Gestire i progetti non è un compito facile. Dalla ripartizione delle attività al coordinamento del team, sono molte le attività da gestire e che possono facilmente variare. L’utilizzo di un software specifico diventa quindi imprescindibile per la gestione completa dei progetti e per pianificare tutte le attività che li compongono. Questi strumenti permettono di ottenere grandi benefici in termini di riduzione dei costi e aumento della produttività.
Cos’è la gestione di progetti
La gestione di progetti, più nota come project management, comprende tutte le attività di back office e front office per analizzare, progettare, pianificare e realizzare gli obiettivi di un progetto nel rispetto dei suoi vincoli.
Gestire un progetto significa far funzionare insieme quattro elementi chiave:
- Lo scopo fa riferimento alle dimensioni, l’obiettivo e i requisiti del progetto. Fa da connettore tra gli obiettivi da raggiungere e il budget a disposizione. Modificare lo scopo è un processo impegnativo che richiede una revisione dell’intero progetto.
- Le risorse possono corrispondere a persone, materiali o attrezzature. In ogni progetto deve essere impiegato un adeguato numero di persone, con le giuste competenze e conoscenze, ed è fondamentale avere al momento giusto i materiali e le attrezzature che servono.
- La gestione del tempo è essenziale nella realizzazione dei progetti. Le attività devono essere programmate e avere una scadenza prestabilita.
- Il budget raggruppa i costi di tutte le attività.
Considerate la moltitudine di aspetti e le complessità che caratterizzano i progetti, un software di project management può aiutare a conseguire un maggiore livello di servizio, rispettando i tempi e il budget previsto.
Le funzionalità dei software per la gestione di progetti
Un software di project management serve a pianificare le attività rispettando le precedenze e le disponibilità delle risorse. Deve essere in grado di monitorare l’andamento dei progetti e gestire le criticità ripianificando in modo semplice ed efficace le attività. Per rendere il processo più fluido, si dovrebbe integrare facilmente con il gestionale e con gli altri software utilizzati abitualmente.
Quali funzionalità dovrebbe avere un software per la gestione dei progetti?
- Prevedere bisogni e risorse. Per pianificare le attività in anticipo, tenendo in considerazione la disponibilità delle risorse e la presenza di altre attività già programmate.
- Grafici e informazioni visive per capire facilmente se l’attività è in ritardo, se ci sono conflitti tra progetti, se i vincoli sono rispettati e per rispondere a colpo d’occhio a molte altre domande.
- Analizzare le prestazioni e l’impatto sul piano. Attraverso KPI e allarmi il sistema deve essere in grado di monitorare l’andamento del portafoglio progetti ed evidenziare le criticità, avvisando dove intervenire per ripianificare.
- Gestire le risorse aziendali con calendari lavorativi, team di appartenenze e un sistema di indicatori per avere sempre sotto controllo la loro disponibilità.
- Possibilità di collaborare e condividere informazioni in tempo reale con il team sull’avanzamento del progetto o sulle modifiche in corso.
- Monitorare l’avanzamento e gestire le consuntivazioni attraverso report settimanali per verificare l’allineamento dei dati con il piano.
Come scegliere un software per la gestione dei progetti
Quando si parla di software di project management, si può fare riferimento a diversi tipi di soluzioni, da strumenti piuttosto semplici di gestione del lavoro a soluzioni complesse per gestire interi portafogli progetti.
I software di gestione del lavoro sono pensati per far collaborare i membri di un team in uno spazio di lavoro condiviso, facilitando l’organizzazione di compiti e attività. Le soluzioni più complesse aiutano le aziende in ogni aspetto della gestione di un progetto, dalla pianificazione e programmazione, al monitoraggio e controllo dei costi.
Selezionare il giusto software significa avere ben chiare le caratteristiche che si cercano e le carenze che si vogliono migliorare. Nella decisione conta anche chi utilizzerà il software, se team grandi o piccoli, e se verrà condiviso anche con i clienti.
Perché utilizzare CyberPlan RSP come software per la gestione dei progetti
CyberPlan RSP è il software per la gestione dei progetti targato Cybertec, una nuova soluzione che copre tutti gli aspetti di pianificazione, gestione e monitoraggio delle attività progettuali di qualisasi tipo.
La sigla RSP sta per Resilient Service Planning ed è caratterizzato per la sua estrema semplicità di utilizzo e da un’interfaccia grafica intuitiva e facile da usare. Il software è in grado di datare in modo automatico le attività da svolgere tenendo conto dei vincoli e di calcolare i carichi delle risorse. I principali benefici che le aziende possono ottenere dal suo utilizzo sono una riduzione dei costi, il miglioramento della competitività e la sincronizzazione del fatturato.
Se stai cercando un software per la gestione dei progetti e pensi che CyberPlan RSP possa fare al caso tuo puoi compilare il form per essere contatto e per ricevere la brochure informativa.