Das Projektmanagement ermöglicht ein effizienteres Projektmanagement. Der Unterschied zwischen Theorie und Praxis besteht oft in der Verwendung einer Projektmanagement-Software, die das Management eines Projekts in allen Phasen vereinfacht. Lassen Sie uns herausfinden, warum Sie es verwenden sollten und welche Eigenschaften es haben sollte.
Wasist Projektmanagement
Es gibt einen immer wichtigeren Aspekt für all jene Unternehmen, die darauf abzielen, das globale wirtschaftliche Umfeld erfolgreich anzugehen und einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Gegnern zu entwickeln.
Es handelt sich um das Projektmanagement, eine Reihe von Aktivitäten, die darauf abzielen, alle Phasen, aus denen sich ein Projekt zusammensetzt, durch Analyse, Planung, Planung und Durchführung seiner Aktivitäten zu verwalten.
Mit dem Projektmanagement ist die Figur des Projektmanagers verbunden, der die Aktivitäten und die beteiligten Personen koordiniert und steuert, alle Aspekte eines Projekts überwacht und sicherstellt, dass die Ziele unter Einhaltung der Zeit-, Budget- und Ressourcenbeschränkungen erreicht werden.
Die Aufgabe des Projektmanagers ist daher keine leichte, da sie viele unterschiedliche Fähigkeiten erfordert, um Ressourcen besser zu verwalten und Projekte zu organisieren. Glücklicherweise gibt es jedoch spezielle Tools, die dem Projektmanager und seinem Team helfen, diese Arbeit zu vereinfachen.
Wasist eine Projektmanagement-Software
Projektmanagement-Software ist ein Werkzeug für ein effizientes Projektmanagement. Um ihren Nutzen und ihr Potenzial zu verstehen, muss man darüber nachdenken, dass Projekte in der Regel komplex sind und aus Phasen bestehen, die jeweils eine Reihe von Aktionen erfordern.
Diese Software ist in der Anfangsphase nützlich, da sie es ermöglicht, die Arbeit auf der Ebene der zu verwendenden Ressourcen zu planen und zu organisieren. Sie ermöglichen die Planung des Projektzeitplans und die Zuweisung des Budgets basierend auf den durchzuführenden Aktivitäten. Sie sind dann nützlich, um die Ergebnisse zu zwei verschiedenen Zeitpunkten zu überwachen, sowohl während der Arbeiten als auch am Ende des Projekts.
Angesichts der zunehmenden Bedeutung des Projektmanagements sind es heute nicht mehr nur die großen Softwarehäuser, die Tools dieser Art anbieten, sondern das Angebot auf dem Markt hat sich diversifiziert und erweitert und umfasst Optionen mit unterschiedlichen Eigenschaften und Preisen. Die Orientierung in einem umfangreichen Katalog kann schwierig sein, daher kann es nützlich sein, sich auf die wichtigsten Funktionen zu konzentrieren, die die Software haben sollte.
Die Eigenschaften der Software für das Projektmanagement
Bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software kann man nicht darauf verzichten, dass die Software kollaborativ ist. Dies ermöglicht es dem gesamten Team, bei der Verwaltung eines Projekts zu interagieren, über den Fortschritt der Aktivitäten auf dem Laufenden zu bleiben und in Echtzeit mit allen Beteiligten zu kommunizieren.
Da das Projektmanagement auf einem Ressourcenmanagement basiert, das die Einschränkungen einhält, ist eine weitere Funktion, die in der Lösung gesucht werden muss, die Möglichkeit, Ressourcen strategisch zu verwalten, sie in Aktivitätsgruppen zu organisieren, Zeit und Budget zu überwachen und immer die Kontrolle über Termine und Verfügbarkeit oder andere geplante Aktivitäten zu haben.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass die Schnittstelle intuitiv ist, so dass es durch Grafiken, KPIs und Indikatoren immer möglich ist, den Fortschritt des Projekts zu überwachen.
Schließlich ist der Aspekt der Integration nicht zu unterschätzen, indem eine Lösung gewählt wird, die sich problemlos in andere Lösungen und Systeme integrieren lässt, die bereits im Unternehmen verwendet werden.
Warum eine Software für das Projektmanagement verwenden?
Eine Projektmanagementsoftware hilft daher Managern und Teams aus verschiedenen Bereichen und Bereichen, ein Projekt in allen Phasen zu verwalten. Trotz der Tatsache, dass Projekte jeden Tag in den unterschiedlichsten Unternehmen verwaltet werden, haben sie aufgrund ihrer Natur gemeinsam, dass sie immer aus den gleichen Phasen bestehen, die sich nicht ändern. Und gerade in diesen Phasen ist die Software nützlich.
