Comment gérer au mieux les différents projets en cours au sein d’une organisation ? Comment savoir quels projets contribuent à la stratégie de l’entreprise afin de leur donner plus de priorités, et quels projets éliminer parce qu’ils ne sont pas nécessaires ?
Pour répondre aux questions initiales, le Project Portfolio Management entre en jeu, une méthodologie qui consiste à gérer plusieurs projets ensemble pour assurer l’alignement des actions sur les objectifs de l’entreprise, qui doivent être respectés en termes de temps et de budget. Les projets sont à la base des stratégies d’entreprise et le succès d’une entreprise est étroitement lié à sa capacité à les gérer efficacement, car cela signifie avoir une entreprise efficace et alignée sur le marché.
D’une manière basée sur la concurrence mondiale et où la survie des entreprises dépend de plus en plus de leur capacité à proposer un flux constant de nouveaux produits à succès, où les produits peuvent également être des services, la capacité de gérer des projets est un facteur d’importance croissante. L’objectif du PPM est également d’améliorer le taux de réussite des nouveaux produits, en assurant la réalisation d’un portefeuille de projets alignés stratégiquement sur les objectifs de l’entreprise.
Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets
La gestion de portefeuille de projets consiste à gérer de manière centralisée un ensemble de plusieurs projets, à travers un système organisé qui répond à certaines caractéristiques. Contrairement à la gestion de projet (qui se concentre sur la gestion d’un seul projet), le PPM sert à une gestion stratégique plus large et s’occupe également de la sélection des projets et de l’évaluation des capacités de l’organisation à les exécuter.
L’élément clé de la gestion de portefeuille de projets consiste à définir le portefeuille de projets, c’est-à-dire l’ensemble des projets en fonction de la pertinence et des similitudes nécessaires à la réalisation de la stratégie d’entreprise et/ou de l’ensemble des programmes (un ensemble de projets indépendants les uns des autres mais ayant un objectif commun).
De cette façon, la gestion de portefeuille de projets offre aux gestionnaires, aux gestionnaires de projet, aux équipes et à toutes les parties prenantes une vision globale des projets en cours ou prévus, y compris la manière dont ils s’intègrent dans les directives et la stratégie de l’entreprise.
Dans les écosystèmes d’entreprise modernes de plus en plus complexes et qui exigent des niveaux de performance de plus en plus élevés, où le succès se mesure en termes de projets réalisés, le PPM s’avère être une nouvelle nécessité pour toutes les entreprises qui veulent rester compétitives.
Les objectifs du Project Portfolio Management
L’objectif principal du Project Portfolio Management est d’augmenter la valeur des résultats obtenus. En effet, la gestion des projets en portefeuille permet d’obtenir de meilleurs résultats dans l’ensemble qu’une gestion séparée, car vous bénéficiez d’une plus grande synergie grâce à l’alignement entre les programmes et la stratégie commerciale et à une utilisation optimale des ressources partagées. D’autres objectifs spécifiques que le PPM vise à atteindre concernent :
- Donner un aperçu aux membres de l’équipe : toutes les personnes impliquées dans le projet peuvent avoir une vue d’ensemble et voir comment les projets sont liés à la stratégie de l’entreprise et aux objectifs plus larges de l’organisation.
- Atteindre une productivité élevée : l’interconnexion entre la gestion des projets dans les portefeuilles et la réalisation des objectifs de l’entreprise permet de créer une plus grande implication des employés, qui sont conscients du rôle qu’ils jouent et sont donc plus attentifs à la qualité des résultats.
- Mieux planifier les ressources et réduire le gaspillage : le PPM permet d’allouer les ressources en fonction des priorités et les activités sont programmées de manière à atteindre les objectifs.
- Rendre l’entreprise plus agile : en alignant les activités sur la stratégie, ce qui facilite l’adaptation en cas de changement pour saisir de nouvelles opportunités ou surmonter les obstacles.
- Augmenter le retour sur investissement (ROI) : réalisable en conséquence grâce à une plus grande transparence sur les objectifs de l’entreprise et à une meilleure gestion des ressources.
Les phases du Project Portfolio Manager
Les étapes clés dans lesquelles articuler le processus de gestion de portefeuille de projets comprennent :
- Identifier les projets, existants et potentiels, afin d’avoir une vision complète et d’établir une stratégie optimale. La collecte d’informations sur les projets peut se faire à partir des données présentes au sein de l’organisation ou obtenues directement des chefs de projet. Cette phase permet de catégoriser et de regrouper les projets en fonction de caractéristiques communes.
- Déterminer dans quelle mesure chaque projet a un impact sur la stratégie de l’entreprise. Il est nécessaire d’identifier à l’avance les objectifs stratégiques de l’entreprise afin de pouvoir déterminer les activités stratégiques pour chaque projet.
- Définir les priorités de chaque projet, tâche qui incombe au PMO pour établir dans quel ordre les projets doivent être exécutés et avec quelle motivation. Dans cette phase d’alignement, des décisions peuvent également être prises sur les projets à retarder ou à annuler et des analystes what-if entrent en jeu pour évaluer les portefeuilles alternatifs.
- Affecter les ressources : une étape fondamentale pour gérer les ressources disponibles en évitant le gaspillage et en répartissant les charges de travail de manière correcte et équilibrée.
- Révisions périodiques pour assurer la poursuite de la stratégie même en cas de modification des besoins. Pour faciliter cette étape, il est souhaitable de prévoir le partage de rapports avec les dirigeants, afin de donner une visibilité en temps réel sur l’état des projets et de faciliter le partage d’informations.
Les outils pour la gestion de portefeuille de projets
Comment gérer un portefeuille de projets ? La gestion de portefeuille de projets est une pratique complexe qui nécessite le contrôle de nombreux éléments. Pour ne rien perdre de vue, des outils numériques sont nécessaires pour définir comment aborder les projets tout en restant en ligne avec les objectifs et pour gérer les ressources engagées sur plusieurs projets à la fois.
Il est donc important que l’outil choisi fonctionne dans une optique multiprojet et qu’il rassemble en un seul endroit toutes les informations pertinentes sur les projets, afin de pouvoir organiser les priorités et allouer les ressources en simplifiant la prise de décision.
Les fonctionnalités essentielles les plus demandées sont : un tableau de bord intuitif pour surveiller les activités et les progrès ; la simplicité dans la planification et le suivi des activités ; un environnement collaboratif pour un échange d’informations plus rapide.
RSP : Project Portfolio Manager Software
Une gestion efficace du portefeuille de projets est essentielle pour une entreprise qui veut être compétitive. Utiliser un système qui facilite la gestion peut grandement faciliter le travail des chefs de projet qui doivent gérer des équipes engagées sur plusieurs projets.
CyberPlan RSP répond à ce besoin et fournit un outil capable de :
- Planifier les tâches soutenues par des algorithmes de planification avec des règles établies par l’utilisateur pour accélérer la prise de décision tout en réduisant les erreurs, ce qui est très utile dans les environnements multiprojets plus complexes.
- Simuler des scénarios pour faciliter la prise de décision dans les environnements multiprojets, avec la possibilité d’évaluer l’impact des négociations et des prévisions.
- Possibilité de regrouper les ressources en fonction des compétences et d’avoir une visibilité sur leur interchangeabilité.
Découvrez comment gérer un portefeuille de projets et tirer le meilleur parti de votre équipe.