Para gestionar la creciente complejidad de la empresa, que se ve reforzada por los numerosos procesos que caracterizan a las empresas, es cada vez más importante utilizar software y herramientas digitales. En el ámbito de la gestión de proyectos, es posible combinar la flexibilidad de un buen sistema ERP con las funciones avanzadas de un software específico para la gestión de proyectos.
Quées la planificación de proyectos
La planificación de proyectos es la base sobre la que se basa cualquier proyecto, sin la cual el proyecto tendría dificultades para ejecutarse correctamente. De hecho, planificar un proyecto significa establecer y realizar un seguimiento de todos los aspectos relacionados con un proyecto a través de planes detallados, documentos que sirven para definir directrices útiles para supervisar el proyecto durante su ejecución e identificar acciones correctivas.
Para que la planificación sea sólida, deben estar presentes algunos elementos esenciales:
- Los recursos: desde el capital humano hasta el software, todo lo necesario para la realización del proyecto.
- Tareas y actividades: las tareas son las responsabilidades en las que se divide el proyecto, el conjunto de cosas que se deben hacer para llevarlo a cabo. Las actividades componen la lista de tareas individuales para las que es necesario supervisar el progreso y la prioridad, teniendo en cuenta también que a menudo una actividad depende de otra.
- Metas a alcanzar: cuáles son los hitos a alcanzar periódicamente.
- Duración: es importante establecer el tiempo requerido por cada tarea, teniendo en cuenta también la fecha límite final requerida por el proyecto. Tener un cronograma que realiza un seguimiento del tiempo requerido para cada fase también ayuda a determinar la carga de trabajo.
- Presupuesto: estimar un presupuesto es fundamental para asignar las tareas y gestionar los recursos de manera óptima.
- Equipo de proyecto: es importante elegir recursos con experiencia y competencias en línea con las requeridas por el tipo de proyecto a realizar.
- Progreso: por último, es importante supervisar continuamente el progreso de las actividades para intervenir de manera oportuna.
Quées el diagrama de Gantt para la gestión de proyectos
Una herramienta útil para la gestión de proyectos es el diagrama de Gantt, un tipo de gráfico especialmente adecuado para visualizar el progreso de un proyecto.
El diagrama de Gantt da indicaciones al director del proyecto sobre las actividades realizadas por cada miembro del equipo y sobre cuánto queda por hacer para alcanzar el objetivo final. Es particularmente útil tanto en la fase inicial, en la que facilita la planificación, como en la fase de ejecución, en la que contribuye a proporcionar una visión general del progreso de las actividades.
La estructura de barras horizontales garantiza en todo momento una visión general de las actividades en curso, las finalizadas y los recursos comprometidos. Cada barra representa una actividad, mientras que la longitud indica el tiempo necesario para completar esaactividad.
Independientemente del tipo de proyecto, todos los diagramas de Gantt están compuestos por los siguientes elementos:
- Fecha de inicio y fin del proyecto;
- Actividades del proyecto;
- Asignación de las actividades;
- Estimación de los tiempos calculados para cada actividad;
- Estado de avance de las actividades;
- Indicación de la dependencia entre las actividades.
Esta multitud de datos e información también se puede gestionar con una hoja de cálculo, pero solo confiando en una herramienta específica para la gestión de proyectos se puede beneficiar de una amplia visibilidad sobre el progreso de los proyectos, tener datos siempre actualizados en tiempo real y mantener la información relevante bajo control. Además, al centralizar todas las especificaciones de un proyecto en una sola herramienta, también se puede aumentar y mejorar la comunicación con el equipo.
AdHoc Infinity para la programación de proyectos
Antes de empezar a considerar las razones por las que es bueno adoptar un software específico para la gestión de proyectos, es necesario dar un paso atrás. De hecho, hay que tener en cuenta que si se piensa en el complejo entorno en el que operan las empresas modernas, la máxima eficiencia se alcanza cuando la innovación se aplica en la gestión de todos los procesos fundamentales.
Se ha visto cómo la gestión de proyectos requiere visibilidad sobre múltiples informaciones que van desde la disponibilidad de los recursos, a sus competencias, a los presupuestos disponibles y a los objetivos empresariales.
El lugar donde normalmente se encuentra toda la información esencial y que representa el corazón palpitante de la empresa es el ERP, el software que coordina el flujo de datos entre todos los procesos empresariales, proporcionando una única fuente de información y simplificando las operaciones. El sistema de gestión, de hecho, combina en una única plataforma datos financieros, comerciales, informes, información sobre la producción y los recursos humanos.
Por esta razón, un software de gestión flexible, con una amplia cobertura de aplicaciones y capaz de soportar múltiples procesos empresariales, también es una excelente opción para las empresas que necesitan planificar proyectos y actividades para completarlos.
Ad Hoc Infinity es el software ERP Zucchetti que simplifica la gestión de las empresas, satisfaciendo las necesidades específicas de empresas de todos los tamaños gracias a la escalabilidad de la solución y a un abanico de características que hacen de la solución una verdadera plataforma de aplicación, como:
- Facilidad de uso;
- Información siempre accesible y actualizada en tiempo real;
- Optimización de procesos de negocio, tiempos, costes y recursos;
- Colaboración entre usuarios e intercambio de información.
Las funcionalidades cubiertas están diseñadas para gobernar estratégicamente procesos cada vez más complejos y recursos cada vez más diversificados, y para cubrir todas las áreas de la empresa, desde la administración y las finanzas hasta la logística. Para los gestores de proyectos, se cubre toda el área de control de gestión, con funcionalidades específicas para gestionar las actividades del proyecto, desde la fase inicial de estimación del presupuesto hasta la fase final de balance final. Por lo tanto, Ad Hoc Infinity se presenta como una herramienta para mejorar la gestión de los procesos empresariales y para recopilar y gobernar la información esencial para la gestión de proyectos.
CyberPlan RSP y Gantt
Teniendo en cuenta las ventajas que ya se pueden obtener solo con el uso de un software ERP completo y flexible como Ad Hoc Infinity, cuando se trata de gestión de proyectos, estos beneficios se pueden ampliar aún más utilizando un software específico para la gestión de proyectos.
CyberPlan RSP es la solución ideal para empresas multiproyecto para la planificación integrada y colaborativa de proyectos y recursos. Además, la solución se integra de forma nativa con la gestión Ad Hoc Infinity y con las funciones del módulo dedicado a la gestión de proyectos, para coordinar mejor las funciones involucradas en los procesos empresariales, respondiendo a las necesidades de rapidez y precisión en la comunicación.
El software es la opción ideal para gerentes de operaciones, gerentes de equipos, gerentes de proyectos, controladores que gestionan varios proyectos, pedidos y clientes en paralelo y que necesitan una herramienta para programar actividades, asignar recursos de manera eficiente y resolver conflictos de prioridades.
Descubre cómo CyberPlan RSP puede ayudarte a gestionar proyectos y ampliar el potencial de la gestión Ad Hoc Infinity.