La gestion de projet permet de gérer les projets plus efficacement. Entre la théorie et la pratique, la différence est souvent faite par l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet, qui simplifie la gestion d’un projet dans toutes ses phases. Découvrons pourquoi l’utiliser et quelles sont ses caractéristiques.
Qu’est-ce que la gestion de projet
Il y a un aspect de plus en plus important pour toutes les entreprises qui visent à faire face avec succès à l’environnement économique mondial en développant un avantage concurrentiel par rapport à leurs adversaires.
Il s’agit de la gestion de projet, un ensemble d’activités qui ont pour objectif de gérer toutes les phases d’un projet en analysant, concevant, planifiant et réalisant ses activités.
Lié à la gestion de projet, il y a la figure du chef de projet, qui coordonne et contrôle les activités et les personnes impliquées, supervisant tous les aspects d’un projet et assurant la réalisation des objectifs dans le respect des contraintes de temps, de budget et de ressources.
Le chef de projet n’est donc pas une tâche facile, car il nécessite de nombreuses compétences différentes pour gérer au mieux les ressources et organiser les projets. Heureusement, il existe des outils spécifiques qui aident le chef de projet et son équipe à simplifier ce travail.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet
Les logiciels de gestion de projet sont des outils pour une gestion efficace des projets. Pour comprendre leur utilité et leur potentiel, il faut penser au fait que les projets sont généralement complexes et composés de phases, chacune avec une série d’actions à accomplir.
Ces logiciels sont utiles dans les phases initiales car ils permettent de planifier et d’organiser le travail au niveau des ressources à utiliser. Ils permettent de planifier le calendrier du projet et d’allouer le budget en fonction des activités à effectuer. Ils sont ensuite utiles pour suivre les résultats à deux moments différents, à la fois en cours d’exécution et à la fin du projet.
Compte tenu de l’importance croissante accordée à la gestion de projet, ce ne sont plus seulement les grandes maisons de logiciels qui proposent aujourd’hui des outils de ce type, mais l’offre sur le marché s’est diversifiée et élargie pour inclure des options avec des caractéristiques et des prix différents. S’orienter parmi un large catalogue peut s’avérer difficile, il peut donc être utile de se concentrer sur les caractéristiques les plus importantes que le logiciel devrait avoir.
Les caractéristiques des logiciels de gestion de projet
Lors du choix d’un logiciel de gestion de projet, vous ne pouvez pas ignorer la possibilité que le logiciel soit collaboratif. Cela permet à toute l’équipe d’interagir dans la gestion d’un projet, de rester à jour sur l’avancement des activités et de communiquer en temps réel avec toutes les personnes impliquées.
Étant donné que la gestion de projet repose sur une gestion des ressources qui respecte les contraintes, une autre fonctionnalité à rechercher dans la solution est la possibilité de gérer les ressources de manière stratégique, en les organisant en groupes d’activités, en surveillant les délais et le budget et en ayant toujours sous contrôle les délais et la disponibilité ou d’autres activités planifiées.
Un autre aspect important est que l’interface soit intuitive, de sorte qu’à travers des graphiques, des KPI et des indicateurs, il est toujours possible de contrôler l’avancement du projet.
Enfin, il ne faut pas sous-estimer l’aspect de l’intégration, en choisissant une solution qui peut être intégrée de manière simple avec d’autres solutions et systèmes déjà utilisés dans l’entreprise.
Pourquoi utiliser un logiciel pour la gestion de projet
Un logiciel de gestion de projet aide donc les responsables et les équipes de différents domaines et de différents secteurs à gérer un projet dans toutes ses phases. Malgré le fait que les projets sont gérés chaque jour dans les entreprises les plus différentes les unes des autres, c’est précisément en raison de leur nature qu’ils ont en commun d’être toujours formés par les mêmes phases qui ne changent pas. Et c’est précisément pendant ces phases que le logiciel est utile.
En règle générale, la première phase est celle de la start-up, dans laquelle le projet est mis en place et démarré ; vient ensuite la conception et la planification où les exigences sont identifiées ; suivent la phase opérationnelle, qui est plus d’exécution, au cours de laquelle les résultats sont atteints qui sont surveillés dans la phase de contrôle, pour s’assurer qu’ils sont alignés avec ceux requis ; enfin, dans la phase d’achèvement, les résultats sont publiés.
Le logiciel permet de planifier et de coordonner les actions et les tâches et facilite la gestion de toutes ces phases de manière simple, en ayant sous contrôle les données, les délais et les statistiques des résultats relatifs au projet dans une seule gestion. De cette façon, il minimise les efforts et optimise les résultats.
Plus précisément, les risques d’erreurs, de coûts inutiles et de perte de temps sont réduits. Ils augmentent la satisfaction du client final et la motivation de l’équipe qui est satisfaite d’opérer dans un environnement organisé. De cette façon, l’entreprise développe des équipes de plus en plus capables de répondre aux différentes demandes des clients en termes de complexité et développe plus de capacité organisationnelle et une plus grande capacité prévisionnelle grâce au suivi et au contrôle.
Les risques des logiciels pour la gestion de projet
Comme on l’a vu, les entreprises qui utilisent les logiciels de gestion de projet les utilisent pour planifier, allouer des ressources, attribuer des tâches et suivre les progrès. Parfois, cependant, ces processus ne sont pas lisses, mais ils peuvent avoir des lacunes qui conduisent à l’échec des projets. C’est parce que certaines plateformes ne suivent pas qui est responsable de quoi, ne surveillent pas les résultats obtenus et n’offrent généralement pas une approche cohérente de la planification et de l’exécution des projets.
