Wie kann man die verschiedenen Projekte innerhalb einer Organisation am besten verwalten? Wie kann man wissen, welche Projekte zur Unternehmensstrategie beitragen, um ihnen mehr Priorität einzuräumen, und welche Projekte stattdessen zu eliminieren, weil sie nicht benötigt werden?

Um die anfänglichen Fragen zu beantworten, kommt das Projektportfoliomanagement ins Spiel, eine Methodik, die darin besteht, mehrere Projekte gemeinsam zu verwalten, um die Ausrichtung der Maßnahmen an den Unternehmenszielen sicherzustellen, die in Bezug auf Zeit und Budget eingehalten werden müssen. Projekte sind die Grundlage von Geschäftsstrategien und der Erfolg eines Unternehmens hängt eng mit seiner Fähigkeit zusammen, sie effektiv zu verwalten, denn es bedeutet, ein effizientes und marktorientiertes Geschäft zu haben.

In einer Weise, die auf dem globalen Wettbewerb basiert und in der das Überleben der Unternehmen zunehmend von der Fähigkeit der Unternehmen abhängt, einen konstanten Fluss neuer erfolgreicher Produkte vorzuschlagen, in denen Produkte auch Dienstleistungen sein können, ist die Fähigkeit, Projekte zu verwalten, ein zunehmend wichtiger Faktor. Ziel des PPM ist es auch, die Erfolgsquote neuer Produkte zu verbessern, indem die Realisierung eines Portfolios von Projekten sichergestellt wird, die strategisch an den Unternehmenszielen ausgerichtet sind.

Wasist Projektportfoliomanagement

Das Projektportfoliomanagement besteht in der Praxis, eine Reihe von Projekten zentral über ein organisiertes System zu verwalten, das auf bestimmte Merkmale reagiert. Im Gegensatz zum Projektmanagement (das sich auf das Management eines einzelnen Projekts konzentriert) dient das PPM dem breiteren strategischen Management und befasst sich auch mit der Auswahl von Projekten und der Bewertung der Fähigkeiten der Organisation, diese durchzuführen.

Das Schlüsselelement des Projektportfoliomanagements besteht darin, das Projektportfolio zu definieren, dh die Gesamtheit der Projekte basierend auf Relevanz und Ähnlichkeiten, die zur Umsetzung der Unternehmensstrategie und/oder der Gesamtheit der Programme erforderlich sind (eine Gesamtheit von Projekten, die voneinander unabhängig sind, aber ein gemeinsames Ziel haben).

Auf diese Weise bietet das Projektportfoliomanagement Führungskräften, Projektmanagern, Teams und allen Stakeholdern einen umfassenden Überblick über laufende oder geplante Projekte, einschließlich der Art und Weise, wie diese in die Richtlinien und die Strategie des Unternehmens passen.

In modernen Unternehmensökosystemen, die immer komplexer werden und immer höhere Leistungsniveaus erfordern, bei denen der Erfolg in Form von abgeschlossenen Projekten gemessen wird, erweist sich PPM als eine neue Notwendigkeit für alle Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen.

 

Die Ziele des Projektportfoliomanagements

Das Hauptziel des Projektportfoliomanagements ist es, den Wert der erzielten Ergebnisse zu steigern. In der Tat erzielt die Verwaltung von Projekten im Portfolio insgesamt bessere Ergebnisse als ein separates Management, da Sie von einer größeren Synergie profitieren, die sich aus der Ausrichtung zwischen Programmen und Geschäftsstrategie und der optimalen Nutzung gemeinsamer Ressourcen ergibt. Weitere spezifische Ziele, die das PPM erreichen will, sind:

• Geben Sie den Teammitgliedern einen Überblick: Alle am Projekt Beteiligten können sich einen Überblick verschaffen und sehen, wie sich die Projekte mit der Unternehmensstrategie und den übergeordneten Zielen der Organisation verbinden.
• Erreichen einer hohen Produktivität: Die Vernetzung zwischen dem Projektmanagement in Portfolios und dem Erreichen von Unternehmenszielen ermöglicht eine stärkere Einbindung der Mitarbeiter, die sich ihrer Rolle bewusst sind und daher mehr auf die Qualität der Ergebnisse achten.
• Ressourcen besser planen und Verschwendung reduzieren: PPMS ermöglichen es, Ressourcen nach Prioritäten zuzuweisen und Aktivitäten so zu planen, dass die Ziele erreicht werden.
• Machen Sie das Unternehmen agiler: Durch die Ausrichtung der Aktivitäten an der Strategie wird es einfacher, sich an Veränderungen anzupassen, um neue Chancen zu nutzen oder Hindernisse zu überwinden.
• Erhöhen Sie den Return on Investment (ROI): Dies wird durch mehr Transparenz über die Unternehmensziele und ein besseres Ressourcenmanagement erreicht.

