Gestionar proyectos no es tarea fácil. Desde la distribución de las actividades hasta la coordinación del equipo, hay muchas actividades que gestionar y que pueden variar fácilmente. Por lo tanto, el uso de un software específico es imprescindible para la gestión completa de los proyectos y para planificar todas las actividades que los componen. Estas herramientas permiten obtener grandes beneficios en términos de reducción de costes y aumento de la productividad.
Quées la gestión de proyectos
La gestión de proyectos, más conocida como gestión de proyectos, incluye todas las actividades de back office y front office para analizar, diseñar, planificar y realizar los objetivos de un proyecto respetando sus limitaciones.
Gestionar un proyecto significa hacer funcionar juntos cuatro elementos clave:
- El propósito hace referencia a las dimensiones, el objetivo y los requisitos del proyecto. Sirve de conector entre los objetivos a alcanzar y el presupuesto disponible. Modificar el propósito es un proceso exigente que requiere una revisión de todo el proyecto.
- Los recursos pueden corresponder a personas, materiales o equipos. En cada proyecto debe emplearse un número adecuado de personas, con las habilidades y conocimientos adecuados, y es esencial tener los materiales y equipos necesarios en el momento adecuado.
- La gestión del tiempo es esencial en la realización de los proyectos. Las tareas deben estar programadas y tener una fecha de vencimiento preestablecida.
- El presupuesto agrupa los costes de todas las actividades.
Teniendo en cuenta la multitud de aspectos y las complejidades que caracterizan a los proyectos, un software de gestión de proyectos puede ayudar a lograr un mayor nivel de servicio, respetando los plazos y el presupuesto previsto.
Las funcionalidades de los softwares para la gestión de proyectos
Un software de gestión de proyectos sirve para planificar las actividades respetando las precedencias y la disponibilidad de recursos. Debe ser capaz de supervisar el progreso de los proyectos y gestionar los problemas críticos mediante la replanificación sencilla y eficaz de las actividades. Para que el proceso sea más fluido, se debe integrar fácilmente con el sistema de gestión y con el otro software utilizado habitualmente.
¿Qué funcionalidades debe tener un software de gestión de proyectos?
- Prever necesidades y recursos. Para planificar las actividades con antelación, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos y la presencia de otras actividades ya programadas.
- Gráficos e información visual para entender fácilmente si la actividad se retrasa, si hay conflictos entre proyectos, si se respetan las restricciones y para responder de un vistazo a muchas otras preguntas.
- Analizar el rendimiento y el impacto en el plano. A través de KPI y alarmas, el sistema debe ser capaz de monitorear el progreso de la cartera de proyectos y resaltar los puntos críticos, notificando dónde intervenir para volver a planificar.
- Gestionar los recursos de la empresa con calendarios de trabajo, equipos de pertenencia y un sistema de indicadores para tener siempre bajo control su disponibilidad.
- Posibilidad de colaborar y compartir información en tiempo real con el equipo sobre el progreso del proyecto o los cambios en curso.
- Supervisar el progreso y gestionar los estados financieros a través de informes semanales para verificar la alineación de los datos con el plan.
Cómo elegir un software para la gestión de proyectos
Cuando hablamos de software de gestión de proyectos, podemos referirnos a diferentes tipos de soluciones, desde herramientas bastante simples de gestión del trabajo hasta soluciones complejas para gestionar carteras de proyectos completas.
Los softwares de gestión del trabajo están diseñados para que los miembros de un equipo colaboren en un espacio de trabajo compartido, facilitando la organización de tareas y actividades. Las soluciones más complejas ayudan a las empresas en todos los aspectos de la gestión de un proyecto, desde la planificación y programación hasta el seguimiento y control de costes.
Seleccionar el software adecuado significa tener claras las características que se buscan y las deficiencias que se quieren mejorar. En la decisión también cuenta quién utilizará el software, si equipos grandes o pequeños, y si también se compartirá con los clientes.
Por qué utilizar CyberPlan RSP como software de gestión de proyectos
CyberPlan RSP es el software para la gestión de proyectos de Cybertec, una nueva solución que cubre todos los aspectos de planificación, gestión y seguimiento de las actividades del proyecto de cualquier tipo.
Las siglas RSP significan Resilient Service Planning y se caracterizan por su extrema simplicidad de uso y por una interfaz gráfica intuitiva y fácil de usar. El software es capaz de datar automáticamente las tareas a realizar teniendo en cuenta las limitaciones y calcular las cargas de los recursos. Los principales beneficios que las empresas pueden obtener de su uso son la reducción de costes, la mejora de la competitividad y la sincronización de la facturación.
Si está buscando un software para la gestión de proyectos y cree que CyberPlan RSP puede ser adecuado para usted, puede completar el formulario para ponerse en contacto y recibir el folleto informativo.