Eines der ersten Dinge, die Sie beachten sollten, bevor Sie mit der Verwaltung eines Projekts beginnen, ist, dass die Planung Zeit in Anspruch nimmt, aber das bedeutet nicht, dass es eine Verschwendung von Ressourcen ist. Wenn Sie jedoch den Eindruck haben, dass Sie immer Tabellenkalkulationen aktualisieren, nach dem Kompass zwischen tausend Post-its suchen, die an der Tagesordnung und am Schreibtisch befestigt sind, und Ihre Woche von endlosen Besprechungen mit dem Team geprägt ist, verwenden Sie möglicherweise nicht die richtigen Tools.
Es gibt in der Tat spezielle Tools für das Projektmanagement, die genau dazu dienen, Einzelpersonen oder Teams bei der Organisation und dem effektiven Management von Projekten und Aktivitäten zu unterstützen. Diese können an die Bedürfnisse von Teams unterschiedlicher Größe und mit unterschiedlichen Zielen angepasst werden.
Tools dieser Art sind besonders nützlich, wenn es darum geht, Multiprojekt-Aufgaben oder Projektgruppen mit größeren Zielen zu verwalten, da sie erweiterte Funktionen bieten, um Aufgaben durch flexible Arbeitsansichten und funktionsübergreifendes Ressourcenmanagement auf einer höheren Ebene zu verfolgen und zu überwachen, wie jedes Projekt mit Hilfe von Dashboards und Berichten mit anderen interagiert.
Wasist Projektmanagement
Projektmanagement ist die Gesamtheit von Prozessen, die dazu dienen, ein Projekt zu realisieren, wobei die Ziele und Einschränkungen in Bezug auf Zeit, Budget und Ressourcen eingehalten werden.
Seine Aufgabe ist es, die Back- und Front-Office-Aktivitäten eines Projekts zu planen und zu koordinieren, indem er Wissen, Einstellungen, Werkzeuge und Techniken in allen Phasen anwendet. Versuchen Sie dabei, den Risikofaktor zu minimieren und Gefahren und Probleme vorherzusehen.
Das Projekt wird verwaltet, indem ein detaillierter Plan erstellt wird, um spezifische Ziele und konkrete Ergebnisse zu erreichen. Die Erreichung der Ziele wird durch die Festlegung einiger Zwischenschritte ermöglicht, die einen allmählichen Fortschritt ermöglichen.
Das Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm ist aller Wahrscheinlichkeit nach das am leichtesten mit dem Projektmanagement verknüpfte Werkzeug. Es handelt sich um ein sehr nützliches Diagramm zur Visualisierung, Darstellung und Verfolgung des Zeitplans und des Fortschritts eines Projekts, das ein schnelles Verständnis der Elemente ermöglicht, aus denen sich ein Projekt zusammensetzt. Seine Vielseitigkeit macht es möglich, Projekte unterschiedlicher Art und Größe darzustellen. Dies ist in Multiprojektunternehmen nützlich, wenn mehrere Projekte parallel durchgeführt werden.
Es wird in verschiedenen Projektphasen eingesetzt: In der Anfangsphase ist es zusammen mit anderen Dokumenten Teil des Projektmanagementplans und hilft bei der Planung, in der Ausführungsphase überwacht es den Fortschritt und Abweichungen von den geplanten.
Ein Vorteil des Gantt-Diagramms ist die Aufteilung des Projekts in kleinere Aufgaben, wodurch die Abhängigkeit zwischen den Wesen überwacht werden kann. Auf diese Weise werden die Teammitglieder verantwortungsbewusster, weil sie Hinweise auf die Zusammenhänge zwischen den Aktivitäten haben und wie sich die Verzögerungen der einen auf die anderen auswirken. Im Allgemeinen erleichtert es dann die Kommunikation, indem es das gesamte Team über den Status des Projekts auf dem Laufenden hält und hilft, das Team und das Management darüber zu verständigen, was zu tun ist, um die Ziele zu erreichen.
Kurz gesagt, dank seiner grafischen Natur ist es einfach, es zu erstellen und auf dem neuesten Stand zu halten, und es kann eine großartige Unterstützung bei der Verwaltung von Projekten bieten, insbesondere wenn Sie spezielle Software verwenden, um es zu verwalten.
Agile Methodik
Die agile Methodik wurde in der Softwareindustrie geboren und verbreitete sich dann in vielen anderen Branchen. Es basiert auf 12 Prinzipien, die in einem Manifest zusammengefasst sind, und zielt darauf ab, die Zusammenarbeit im Team für mehr Effizienz zu verbessern. Die agile Methode ist eine Alternative zum Waterfall-Ansatz, um Prozesse zu rationalisieren und Fehler und Defekte schneller zu erkennen und zu beheben, was ideal ist, wenn Sie Ihre Ziele schnell erreichen möchten.
