La gestión de proyectos permite gestionar los proyectos de manera más eficiente. Entre la teoría y la práctica, la diferencia a menudo la hace el uso de un software de gestión de proyectos, que simplifica la gestión de un proyecto en todas sus fases. Veamos por qué utilizarlo y qué características debería tener.
Quées la gestión de proyectos
Hay un aspecto cada vez más importante para todas aquellas empresas que aspiran a afrontar con éxito el entorno económico global desarrollando una ventaja competitiva sobre sus adversarios.
Se trata de la gestión de proyectos, un conjunto de actividades que tienen como objetivo gestionar todas las fases de un proyecto analizando, diseñando, planificando y realizando sus actividades.
Vinculado al Project Management está la figura de Project Manager, que coordina y controla las actividades y las personas involucradas, supervisando todos los aspectos de un proyecto y asegurando el logro de los objetivos respetando las limitaciones de tiempo, presupuesto y recursos.
Por lo tanto, la tarea del Project Manager no es fácil, ya que requiere muchas habilidades diferentes para gestionar mejor los recursos y organizar los proyectos. Afortunadamente, sin embargo, existen herramientas específicas que ayudan al Project Manager y a su equipo a simplificar este trabajo.
Quées un software de gestión de proyectos
Los softwares de gestión de proyectos son herramientas para la gestión eficiente de proyectos. Para entender su utilidad y potencial, hay que pensar en el hecho de que los proyectos suelen ser complejos y constan de fases, cada una con una serie de acciones a realizar.
Este software es útil en las fases iniciales porque permite planificar y organizar el trabajo a nivel de los recursos a utilizar. Permiten planificar los plazos del proyecto y asignar el presupuesto en función de las actividades a realizar. También son útiles para supervisar los resultados en dos momentos diferentes, tanto durante el trabajo como al final del proyecto.
Dada la creciente importancia reconocida a la gestión de proyectos, hoy en día ya no son solo las grandes empresas de software las que ofrecen herramientas de este tipo, sino que la oferta del mercado se ha diversificado y ampliado para incluir opciones con diferentes características y precios. Orientarse entre un catálogo amplio puede ser difícil, por lo que puede ser útil centrarse en las características más importantes que debe tener el software.
Las características del software para la gestión de proyectos
Al elegir un software de gestión de proyectos, no se puede prescindir de la posibilidad de que el software sea colaborativo. Esto permite que todo el equipo pueda interactuar en la gestión de un proyecto, mantenerse actualizado sobre el progreso de las actividades y comunicarse en tiempo real con todas las personas involucradas.
Dado que la gestión de proyectos se basa en una gestión de recursos que respete las limitaciones, otra característica a buscar en la solución es la posibilidad de gestionar los recursos de forma estratégica, organizándolos en grupos de actividades, supervisando el tiempo y el presupuesto y teniendo siempre bajo control los plazos y la disponibilidad u otras actividades programadas.
Otro aspecto importante es que la interfaz sea intuitiva, de modo que a través de gráficos, KPI e indicadores siempre sea posible controlar el progreso del proyecto.
Por último, no hay que subestimar el aspecto de la integración, eligiendo una solución que se pueda integrar de manera ágil con otras soluciones y sistemas ya en uso en la empresa.
Por qué utilizar un software para la gestión de proyectos
Por lo tanto, un software de gestión de proyectos ayuda a los responsables y equipos de diferentes áreas y sectores a gestionar un proyecto en todas sus fases. A pesar del hecho de que los proyectos se gestionan todos los días en las empresas más diversas, por su naturaleza tienen en común el hecho de que siempre están formados por las mismas fases que no cambian. Y es precisamente durante estas fases que el software es útil.
En general, la primera fase es la de puesta en marcha, en la que el proyecto se establece y se inicia; luego viene el diseño y la planificación donde se identifican los requisitos; siguen la fase operativa, que es más de ejecución, durante la cual se alcanzan los resultados que se monitorean en la fase de control, para asegurarse de que estén alineados con los requeridos; finalmente, en la fase de finalización se liberan los resultados.
El software permite planificar y coordinar las acciones y tareas y facilita la gestión de todas estas fases de forma sencilla, teniendo bajo control datos, plazos y estadísticas de los resultados relativos al proyecto en un único sistema de gestión. De esta forma minimiza los esfuerzos y optimiza los resultados.
En concreto, se reducen los riesgos de cometer errores, costes innecesarios y pérdidas de tiempo. Aumentan la satisfacción del cliente final y la motivación del equipo que está satisfecho de operar en un entorno organizado. De esta manera, la empresa hace crecer equipos cada vez más capaces de responder a diferentes demandas de los clientes en términos de complejidad y desarrolla más capacidad organizativa y mayor capacidad de previsión gracias al seguimiento y control.
Los riesgos del software para la gestión de proyectos
Como vemos, las empresas que recurren a los softwares de Project Management los utilizan para planificar, asignar recursos, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso. Sin embargo, a veces estos procesos no funcionan sin problemas, pero pueden tener lagunas que llevan a los proyectos a fracasar. Esto se debe a que algunas plataformas no rastrean quién es responsable de qué, no supervisan los resultados obtenidos y, en general, no ofrecen un enfoque coherente para la planificación y ejecución de los proyectos.
