Per gestire la crescente complessità aziendale resa ancora più tale dai numerosi processi che caratterizzano le aziende, è sempre più importante utilizzare software e strumenti digitali. Nell’ambito del project management, è possibile combinare la flessibilità di un buon sistema ERP con le funzionalità avanzate di un software specifico per la gestione dei progetti.
Cos’è la pianificazione dei progetti
La pianificazione dei progetti rappresenta la base su cui si fonda ogni progetto, senza la quale il progetto farebbe fatica a essere eseguito bene. Pianificare un progetto significa infatti stabilire e tenere traccia di tutti gli aspetti relativi a un progetto attraverso dei piani di dettaglio, documenti che servono a definire delle linee guida utili a monitorare il progetto durante la sua esecuzione e a individuare interventi correttivi.
Affinché la pianificazione sia solida, devono essere presenti alcuni elementi essenziali:
- Le risorse: dal capitale umano ai software, tutto ciò che è necessario per la realizzazione del progetto.
- Mansioni e attività: le mansioni sono le responsabilità nelle quali si scompone il progetto, l’insieme delle cose da fare per realizzarlo. Le attività vanno a comporre l’elenco dei singoli task per i quali bisogna monitorare stato di avanzamento e priorità, considerando anche che spesso un’attività dipende da un’altra.
- Traguardi da raggiungere: quali sono le milestone da raggiungere periodicamente.
- Durata: è importante stabilire il tempo richiesto da ogni attività, considerando anche la scadenza finale richiesta dal progetto. Avere un cronoprogramma che tiene traccia del tempo richiesto da ogni fase aiuta anche a determinare il carico di lavoro.
- Budget: stimare un budget è fondamentale per allocare le attività e gestire le risorse in modo ottimale.
- Team di progetto: è importante scegliere risorse con esperienza e competenze in linea con quelle richieste dal tipo di progetto da realizzare.
- Progresso: infine è importante monitorare continuamente l’avanzamento delle attività per intervenire in modo tempestivo.
Cos’è il diagramma di Gantt per la gestione dei progetti
Uno strumento utile per la gestione dei progetti è il diagramma di Gantt, un tipo di grafico particolarmente adatto a visualizzare lo stato di avanzamento di un progetto.
Il diagramma di Gantt dà indicazioni al project manager sulle attività svolte da ogni componente del team e su quanto c’è ancora da fare per raggiungere l’obiettivo finale. È particolarmente utile sia nella fase iniziale nella quale rende più semplice la pianificazione, che nella fase di esecuzione dove contribuisce a fornire una panoramica sull’avanzamento delle attività.
La struttura a barre orizzontali garantisce in ogni momento una panoramica sulle attività in corso, quelle concluse e le risorse impegnate. Ogni barra rappresenta un’attività, mentre la lunghezza indica il tempo richiesto per portare a compimento quell’attività.
A prescindere dal tipo di progetto. tutti i diagrammi di Gantt sono quindi composti dai seguenti elementi:
- Data inizio e fine progetto;
- Attività del progetto;
- Assegnazione delle attività;
- Stima delle tempistiche calcolate per ogni attività;
- Stato di avanzamento delle attività;
- Indicazione della dipendenza tra le attività.
Questa moltitudine di dati e informazioni può essere gestita anche con un foglio di calcolo, ma solo affidandosi a uno strumento apposito per il project management si può beneficiare di un’ampia visibilità sullo stato di avanzamento dei progetti, avere dati sempre aggiornati in tempo reale e mantenere le informazioni rilevanti sotto controllo. Inoltre, accentrando tutte le specifiche di un progetto in un unico strumento, si può anche aumentare e migliorare la comunicazione con il team.
AdHoc Infinity per la schedulazione dei progetti
Prima di iniziare a considerare i motivi per i quali è bene adottare un software specifico per la gestione dei progetti è necessario fare un passo indietro. Bisogna infatti considerare che se si pensa all’ambiente complesso in cui operano le aziende moderne, la massima efficienza si raggiunge quando l’innovazione è applicata nella gestione di tutti i processi fondamentali.
Si è visto come il project management richiede visibilità su molteplici informazioni che vanno dalla disponibilità delle risorse, alle loro competenze, ai budget disponibili e agli obiettivi aziendali.
Il luogo dove di solito si trovano tutte le informazioni essenziali e che rappresenta il cuore pulsante dell’azienda è l’ERP, il software che coordina il flusso di dati tra tutti i processi aziendali, fornendo un’unica fonte di informazione e semplificando le operazioni. Il gestionale, infatti, unisce all’interno di un’unica piattaforma dati finanziari, commerciali, report, informazioni sulla produzione e sulle risorse umane.
Per questo un software gestionale flessibile, con una copertura applicativa estesa e in grado di supportare molteplici processi aziendali è un’ottima scelta anche per le aziende che hanno bisogno di pianificare i progetti e le attività per completarli.
Ad Hoc Infinity è il software ERP Zucchetti che semplifica la gestione delle imprese, soddisfacendo le esigenze specifiche di aziende di tutte le dimensioni grazie alla scalabilità della soluzione e a un ventaglio di caratteristiche che rendono la soluzione una vera e propria piattaforma applicativa, come:
- Semplicità di utilizzo;
- Informazioni sempre accessibili e aggiornate in tempo reale;
- Ottimizzazione di processi aziendali, tempi, costi e risorse;
- Collaborazione tra gli utenti e condivisione delle informazioni.
Le funzionalità coperte sono pensate per governare in modo strategico processi sempre più complessi e risorse sempre più diversificate e per coprire tutte le aree aziendali, dall’amministrazione e finanza alla logistica. Per i project manager viene poi coperta tutta l’area di controllo di gestione, con funzionalità specifiche per gestire attività di progetto, dalla fase iniziale di stima del budget fino a quella finale di consuntivazione. Ad Hoc Infinity si pone quindi come strumento per migliorare la gestione dei processi aziendali e per raccogliere e governare le informazioni essenziali per la gestione dei progetti.
CyberPlan RSP e Gantt
Considerati i vantaggi che si possono ottenere già solo con l’utilizzo di un software ERP completo e flessibile come Ad Hoc Infinity, quando si tratta di project management, questi benefici possono essere ulteriormente amplificati usando un software specifico per la gestione progetti.
CyberPlan RSP è la soluzione ideale per le aziende multi-progetto per la pianificazione integrata e collaborativa dei progetti e delle risorse. Inoltre, la soluzione è nativamente integrata con il gestionale Ad Hoc Infinity e con le funzionalità del modulo dedicato alla gestione progetti, per coordinare meglio le funzioni coinvolte nei processi aziendali rispondendo alle esigenze di rapidità e precisione nella comunicazione
Il software è la scelta ideale per operations manager, responsabili di team, project manager, controller che gestiscono parallelamente più progetti, commesse e clienti e che hanno bisogno di uno strumento per schedulare le attività, allocare le risorse in modo efficiente e risolvere conflitti di priorità.
Scopri come CyberPlan RSP può aiutarti a gestire i progetti e ad ampliare le potenzialità del gestionale Ad Hoc Infinity.