dans l’adaptation au changement.
- Cadre simplifié et processus optimisés.
- Collaboration et feedback fréquents et constants.
Compte tenu des processus moins formels sur lesquels repose la méthode agile, cette approche n’est pas toujours adaptée aux grandes entreprises avec des structures plus traditionnelles et peut ne pas convenir dans le cas de grands projets où il est difficile d’estimer le temps.
Méthode Waterfall
La méthode waterfall (cascade) est basée sur une série de phases séquentielles, où chaque tâche d’un projet suit la précédente de manière continue. Il convient aux projets qui partent d’exigences claires et bien définies, pour lesquels aucun changement n’est attendu.
Cette méthode est utilisée pour développer avec une approche linéaire et séquentielle le cycle de vie du projet. Il s’agit d’une méthode étape par étape, où les phases ne se chevauchent pas et chacune doit être terminée avant la précédente car la sortie de chaque phase devient l’entrée de la phase suivante.
Il se compose de cinq phases :
- Analyse des exigences : identifiées et analysées avec précision pour les clarifier et comprendre la faisabilité du projet.
- Conception : le projet est divisé en différentes activités et définit comment les réaliser.
- Développement : phase dans laquelle le projet est réalisé.
- Test : pour détecter les problèmes dans la sortie à résoudre.
- Libération : la sortie est mise sur le marché.
Les logiciels avec des outils pour la gestion de projet
Exploiter et amplifier le potentiel de ces outils et méthodologies est possible grâce à des logiciels spécifiques pour la gestion de projet. Il existe de nombreuses propositions sur le marché, mais le choix ne peut que dépendre des besoins de chaque entreprise. Habituellement, les facteurs pris en compte sont : le nombre d’utilisateurs, les fonctionnalités clés requises, l’évolutivité et la facilité d’utilisation.
Dans le cas des entreprises qui s’occupent d’activités multiprojets, les fonctionnalités recherchées peuvent concerner :
- Planification et programmation des activités à travers des workflows et des calendriers.
- Collaboration pour améliorer la communication avec l’équipe, permettant d’assigner des tâches, de commenter, d’organiser des tableaux de bord et d’approuver des changements, le tout sans avoir besoin d’échanges d’e-mails infinis.
- Évaluation de la productivité grâce à une gestion efficace des ressources.
- Planification stratégique des ressources en fonction des compétences.
- Possibilité de planifier des scénarios et d’entrer des commandes prévisionnelles.
CyberPlan RSP offre toutes ces fonctionnalités et bien plus encore. Que vous soyez le chef de projet d’un bureau technique ou le chef de projet d’un cabinet de conseil, vous aurez la possibilité de créer des diagrammes de Gantt interactifs pour planifier en détail les projets, des calendriers courts à l’appui de la méthodologie Agile et des graphiques qui mettent en évidence les activités en charge des ressources et l’avancement des projets.