Pour gérer la complexité croissante de l’entreprise rendue encore plus importante par les nombreux processus qui caractérisent les entreprises, il est de plus en plus important d’utiliser des logiciels et des outils numériques. Dans le cadre de la gestion de projet, il est possible de combiner la flexibilité d’un bon système ERP avec les fonctionnalités avancées d’un logiciel spécifique pour la gestion de projet.
Qu’est-ce que la planification des projets
La planification des projets représente la base sur laquelle chaque projet est basé, sans laquelle le projet aurait du mal à être bien exécuté. Planifier un projet signifie en fait établir et suivre tous les aspects d’un projet à travers des plans détaillés, des documents qui servent à définir des lignes directrices utiles pour surveiller le projet pendant son exécution et identifier les mesures correctives.
Pour que la planification soit solide, certains éléments essentiels doivent être présents :
- Les ressources : du capital humain aux logiciels, tout ce qui est nécessaire à la réalisation du projet.
- Tâches et activités : les tâches sont les responsabilités dans lesquelles se décompose le projet, l’ensemble des choses à faire pour le réaliser. Les activités composent la liste des tâches individuelles pour lesquelles il est nécessaire de surveiller l’état d’avancement et les priorités, en tenant également compte du fait qu’une activité dépend souvent d’une autre.
- Objectifs à atteindre : quels sont les jalons à atteindre périodiquement.
- Durée : il est important d’établir le temps requis pour chaque activité, en tenant compte également de l’échéance finale requise par le projet. Avoir un chronogramme qui suit le temps nécessaire à chaque phase aide également à déterminer la charge de travail.
- Budget : l’estimation d’un budget est essentielle pour allouer les tâches et gérer les ressources de manière optimale.
- Équipe de projet : il est important de choisir des ressources ayant de l’expérience et des compétences en ligne avec celles requises par le type de projet à réaliser.
- Progrès : enfin, il est important de surveiller en permanence l’avancement des activités pour intervenir en temps opportun.
Qu’est-ce que le diagramme de Gantt pour la gestion de projet
Un outil utile pour la gestion de projet est le diagramme de Gantt, un type de graphique particulièrement adapté pour visualiser l’état d’avancement d’un projet.
Le diagramme de Gantt donne des indications au chef de projet sur les activités menées par chaque composant de l’équipe et sur ce qu’il reste à faire pour atteindre l’objectif final. Il est particulièrement utile à la fois dans la phase initiale où il facilite la planification et dans la phase d’exécution où il contribue à fournir un aperçu de l’avancement des activités.
La structure à barres horizontales garantit à tout moment un aperçu des activités en cours, des activités achevées et des ressources engagées. Chaque barre représente une activité, tandis que la longueur indique le temps nécessaire pour mener à bien cetteactivité.
Quel que soit le type de projet, tous les diagrammes de Gantt sont donc composés des éléments suivants :
- Date de début et de fin du projet ;
- Activités du projet ;
- Attribution des activités ;
- Estimation des délais calculés pour chaque activité ;
- État d’avancement des activités ;
- Indication de la dépendance entre les activités.
Cette multitude de données et d’informations peut également être gérée avec une feuille de calcul, mais ce n’est qu’en s’appuyant sur un outil spécifique pour la gestion de projet que vous pouvez bénéficier d’une grande visibilité sur l’état d’avancement des projets, avoir des données toujours à jour en temps réel et garder les informations pertinentes sous contrôle. De plus, en centralisant toutes les spécifications d’un projet dans un seul outil, vous pouvez également augmenter et améliorer la communication avec l’équipe.
AdHoc Infinity pour la programmation de projets
Avant de commencer à considérer les raisons pour lesquelles il est bon d’adopter un logiciel spécifique pour la gestion de projet, il est nécessaire de prendre du recul. En effet, il faut considérer que si l’on pense à l’environnement complexe dans lequel opèrent les entreprises modernes, l’efficacité maximale est atteinte lorsque l’innovation est appliquée dans la gestion de tous les processus fondamentaux.
On a vu comment la gestion de projet nécessite une visibilité sur de multiples informations allant de la disponibilité des ressources, à leurs compétences, aux budgets disponibles et aux objectifs de l’entreprise.
L’endroit où se trouvent généralement toutes les informations essentielles et qui représente le cœur battant de l’entreprise est l’ERP, le logiciel qui coordonne le flux de données entre tous les processus de l’entreprise, fournissant une source unique d’informations et simplifiant les opérations. Le gestionnaire, en effet, combine dans une plate-forme unique des données financières, commerciales, des rapports, des informations sur la production et les ressources humaines.
C’est pourquoi un logiciel de gestion flexible, avec une couverture d’application étendue et capable de prendre en charge plusieurs processus d’entreprise, est également un excellent choix pour les entreprises qui ont besoin de planifier des projets et des activités pour les compléter.
Ad Hoc Infinity est le logiciel ERP Zucchetti qui simplifie la gestion des entreprises, répondant aux besoins spécifiques des entreprises de toutes tailles grâce à l’évolutivité de la solution et à un éventail de caractéristiques qui font de la solution une véritable plate-forme d’application, telles que :
- Simplicité d’utilisation ;
- Des informations toujours accessibles et mises à jour en temps réel ;
- Optimisation des processus d’entreprise, des délais, des coûts et des ressources ;
- Collaboration entre les utilisateurs et partage d’informations.
Les fonctionnalités couvertes sont conçues pour gérer de manière stratégique des processus de plus en plus complexes et des ressources de plus en plus diversifiées et pour couvrir tous les domaines de l’entreprise, de l’administration et de la finance à la logistique. Pour les chefs de projet, toute la zone de contrôle de gestion est ensuite couverte, avec des fonctionnalités spécifiques pour gérer les activités du projet, de la phase initiale d’estimation du budget jusqu’à la phase finale d’achèvement. Ad Hoc Infinity se présente donc comme un outil pour améliorer la gestion des processus d’entreprise et pour collecter et gérer les informations essentielles à la gestion des projets.
CyberPlan RSP et Gantt
Compte tenu des avantages qui ne peuvent être obtenus qu’avec l’utilisation d’un logiciel ERP complet et flexible tel que Ad Hoc Infinity, lorsqu’il s’agit de gestion de projet, ces avantages peuvent être encore amplifiés en utilisant un logiciel spécifique pour la gestion de projet.
CyberPlan RSP est la solution idéale pour les entreprises multiprojets pour la planification intégrée et collaborative des projets et des ressources. De plus, la solution est nativement intégrée avec le gestionnaire Ad Hoc Infinity et avec les fonctionnalités du module dédié à la gestion de projets, pour mieux coordonner les fonctions impliquées dans les processus d’entreprise en répondant aux besoins de rapidité et de précision dans la communication
Le logiciel est le choix idéal pour les gestionnaires d’opérations, les chefs d’équipe, les chefs de projet, les contrôleurs qui gèrent simultanément plusieurs projets, commandes et clients et qui ont besoin d’un outil pour planifier les tâches, allouer efficacement les ressources et résoudre les conflits de priorités.
Découvrez comment CyberPlan RSP peut vous aider à gérer vos projets et à élargir le potentiel du gestionnaire Ad Hoc Infinity.