In der agilen Methodik basiert die Arbeit auf kurzen Sitzungen, die „Sprints“ genannt werden, kurzen Impulsen von Aktivitäten, die sich kontinuierlich wiederholen, wobei das Team versucht, so viel wie möglich zu tun, bevor es zur nächsten Phase übergeht. Die Wiederholung macht es einfach, Prozesse zu optimieren, Probleme zu identifizieren und Ziele zu erreichen. Das Team gliedert sich in kleinere und dementsprechend fokussiertere Gruppen, die sich oft treffen, um spezifische Ziele zu besprechen, die Arbeit flexibler zu gestalten und Korrekturmaßnahmen zu erleichtern. Agile Teams sind daher effektiver, weil sie die sich ändernden Kundenbedürfnisse besser erfüllen und Projekte schneller liefern können.
Im Wesentlichen sind die Hauptvorteile der agilen Methode:
- Schnell entwickelte Lösungen und kurze Lieferzeiten.
- Abfallreduzierung.
- Flexibilität bei der Anpassung an Veränderungen.
- Schlanke Rahmenbedingungen und optimierte Prozesse.
- Häufige und konstante Zusammenarbeit und Feedback.
Angesichts der weniger formalen Prozesse, auf denen hier die agile Methode basiert, ist dieser Ansatz nicht immer für große Unternehmen mit traditionelleren Strukturen geeignet und eignet sich möglicherweise nicht für große Projekte, bei denen es schwierig ist, den Zeitpunkt abzuschätzen.
Waterfall-Methode
Die Waterfall-Methode (Wasserfall) basiert auf einer Reihe von aufeinanderfolgenden Phasen, wobei jede Aufgabe in einem Projekt der vorherigen kontinuierlich folgt. Es eignet sich für Projekte, die mit klaren und genau definierten Anforderungen beginnen, bei denen keine Änderungen zu erwarten sind.
Diese Methode wird verwendet, um mit einem linearen und sequentiellen Ansatz den Lebenszyklus des Projekts zu entwickeln. Es handelt sich um eine Schritt-für-Schritt-Methode, bei der sich die Phasen nicht überschneiden und jede Phase vor der vorherigen abgeschlossen werden muss, da die Ausgabe jeder Phase zum Input der nächsten Phase wird.
Es besteht aus fünf Phasen:
- Analyse der Anforderungen: Präzise identifiziert und analysiert, um sie klar zu machen und die Machbarkeit des Projekts zu verstehen.
- Planung: Das Projekt wird in die verschiedenen Aktivitäten aufgeteilt und definiert, wie diese ausgeführt werden sollen.
- Entwicklung: Phase, in der das Projekt durchgeführt wird.
- Test: um Probleme in der zu lösenden Ausgabe zu erkennen.
- Freigabe: Der Output wird auf den Markt gebracht.
Die Software mit Tools für das Projektmanagement
Die Nutzung und Erweiterung des Potenzials dieser Tools und Methoden ist dank spezieller Software für das Projektmanagement möglich. Auf dem Markt gibt es viele Vorschläge, aber die Wahl kann nur von den Bedürfnissen jedes Unternehmens abhängen. In der Regel werden folgende Faktoren berücksichtigt: Anzahl der Benutzer, erforderliche Schlüsselfunktionen, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit.
Im Falle von Unternehmen, die sich mit Multiprojekt-Aktivitäten befassen, können die gesuchten Funktionen Folgendes umfassen:
- Planung und Terminierung von Aktivitäten durch Workflows und Kalender.
- Zusammenarbeit zur Verbesserung der Kommunikation mit dem Team, sodass Sie Aufgaben zuweisen, Kommentare abgeben, Dashboards organisieren und Änderungen genehmigen können, ohne dass endloser E-Mail-Austausch erforderlich ist.
- Bewertung der Produktivität durch effizientes Ressourcenmanagement.
- Strategische Ressourcenplanung nach Fähigkeiten.
- Möglichkeit, Szenarien zu planen und Prognoseaufträge einzugeben.
CyberPlan RSP bietet all diese Funktionen und vieles mehr. Egal, ob Sie der Projektmanager eines technischen Büros oder der Projektleiter eines Beratungsbüros sind, Sie haben die Möglichkeit, interaktive Gantt-Diagramme zu erstellen, um Projekte im Detail zu planen, kurze Zeitpläne zur Unterstützung der agilen Methodik und Grafiken, die ressourcenintensive Aktivitäten und den Projektfortschritt hervorheben.