Die Phasen des Projektportfoliomanagers

Die wichtigsten Phasen, in denen der Prozess des Projektportfoliomanagements artikuliert werden muss, umfassen:

• Identifizieren Sie Projekte, sowohl bestehende als auch potenzielle, damit Sie einen vollständigen Überblick haben und eine optimale Strategie festlegen können. Die Sammlung von Projektinformationen kann auf der Grundlage von Daten innerhalb der Organisation oder direkt von Projektmanagern erfolgen. In dieser Phase können Projekte nach gemeinsamen Merkmalen kategorisiert und gruppiert werden.
• Legen Sie fest, wie sich jedes Projekt auf die Unternehmensstrategie auswirkt. Es ist notwendig, die strategischen Unternehmensziele im Voraus zu identifizieren, um die strategischen Aktivitäten für jedes Projekt bestimmen zu können.
• Definieren Sie die Prioritäten für jedes Projekt, eine Aufgabe, die dem PMO obliegt, um zu bestimmen, in welcher Reihenfolge die Projekte durchgeführt werden sollen und mit welcher Motivation. In dieser Ausrichtungsphase können auch Entscheidungen darüber getroffen werden, welche Projekte verzögert oder gelöscht werden sollen, und What-if-Analysten kommen ins Spiel, um alternative Portfolios zu bewerten.
• Ressourcen zuweisen: Ein grundlegender Schritt, um die verfügbaren Ressourcen zu verwalten, Verschwendung zu vermeiden und die Arbeitslasten richtig und ausgewogen zu verteilen.
• Regelmäßige Überprüfungen, um sicherzustellen, dass die Strategie auch bei Bedarfsänderungen verfolgt wird. Um diesen Schritt zu erleichtern, ist es wünschenswert, den Austausch von Berichten mit den Führungskräften vorzusehen, um in Echtzeit Einblick in den Projektstatus zu erhalten und den Informationsaustausch zu erleichtern.

 

Die Tools für das Projektportfoliomanagement

Wie kann man sich also um die Verwaltung eines Projektportfolios kümmern? Das Projektportfoliomanagement ist eine komplexe Praxis, die die Kontrolle zahlreicher Elemente erfordert. Um nichts aus den Augen zu verlieren, sind digitale Tools erforderlich, um zu definieren, wie Projekte angegangen werden sollen, um die Ziele einzuhalten und Ressourcen zu verwalten, die an mehreren Projekten gleichzeitig beteiligt sind.

Es ist daher wichtig, dass das gewählte Tool im Multiprojekt-Stil arbeitet und alle relevanten Projektinformationen an einem Ort zusammenführt, damit Sie Prioritäten setzen und Ressourcen zuweisen können, um die Entscheidungsfindung zu vereinfachen.

Die wichtigsten Funktionen, die am häufigsten benötigt werden, sind: intuitives Dashboard zur Überwachung von Aktivitäten und Fortschritten; Einfachheit bei der Planung von Aktivitäten und deren Überwachung; kollaborative Umgebung für einen schnelleren Informationsaustausch.

 

RSP: der Projektportfoliomanager Software

Die effiziente Verwaltung des Projektportfolios ist für ein Unternehmen, das wettbewerbsfähig sein möchte, unerlässlich. Die Verwendung eines Systems, das die Verwaltung erleichtert, kann die Arbeit von Projektmanagern, die Teams verwalten müssen, die an mehreren Projekten beteiligt sind, erheblich erleichtern.

CyberPlan RSP erfüllt diesen Bedarf und bietet ein Werkzeug, das in der Lage ist:

• Planen Sie Aufgaben, die von Planungsalgorithmen mit benutzerdefinierten Regeln unterstützt werden, um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und gleichzeitig Fehler zu reduzieren, was in komplexeren Multiprojektumgebungen sehr nützlich ist.
• Simulation von Szenarien, um die Entscheidungsfindung in Multiprojektumgebungen zu erleichtern, mit der Möglichkeit, die Auswirkungen von Verhandlungen und Prognosen zu bewerten.
• Möglichkeit, Ressourcen nach Fähigkeiten zu gruppieren und Einblick in ihre Austauschbarkeit zu erhalten.

Erfahren Sie, wie Sie ein Projektportfolio verwalten und das Beste aus Ihrem Team herausholen.