Outre le logiciel lui-même, d’autres problèmes peuvent résulter de la manière dont les utilisateurs abordent l’outil. En particulier, apparaissent dans ces cas :
- Sélection non faite par toute l’équipe mais uniquement par le manager, qui peut ne pas comprendre toutes les fonctionnalités et les outils dont le groupe de travail aura besoin.
- Implémentation précipitée, alors qu’il s’agit d’un processus qui prend du temps, en particulier lors de l’introduction d’un nouvel outil que l’équipe ne connaît pas et apprendre à l’utiliser prend du temps. C’est pourquoi il est encore plus important d’impliquer l’équipe dès le départ.
- Si l’outil est trop compliqué et que les fonctions clés telles que l’attribution d’une tâche ou la création d’une liste sont peu intuitives, le processus ralentit.
- Trop cher en raison de nombreuses fonctionnalités et options qui ne sont peut-être pas utilisées.
Gestion de projet logiciel : Cloud vs On-Premise
Même dans le domaine des logiciels de gestion de projet, de nombreuses entreprises se demandent quelle est la meilleure option entre Cloud et On-Premise.
Dans le cas du On-Premise, le logiciel est installé localement sur un serveur d’entreprise ou sur un ordinateur, et fonctionne sur la base d’une licence signée entre le fournisseur et l’utilisateur. Une fois acheté, il ne prévoit généralement pas de frais supplémentaires, mais rendre le programme accessible à de nombreux utilisateurs nécessite l’achat de plusieurs licences. Il doit toujours être tenu à jour pour prévenir les risques et les menaces à la sécurité, nécessitant un travail supplémentaire pour ceux qui s’occupent des systèmes informatiques dans l’entreprise. Un avantage d’un logiciel On-Premise est une plus grande protection de la vie privée, car les données enregistrées par le logiciel restent toujours en possession et sous le contrôle direct de l’utilisateur.
Un logiciel Cloud est installé sur le serveur du fournisseur et est accessible à distance via Internet. Par conséquent, pour accéder à un service cloud, il est toujours nécessaire de disposer d’une connexion Internet. La maintenance et l’installation des mises à jour sont à la charge du fournisseur et l’utilisateur final a moins de responsabilités. Mais en même temps, les données sortent des serveurs de l’entreprise et il faut renoncer à tout contrôle sur les informations sensibles. En ce qui concerne le coût, celui d’un logiciel Cloud a tendance à être plus bas et fonctionne généralement comme s’il s’agissait d’un abonnement
Compte tenu de ces caractéristiques des deux options, chaque entreprise peut choisir en fonction de ses besoins et objectifs spécifiques. Bien sûr, une solution Cloud vous permet de profiter d’une évolutivité et de nouvelles fonctionnalités.
L’avenir des logiciels de gestion de projet
Les nouvelles technologies changent l’industrie et le tissu économique. Le secteur de la gestion de projet et des services sera également impacté par l’entrée de nouvelles technologies telles que l’intelligence artificielle, l’Internet des objets et la robotique avancée. Cela obligera les gestionnaires de projet à développer de nouvelles compétences pour gérer l’innovation croissante. De même, il est probable que les logiciels de gestion de projet évolueront pour s’y intégrer afin d’être en mesure d’aborder un contexte de plus en plus complexe, volatil et incertain.
L’avenir de la gestion de projet dépendra beaucoup de :
- Innovation continue pour fournir aux chefs de projet les compétences nécessaires à la nouvelle normalité ;
- Créer une culture organisationnelle basée sur une meilleure communication et adaptée à un environnement de travail de plus en plus collaboratif.
Les intégrations des logiciels de gestion de projet
L’intégration est un processus qui relie et met en communication différents logiciels. C’est une pratique utile surtout pour les entreprises qui ont besoin de fusionner plusieurs bases de données pour centraliser les données dans un seul système et pouvoir consulter des métriques uniformes.
De par sa nature, la gestion de projet nécessite une visibilité sur une multitude d’informations, allant de la disponibilité des ressources, aux compétences spécifiques, au budget disponible et aux objectifs de l’entreprise. C’est pourquoi il est important de donner accès à ces informations qui sont souvent contenues dans la gestion.
Lors du choix du logiciel de gestion de projet, un autre paramètre à prendre en compte est la facilité d’intégration du logiciel avec les autres systèmes de l’entreprise, en particulier le système de gestion.
CyberPlan RSP : logiciel de gestion de projet
Il suffit de peu pour améliorer la gestion des projets et optimiser le travail de son équipe. CyberPlan RSP est un logiciel de gestion de projet puissant et intuitif qui aide les équipes à travailler de manière plus productive, couvrant tous les aspects de la gestion de projet de manière simple et efficace.
Le suivi est facilité par des systèmes de reporting intuitifs pour surveiller l’évolution des activités et par des graphiques toujours à jour pour gérer les ressources partagées. Grâce à un environnement de simulation permettant d’analyser des scénarios what-if, vous pouvez connaître en quelques secondes l’impact à long terme de nouveaux projets.
Un autre avantage est l’intégration avec les principaux gestionnaires, tels que Ad Hoc Infinity, Zucchetti HR et SAP ou d’autres logiciels APS, qui est fluide et rapide dans l’échange de données entre les deux systèmes. À partir du gestionnaire, vous pouvez importer des données relatives aux projets et aux ressources et à leur disponibilité et exporter les affectations et les activités de projet confirmées.
CyberPlan RSP est idéal pour les chefs de projet qui souhaitent collaborer facilement avec leur équipe et qui ont besoin de faire des datations réalistes en fonction des ressources et de leur disponibilité. Pour en savoir plus sur son potentiel, parcourez la brochure CyberPlan RSP en un clic.