In der Regel ist die erste Phase die Start-up-Phase, in der das Projekt eingerichtet und gestartet wird; dann kommt die Planung und Planung, in der die Anforderungen identifiziert werden; es folgt die Betriebsphase, die eher die Ausführungsphase ist, in der die Ergebnisse erzielt werden, die in der Kontrollphase überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie mit den erforderlichen Ergebnissen übereinstimmen; schließlich werden in der Abschlussphase die Ergebnisse veröffentlicht.
Die Software ermöglicht es Ihnen, Aktionen und Aufgaben zu planen und zu koordinieren und erleichtert die Verwaltung all dieser Phasen auf einfache Weise, indem Sie die Daten, den Zeitplan und die Statistiken der Ergebnisse des Projekts in einem einzigen Management unter Kontrolle haben. Auf diese Weise minimieren Sie den Aufwand und optimieren die Ergebnisse.
Insbesondere werden die Risiken von Fehlern, unnötigen Kosten und Zeitverschwendung reduziert. Sie erhöhen die Zufriedenheit des Endkunden und die Motivation des Teams, das zufrieden ist, in einem organisierten Umfeld zu arbeiten. Auf diese Weise lässt das Unternehmen immer mehr Teams wachsen, die in der Lage sind, auf unterschiedliche Kundenanforderungen in Bezug auf Komplexität zu reagieren, und entwickelt dank Überwachung und Kontrolle mehr organisatorische Fähigkeiten und größere Prognosefähigkeiten.
Die Risiken von Software für das Projektmanagement
Wie zu sehen ist, verwenden Unternehmen, die auf Projektmanagement-Software zurückgreifen, diese, um Ressourcen zu planen, zuzuweisen, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen. Manchmal laufen diese Prozesse jedoch nicht reibungslos ab, sondern können Lücken aufweisen, die zum Scheitern von Projekten führen. Dies liegt daran, dass einige Plattformen nicht verfolgen, wer für was verantwortlich ist, die erzielten Ergebnisse nicht überwachen und im Allgemeinen keinen kohärenten Ansatz für die Planung und Durchführung von Projekten bieten.
Neben der Software selbst können sich auch andere Probleme aus der Art und Weise ergeben, wie sich die Benutzer dem Tool nähern. Insbesondere ergeben sich in diesen Fällen:
- Auswahl nicht durch das gesamte Team, sondern nur durch den Manager, der möglicherweise nicht alle Funktionen und Tools umfasst, die die Arbeitsgruppe benötigt.
- Eilige Implementierung, wenn es sich um einen zeitaufwändigen Prozess handelt, insbesondere wenn ein neues Tool eingeführt wird, das das Team nicht kennt, und das Erlernen der Verwendung Zeit in Anspruch nimmt. Umso wichtiger ist es, das Team von Anfang an mit einzubeziehen.
- Wenn das Tool zu kompliziert ist und Schlüsselfunktionen wie das Zuweisen einer Aufgabe oder das Erstellen einer Liste wenig intuitiv sind, verlangsamt sich der Prozess.
- Zu teuer aufgrund zahlreicher Funktionen und Optionen, die vielleicht nicht genutzt werden.
Projektmanagement-Software: Cloud vs. On-Premise
Auch im Bereich der Projektmanagement-Software fragen sich viele Unternehmen, was die beste Option zwischen Cloud und On-Premise ist.
Im Falle von On-Premise wird die Software lokal auf einem Unternehmensserver oder auf einem Computer installiert und arbeitet auf der Grundlage einer zwischen Anbieter und Nutzer unterzeichneten Lizenz. Nach dem Kauf fallen in der Regel keine zusätzlichen Kosten an, aber um das Programm für viele Benutzer zugänglich zu machen, müssen Sie mehrere Lizenzen erwerben. Es muss immer auf dem neuesten Stand gehalten werden, um Sicherheitsrisiken und -bedrohungen vorzubeugen, was zusätzliche Arbeit für diejenigen erfordert, die sich mit IT-Systemen im Unternehmen befassen. Ein Vorteil einer On-Premise-Software liegt in einem erhöhten Schutz der Privatsphäre, da die von der Software erfassten Daten immer im Besitz und unter der direkten Kontrolle des Benutzers bleiben.
