Gérer les projets n’est pas une tâche facile. De la répartition des tâches à la coordination de l’équipe, de nombreuses tâches doivent être gérées et peuvent facilement varier. L’utilisation d’un logiciel spécifique devient donc indispensable pour la gestion complète des projets et pour planifier toutes les activités qui les composent. Ces outils permettent d’obtenir de grands avantages en termes de réduction des coûts et d’augmentation de la productivité.
Qu’est-ce que la gestion de projet
La gestion de projet, mieux connue sous le nom de gestion de projet, comprend toutes les activités de back-office et de front-office pour analyser, concevoir, planifier et réaliser les objectifs d’un projet dans le respect de ses contraintes.
Gérer un projet signifie faire fonctionner ensemble quatre éléments clés :
- L’objectif fait référence à la taille, à l’objectif et aux exigences du projet. Il sert de connecteur entre les objectifs à atteindre et le budget disponible. Modifier l’objectif est un processus exigeant qui nécessite une révision de l’ensemble du projet.
- Les ressources peuvent correspondre à des personnes, du matériel ou des équipements. Dans chaque projet, un nombre adéquat de personnes doit être employé, avec les bonnes compétences et connaissances, et il est essentiel d’avoir au bon moment le matériel et l’équipement dont vous avez besoin.
- La gestion du temps est essentielle dans la réalisation des projets. Les activités doivent être planifiées et avoir une échéance préétablie.
- Le budget regroupe les coûts de toutes les activités.
Compte tenu de la multitude d’aspects et des complexités qui caractérisent les projets, un logiciel de gestion de projet peut vous aider à atteindre un niveau de service plus élevé, en respectant les délais et le budget prévus.
Les fonctionnalités des logiciels de gestion de projet
Un logiciel de gestion de projet sert à planifier les activités en respectant les priorités et les disponibilités des ressources. Il doit être en mesure de suivre l’avancement des projets et de gérer les problèmes critiques en replanifiant les activités de manière simple et efficace. Pour rendre le processus plus fluide, il doit être facilement intégré au logiciel de gestion et aux autres logiciels couramment utilisés.
Quelles fonctionnalités devrait avoir un logiciel de gestion de projet ?
- Prévoir les besoins et les ressources. Pour planifier les activités à l’avance, en tenant compte de la disponibilité des ressources et de la présence d’autres activités déjà planifiées.
- Graphiques et informations visuelles pour comprendre facilement si l’activité est en retard, s’il y a des conflits entre les projets, si les contraintes sont respectées et pour répondre en un coup d’œil à de nombreuses autres questions.
- Analyser les performances et l’impact sur le plan. Grâce aux KPI et aux alarmes, le système doit être en mesure de surveiller l’évolution du portefeuille de projets et de mettre en évidence les points critiques, en indiquant où intervenir pour replanifier.
- Gérer les ressources de l’entreprise avec des calendriers de travail, des équipes d’adhésion et un système d’indicateurs pour avoir toujours sous contrôle leur disponibilité.
- Possibilité de collaborer et de partager des informations en temps réel avec l’équipe sur l’avancement du projet ou sur les modifications en cours.
- Surveiller l’avancement et gérer les dépenses à travers des rapports hebdomadaires pour vérifier l’alignement des données avec le plan.
Comment choisir un logiciel pour la gestion de projet
En ce qui concerne les logiciels de gestion de projet, on peut se référer à différents types de solutions, allant d’outils de gestion de travail assez simples à des solutions complexes pour gérer des portefeuilles de projets entiers.
Les logiciels de gestion du travail sont conçus pour faire collaborer les membres d’une équipe dans un espace de travail partagé, facilitant l’organisation des tâches et des activités. Les solutions les plus complexes aident les entreprises dans tous les aspects de la gestion d’un projet, de la planification et de la programmation au suivi et au contrôle des coûts.
Sélectionner le bon logiciel signifie que les caractéristiques que vous recherchez et les lacunes que vous souhaitez améliorer sont bien claires. Dans la décision, il importe également de savoir qui utilisera le logiciel, si les équipes sont grandes ou petites, et s’il sera également partagé avec les clients.
Pourquoi utiliser CyberPlan RSP comme logiciel de gestion de projet
CyberPlan RSP est le logiciel de gestion de projet immatriculé Cybertec, une nouvelle solution qui couvre tous les aspects de la planification, de la gestion et du suivi des activités de projet de type Qualisasi.
L’acronyme RSP signifie Resilient Service Planning et se caractérise par une extrême simplicité d’utilisation et une interface graphique intuitive et facile à utiliser. Le logiciel est capable de dater automatiquement les activités à effectuer en tenant compte des contraintes et de calculer les charges de ressources. Les principaux avantages que les entreprises peuvent tirer de son utilisation sont la réduction des coûts, l’amélioration de la compétitivité et la synchronisation du chiffre d’affaires.
Si vous êtes à la recherche d’un logiciel de gestion de projet et que vous pensez que CyberPlan RSP peut vous convenir, vous pouvez remplir le formulaire de contact et recevoir la brochure d’information.