¿Cómo gestionar mejor los distintos proyectos en curso dentro de una organización? ¿Cómo saber qué proyectos contribuyen a la estrategia de la empresa para darles más prioridad y cuáles eliminar porque no son necesarios?
Para responder a las preguntas iniciales, entra en juego el Project Portfolio Management, una metodología que consiste en gestionar varios proyectos juntos para garantizar la alineación de las acciones con los objetivos de la empresa, que deben respetarse en términos de tiempo y presupuesto. Los proyectos son la base de las estrategias empresariales y el éxito de una empresa está estrechamente relacionado con su capacidad para gestionarlos de manera eficaz, porque significa tener un negocio eficiente y alineado con el mercado.
De una manera basada en la competencia global y donde la supervivencia de las empresas depende cada vez más de la capacidad de las mismas para proponer un flujo constante de nuevos productos de éxito, donde los productos también pueden ser servicios, la capacidad de gestionar proyectos es un factor de creciente importancia. El objetivo del PPM es también mejorar la tasa de éxito de los nuevos productos, asegurando la realización de una cartera de proyectos alineados estratégicamente con los objetivos de la empresa.
Quées el Project Portfolio Management
El Project Portfolio Management consiste en la práctica de gestionar de forma centralizada un conjunto de varios proyectos, a través de un sistema organizado que responde a determinadas características. A diferencia de la gestión de proyectos (que se centra en la gestión de un solo proyecto), el PPM sirve para una gestión estratégica más amplia y también se encarga de seleccionar los proyectos y evaluar la capacidad de la organización para ejecutarlos.
Elemento clave del Project Portfolio Management consiste en definir el portafolio de proyectos, es decir, el conjunto de proyectos en función de la pertinencia y similitudes necesarias para realizar la estrategia empresarial y/o el conjunto de programas (un conjunto de proyectos independientes entre sí pero con un objetivo común).
De esta manera, el Project Portfolio Management ofrece a los ejecutivos, gestores de proyectos, equipos y todas las partes interesadas una visión global de los proyectos en curso o programados, incluida la forma en que se integran en las directivas y la estrategia de la empresa.
En los ecosistemas empresariales modernos, cada vez más complejos y que requieren niveles de rendimiento cada vez más altos, donde el éxito se mide en términos de proyectos finalizados, el PPM resulta ser una nueva necesidad para todas las empresas que desean seguir siendo competitivas.
Los objetivos del Project Portfolio Management
El principal objetivo de Project Portfolio Management es aumentar el valor de los resultados obtenidos. De hecho, gestionando los proyectos en cartera se obtienen mejores resultados en general que con una gestión separada, porque se llega a beneficiar de una mayor sinergia gracias a la alineación entre programas y estrategia de negocio y a un uso óptimo de los recursos compartidos. Otros objetivos específicos que el PPM se propone alcanzar se refieren a:
- Dar una visión de conjunto a los miembros del equipo: todas las figuras involucradas en el proyecto pueden tener una visión general y ver cómo los proyectos se vinculan a la estrategia corporativa y a los objetivos más amplios de la organización.
- Lograr una alta productividad: la interconexión entre la gestión de proyectos en carteras y el logro de los objetivos de la empresa permite crear un mayor compromiso con los empleados, que son conscientes del papel que desempeñan y, en consecuencia, están más atentos a la calidad de los resultados.
- Planificar mejor los recursos y reducir el desperdicio: el PPM permite asignar los recursos en función de las prioridades y las actividades están programadas para alcanzar los objetivos.
- Hacer que la empresa sea más ágil: alineando las actividades con la estrategia, facilitando así la adaptación en caso de cambios para aprovechar nuevas oportunidades o superar obstáculos.
- Aumentar el retorno de la inversión (ROI): alcanzable como consecuencia gracias a una mayor transparencia sobre los objetivos de la empresa y una mejor gestión de los recursos.
Las fases del Project Portfolio Manager
Las fases clave en las que articular el proceso de Project Portfolio Management incluyen:
- Identificar los proyectos, tanto los ya existentes como los potenciales para tener una visión completa y poder establecer una estrategia óptima. La recopilación de información sobre los proyectos se puede realizar a partir de los datos presentes en la organización u obtenidos directamente de los gestores de proyectos. Esta fase permite categorizar y agrupar los proyectos en función de características comunes.
- Establecer cuánto afecta cada proyecto a la estrategia de la empresa. Es necesario identificar a priori los objetivos estratégicos de la empresa para poder determinar las actividades estratégicas para cada proyecto.
- Definir las prioridades de cada proyecto, tarea que corresponde al PMO para establecer en qué orden se deben ejecutar los proyectos y con qué motivación. En esta fase de alineación, también se pueden tomar decisiones sobre qué proyectos retrasar o cancelar y entran en juego analistas what-if para evaluar carteras alternativas.
- Asignar recursos: un paso fundamental para gestionar los recursos disponibles evitando el desperdicio y repartiendo las cargas de trabajo de forma correcta y equilibrada.
- Revisiones periódicas para garantizar la aplicación de la estrategia incluso en caso de variación de las necesidades. Para facilitar este paso, es deseable prever el intercambio de informes con los directivos, a fin de dar visibilidad en tiempo real sobre el estado de los proyectos y facilitar el intercambio de información.
Las herramientas para el Project Portfolio Management
¿Cómo gestionar un portfolio de proyectos? El Project Portfolio Management es una práctica compleja que requiere el control de numerosos elementos. Para no perder de vista nada, se necesitan herramientas digitales para definir cómo abordar los proyectos manteniéndose en línea con los objetivos y para gestionar los recursos comprometidos en varios proyectos a la vez.
Por lo tanto, es importante que la herramienta elegida funcione desde una perspectiva multiproyecto y que reúna en un solo lugar toda la información relevante sobre los proyectos, a fin de poder organizar prioridades y asignar recursos, simplificando la toma de decisiones.
Las funciones esenciales más solicitadas son: panel intuitivo para monitorizar actividades y avances; simplicidad en la planificación de las actividades y en su monitorización; entorno colaborativo para un intercambio de información más rápido.
RSP: el Project Portfolio Manager Software
Gestionar eficientemente la cartera de proyectos es esencial para una empresa que quiere ser competitiva. Utilizar un sistema que facilite la gestión puede facilitar en gran medida el trabajo de los gestores de proyectos que deben gestionar equipos comprometidos en varios proyectos.
CyberPlan RSP responde a esta necesidad y proporciona una herramienta capaz de:
- Planificar las tareas apoyadas por algoritmos de planificación con reglas establecidas por el usuario para agilizar la toma de decisiones y reducir al mismo tiempo el error, muy útil en los entornos multiproyecto más complejos.
- Simular escenarios para facilitar la toma de decisiones en entornos multiproyecto, con la posibilidad de evaluar el impacto de negociaciones y previsiones.
- Posibilidad de agrupar los recursos en función de las habilidades y tener visibilidad sobre su intercambiabilidad.
Descubre cómo gestionar una cartera de proyectos y sacar el máximo partido a tu equipo.