Eine Cloud-Software ist auf dem Server des Anbieters installiert und über das Internet aus der Ferne zugänglich. Daher ist für den Zugriff auf einen Cloud-Dienst immer eine Internetverbindung erforderlich. Die Wartung und Installation von Updates liegt in der Verantwortung des Lieferunternehmens und der Endbenutzer trägt weniger Verantwortung. Gleichzeitig verlassen die Daten die Unternehmensserver und es muss auf die volle Kontrolle über sensible Informationen verzichtet werden. Was die Kosten betrifft, ist die einer Cloud-Software tendenziell niedriger und funktioniert in der Regel wie ein Abonnement
Angesichts dieser Eigenschaften der beiden Optionen kann jedes Unternehmen je nach spezifischen Bedürfnissen und Zielen wählen. Sicherlich können Sie mit einer Cloud-Lösung von neuer Skalierbarkeit und Funktionalität profitieren.
Die Zukunft der Projektmanagement-Software
Neue Technologien verändern die Industrie und das Wirtschaftsgefüge. Auch der Bereich des Projektmanagements und der Dienstleistungen wird von der Einführung neuer Technologien wie künstlicher Intelligenz, Internet der Dinge und fortschrittlicher Robotik betroffen sein. Dies erfordert von den Projektmanagern, dass sie neue Fähigkeiten entwickeln, um mit der wachsenden Innovation umzugehen. Ebenso ist es wahrscheinlich, dass sich die Projektmanagement-Software weiterentwickeln wird, um sie so zu integrieren, dass sie in der Lage ist, sich einem zunehmend komplexen, volatilen und unsicheren Kontext zu nähern.
Die Zukunft des Projektmanagements wird stark davon abhängen:
- Kontinuierliche Innovation, um den Projektleitern die Fähigkeiten zu vermitteln, die für die neue Normalität erforderlich sind;
- Schaffung einer Organisationskultur, die auf einer besseren Kommunikation basiert und an ein zunehmend kollaboratives Arbeitsumfeld angepasst ist.
Die Integrationen der Projektmanagement-Software
Integration ist ein Prozess, der verschiedene Software miteinander verbindet und kommuniziert. Dies ist vor allem für Unternehmen nützlich, die mehrere Datenbanken zusammenführen müssen, um Daten in einem einzigen System zu zentralisieren und einheitliche Metriken abrufen zu können.
Projektmanagement erfordert naturgemäß die Sichtbarkeit einer Vielzahl von Informationen, die von Ressourcenverfügbarkeit, spezifischen Fähigkeiten, verfügbarem Budget und Unternehmenszielen reichen. Aus diesem Grund ist es wichtig, den Zugriff auf diese Informationen zu ermöglichen, die häufig in der Verwaltung enthalten sind.
Bei der Auswahl der Projektmanagement-Software ist daher ein weiterer zu berücksichtigender Parameter die einfache Integration der Software in die anderen im Unternehmen vorhandenen Systeme, insbesondere das Management.
CyberPlan RSP: Software für das Projektmanagement
Es braucht wenig, um das Projektmanagement zu verbessern und die Arbeit Ihres Teams zu optimieren. CyberPlan RSP ist eine leistungsstarke und intuitive Projektmanagement-Software, die Teams dabei hilft, produktiver zu arbeiten und alle Aspekte des Projektmanagements auf einfache und effektive Weise abzudecken.
Die Überwachung wird durch intuitive Berichtssysteme zur Überwachung des Aktivitätsverlaufs und immer aktuelle Diagramme zur Verwaltung freigegebener Ressourcen erleichtert. Dank einer simulierten Umgebung, die die Analyse von Was-wäre-wenn-Szenarien ermöglicht, können Sie in wenigen Sekunden die langfristigen Auswirkungen neuer Projekte kennenlernen.
Ein weiterer Vorteil ist die Integration in die wichtigsten Managementsysteme wie Ad Hoc Infinity, Zucchetti HR und SAP oder andere APS-Software, die einen reibungslosen und schnellen Datenaustausch zwischen den beiden Systemen ermöglicht. Aus dem Management können Daten zu Projekten und Ressourcen und deren Verfügbarkeit importiert und die bestätigten Projektzuweisungen und -aufgaben exportiert werden.
CyberPlan RSP ist ideal für Projektmanager, die eine einfache Zusammenarbeit mit ihrem Team wünschen und realistische Daten basierend auf Ressourcen und deren Verfügbarkeit erstellen müssen. Um mehr über sein Potenzial zu erfahren, stöbern Sie in der CyberPlan RSP-Broschüre mit einem Klick.