Il diagramma di Gantt è forse uno dei grafici più conosciuti e utilizzati. Merito della sua fama è sicuramente il suo essere versatile e utile per la gestione di moltissimi progetti in altrettanti campi diversi. In questo articolo verrà analizzato più nel dettaglio cos’è, a cosa serve un diagramma di Gantt, vantaggi e svantaggi e un esempio.
Cos’è un diagramma di Gantt
Il diagramma di Gantt è uno strumento molto utile per rappresentare e visualizzare graficamente le tempistiche e l’avanzamento di un progetto.
Si tratta infatti di un grafico a barre orizzontali che offre in ogni momento una panoramica a tutto il team di quanto fatto, quanto ancora da fare, chi se ne occupa e quando. Ogni barra rappresenta un’attività, mentre la lunghezza delle barre indica il tempo necessario per svolgere quell’attività.
La sua natura grafica rende semplice comprendere qual è il flusso del lavoro da svolgere e un diagramma dinamico permette a ogni membro di visualizzare le proprie responsabilità e l’impatto del loro lavoro su tutto il progetto.
A cosa serve un diagramma di Gantt
Un diagramma di Gantt è uno strumento di Project Management che dà indicazioni sulle attività svolte da ogni componente del team e sul lavoro da fare per raggiungere l’obiettivo finale. Aiuta a suddividere il progetto in attività più piccole e a monitorare i rapporti di dipendenza tra esse, garantendo il rispetto delle priorità ed evitando che l’attività successiva inizi se quella precedente non è finita. È molto utile sia nella fase iniziale del processo che in quella di esecuzione.
Nella fase iniziale facilita la pianificazione attraverso la definizione della timeline, delle dipendenze tra le attività da fare, assegnando le risorse e stimando le tempistiche. Nella fase di esecuzione dà una panoramica sull’avanzamento dei lavori ed è molto utile quando vengono sviluppati più progetti in contemporanea. Questo perché aiuta a impostare tempi realistici, assicurando così che altri progetti che richiedono l’uso di risorse in termini di personale e tempo non vengano compromessi.
Ma l’utilità del diagramma di Gantt non si limita agli aspetti più operativi. Ha infatti tutta una serie di benefici collaterali. Per prima cosa, facilita la comunicazione poiché aggiorna tutto il team sullo stato dei lavori. Questo permette di ottimizzare il tempo riducendo le riunioni di allineamento. Poi, incentiva il team a lavorare con maggiore produttività per rispettare le scadenze, poiché ognuno ha maggiore consapevolezza dell’impatto che il proprio lavoro e i propri ritardi hanno su tutto il progetto. In generale, utilizzare un Gantt conferisce maggior flessibilità a tutto il progetto, perché permette di adattare attività e risorse a cambiamenti improvvisi che possono capitare in qualsiasi momento.
Chi ha inventato il diagramma di Gantt
Il concetto alla base del diagramma di Gantt è stato formalizzato all’inizio del 20° secolo dall’ingegnere americano Henry L. Gantt, che l’ha sviluppato come metodo per descrivere la pianificazione della produzione e il carico delle risorse nelle fabbriche.
In realtà, un concetto molto simile era già stato teorizzato alla fine del 19° secolo anche nell’Europa dell’Est dall’ingegnere e ricercatore polacco Karol Adamiecki. Nel 1996 Adamiecki inventò un nuovo modo per visualizzare i processi indipendenti con il fine di migliorare la visibilità dei programmi di produzione e nel 1931 pubblicò un articolo dove descriveva il suo diagramma, chiamato harmonogram. Tuttavia però, poiché aveva pubblicato le sue opere in polacco e russo, lingue poco conosciute nel mondo anglofono, nel frattempo un metodo simile era stato reso popolare anche in occidente, quello di Gantt appunto.
Inizialmente, i diagrammi di Gantt erano più simili a tabelle piuttosto che ai grafici che siamo abituati a vedere oggi, inoltre venivano disegnati a mano e venivano revisionati manualmente ogni volta che qualcosa veniva cambiato.
Gli elementi del diagramma di Gantt
I diagrammi di Gantt possono essere utilizzati per qualsiasi tipo di progetto, ma a prescindere dall’ambito di applicazione, tutti i diagrammi sono composti dai seguenti elementi:
- Data di inizio e di fine del progetto.
- Attività che compongono il progetto, rappresentate graficamente da barre orizzontali che ne indicano l’inizio e la fine e l’assegnazione delle attività a ogni persona del team che lavora sul progetto.
- Stime delle tempistiche previste per ogni attività per garantire che ogni sotto-attività venga completata nei tempi previsti.
- Indicazione del progresso per monitorare quanto resta da fare e per riuscire a completare il progetto nei tempi stabiliti.
- Coordinamento delle attività e della dipendenza tra loro, poiché alcune attività possono essere svolte in qualsiasi momento, mentre altre sono vincolate da altre attività.
Gli svantaggi del diagramma di Gantt
Quando si decide di utilizzare un diagramma di Gantt per gestire un progetto, bisogna essere consapevoli che richiede un certo impegno e che può avere dei limiti in certe circostanze.
Ad esempio, un progetto grande con molti componenti del team coinvolti potrebbe arrivare a includere anche centinaia di attività. Come risultato si otterrebbe un diagramma complesso la cui visualizzazione ne risentirebbe e che richiederebbe un certo impegno nella comprensione.
Inoltre, per funzionare, il diagramma va aggiornato in modo costante, con correzioni precise, dettagliate e tempestive che richiedono un certo livello di impegno.
Infine, non bisogna dimenticare che il diagramma di Gantt è davvero utile solo quando si ha un’idea precisa del risultato finale e di ciò che c’è da fare per raggiungerlo, perciò la prima regola è avere obiettivi chiari.
Un esempio di diagramma di Gantt
Per creare un diagramma di Gantt bisogna partire dai dati, iniziando da una tabella dove elencare tutte le attività, le date di inizio e di fine e di conseguenza il tempo richiesto per completare i compiti.
Nella tabella di esempio qui sotto, le colonne riportano:
- Le attività;
- La data di inizio dell’attività;
- La data di fine dell’attività;
- Il giorno di inizio di ogni attività, calcolato sottraendo la data di inizio dell’attività dalla data di inizio del progetto;
- Il giorno finale di ogni attività, calcolato sottraendo la data di inizio della prima attività alla data di fine dell’attività;
- La durata di ogni attività, calcolata sottraendo il giorno finale da quello iniziale.
A questo punto è possibile creare un diagramma considerando le colonne relative a: attività, giorno di inizio e durata. Il grafico sarà simile a quello qui sotto.
Questo esempio è stato creato con Excel che, come detto, spesso viene utilizzato in queste situazioni. Tuttavia, anche in questo semplice esempio è abbastanza evidente come un diagramma fatto in questo modo presenti dei limiti. Ad esempio, non è possibile assegnare compiti alle persone, non è semplice modificarlo e non mostra in modo immediato la dipendenza tra compiti.
Diagramma di Gantt ed i software per la pianificazione di progetti
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Il software funziona sia in modo autonomo, sia integrandosi al gestionale o ai fogli di calcolo Excel. Aiuta gli utenti coinvolti nei processi a prendere le decisioni e a pianificare le attività in modo automatico o manuale, rispettando le precedenze e la disponibilità delle risorse condivise.