Además del propio software, otros problemas pueden derivarse de la forma en que los usuarios se acercan a la herramienta. En particular, surgen en estos casos:
- Selección no realizada por todo el equipo, sino solo por el gerente, que puede no incluir todas las funciones y herramientas que el grupo de trabajo necesitará.
- Implementación apresurada, cuando en cambio es un proceso que requiere tiempo, especialmente cuando se introduce una nueva herramienta que el equipo no conoce y aprender a usarla lleva tiempo. Por eso es aún más importante involucrar al equipo desde el principio.
- Si la herramienta es demasiado complicada y las funciones clave como asignar una tarea o crear una lista son poco intuitivas, el proceso se ralentiza.
- Demasiado caro debido a las numerosas funciones y opciones que tal vez no se utilizan.
Software de gestión de proyectos: Cloud vs On-Premise
También en el ámbito del software de gestión de proyectos, son muchas las empresas que se preguntan cuál es la mejor opción entre Cloud y On-Premise.
En el caso de On-Premise, el software se instala localmente en un servidor corporativo o en un ordenador, y funciona sobre la base de una licencia firmada entre el proveedor y el usuario. Una vez adquirido, por lo general no conlleva costes adicionales, pero hacer accesible el programa a numerosos usuarios requiere la compra de varias licencias. Debe mantenerse siempre actualizado para prevenir riesgos y amenazas a la seguridad, requiriendo trabajo adicional para quienes se ocupan de los sistemas de TI en la empresa. Una ventaja de un software On-Premise se refiere a una mayor protección de la privacidad, ya que los datos registrados por el software permanecen siempre en posesión y bajo el control directo del usuario.
Un software en la nube está instalado en el servidor del proveedor y se puede acceder de forma remota a través de Internet. En consecuencia, para acceder a un servicio en la nube siempre es necesario disponer de una conexión a Internet. El mantenimiento y la instalación de actualizaciones es responsabilidad de la empresa proveedora y el usuario final tiene menos responsabilidad. Pero al mismo tiempo, los datos salen de los servidores de la empresa y hay que renunciar al control total sobre la información sensible. En cuanto al coste, el de un software Cloud tiende a ser más bajo y suele funcionar como si fuera una suscripción
Teniendo en cuenta estas características de las dos opciones, cada empresa puede elegir en función de sus necesidades y objetivos específicos. Sin duda, una solución en la nube permite disfrutar de una nueva escalabilidad y funcionalidad.
El futuro del software de gestión de proyectos
Las nuevas tecnologías están cambiando la industria y el tejido económico. El sector de la gestión de proyectos y servicios también se verá afectado por la entrada de nuevas tecnologías como la inteligencia artificial, el Internet de las cosas y la robótica avanzada. Esto requerirá que los responsables de la gestión de proyectos desarrollen nuevas habilidades para gestionar la creciente innovación. Del mismo modo, es probable que los softwares de Project Management evolucionen para incorporarse a ellos con el fin de poder abordar un contexto cada vez más complejo, volátil e incierto.
El futuro de la gestión de proyectos dependerá en gran medida de:
- Innovación continua para proporcionar a los jefes de proyecto las habilidades necesarias para la nueva normalidad;
- Crear una cultura organizativa basada en una mayor comunicación y adaptada a un entorno de trabajo cada vez más colaborativo.
Las integraciones del software de gestión de proyectos
La integración es un proceso que conecta y comunica entre sí diferentes software. Es una práctica especialmente útil para aquellas empresas que necesitan fusionar varias bases de datos para centralizar los datos en un solo sistema y poder consultar métricas uniformes.
Por su naturaleza, la gestión de proyectos requiere visibilidad sobre una multitud de información, que van desde la disponibilidad de recursos, las habilidades específicas, el presupuesto disponible y los objetivos comerciales. Por eso es importante dar acceso a esta información, que a menudo está contenida en el sistema de gestión.
Por lo tanto, a la hora de elegir el software de gestión de proyectos, otro parámetro a tener en cuenta es la facilidad de integración del software con otros sistemas presentes en la empresa, en particular el de gestión.
CyberPlan RSP: software para la gestión de proyectos
Se necesita poco para mejorar la gestión de proyectos y optimizar el trabajo de su equipo. CyberPlan RSP es un software de gestión de proyectos potente e intuitivo que ayuda a los equipos a trabajar de forma más productiva, cubriendo todos los aspectos de la gestión de proyectos de forma sencilla y eficaz.
La monitorización se ve facilitada por sistemas de informes intuitivos para supervisar el progreso de las actividades y por gráficos siempre actualizados para gestionar los recursos compartidos. Gracias a un entorno de simulación que permite analizar escenarios what-if, se puede conocer en pocos segundos el impacto a largo plazo de nuevos proyectos.
Otra ventaja es la integración con los principales sistemas de gestión, como Ad Hoc Infinity, Zucchetti HR y SAP u otro software APS, que resulta fluida y rápida en el intercambio de datos entre los dos sistemas. Desde la gestión se pueden importar datos relativos a los proyectos y a los recursos y a su disponibilidad, y se exportan las asignaciones y las actividades del proyecto confirmadas.
CyberPlan RSP es ideal para los gestores de proyectos que desean una fácil colaboración con su equipo y que necesitan hacer citas realistas en función de los recursos y su disponibilidad. Para obtener más información sobre su potencial, navega por el folleto de CyberPlan RSP con un solo clic.