La sfida che ogni Project Manager deve affrontare è raggiungere gli obiettivi usando le risorse a disposizione e rispettando i vincoli che l’ambiente pone. Ne consegue che la pianificazione delle risorse, scarse per definizione, rappresenta un aspetto cruciale della gestione progetti, in particolar modo quando si tratta di risorse umane vista la complessità e numerosità delle variabili in gioco.
Per tenere sotto controllo tutte queste variabili, esistono strumenti per tracciare le attività dei team, i timesheet, e combinando le loro funzionalità con soluzioni per il project management permettono di rispondere alla necessità di pianificare le risorse.
Cos’è la Gestione Progetti
Gestire un progetto significa coordinare l’analisi, la progettazione, la pianificazione e la realizzazione degli obiettivi del progetto stesso, presidiando tutte le sue fasi evolutive, nel rispetto di precisi vincoli di progetto.
Un compito non banale poiché richiede competenze trasversali e ferrea disciplina nel rispettare i vincoli posti dalle tempistiche, dal budget e dalle risorse che si hanno a disposizione. Per questo motivo risulta necessario dotarsi di strumenti di governo e quindi affiancare ai tradizionali software di project management anche i sistemi di gestione del personale.
L’importanza dei sistemi di gestione del personale
Per rispettare i vincoli posti dalle risorse è fondamentale procedere a una loro attenta pianificazione e occorre dunque poter disporre di tutte le informazioni che sono tipicamente presenti sui sistemi di gestione.
Quando le risorse sono i collaboratori, le informazioni rilevanti sono tipicamente trattate dai sistemi di gestione del personale, applicativi che governano la disponibilità o indisponibilità delle risorse nel tempo e nello spazio, la competenza delle risorse e, di conseguenza, la loro attitudine a svolgere il compito cui devono essere assegnate.
Ma per pianificare correttamente è anche necessario consuntivare in modo puntuale, ovvero tracciare le attività che sono state svolte sul progetto e sulle attività che lo compongono in modo da cogliere l’avanzamento delle attività ed eventuali ritardi sui tempi attesi.
Normalmente gli strumenti che consentono la consuntivazione delle attività vengono detti “timesheet”. Poter disporre dei timesheet dei propri collaboratori porta evidenti vantaggi in termini di:
- Analisi della produttività;
- Analisi dei costi;
- Tracking delle attività.
I vantaggi di ZTimesheet e della suite Zucchetti HR
Esistono vari tipi di timesheet, dai più primitivi sistemi cartacei sotto forma di cartellini e registri compilati a mano a software appositi che offrono una grande varietà di funzioni e che permettono di automatizzare molte delle attività svolte in genere dal reparto delle risorse umane.
Tra questi due estremi trovano spazio anche software con fogli di calcolo, come Excel, molto diffusi grazie alla loro semplicità d’uso e ai bassi costi di implementazione. Inoltre, sono apprezzati perché forniscono anche un minimo di funzioni di analisi e automazione dei dati.
Tra le soluzioni ad hoc, troviamo ZTimesheet, il software per la gestione dei timesheet di Zucchetti. ZTimesheet Zucchetti si pone l’obiettivo di governare tutto il processo di consuntivazione delle attività lavorative, mettendo a disposizione:
- Funzionalità di raccolta specifiche rispetto al contesto d’uso, rappresentato dal cluster di popolazione e dal business di riferimento dei propri utilizzatori;
- Processi (workflow) di autorizzazione o gestione del dato a opera delle figure rilevanti definite dal modello organizzativo dell’azienda;
- Differenti metodologie di valorizzazione delle attività, puntuali derivanti dal payroll o standard per mansione, seniority e così via.
La massima efficienza di ZTimesheet si raggiunge grazie alla sinergia nativa con gli altri sistemi di gestione del personale presenti sulla suite Zucchetti HR. Esso, infatti, opera in base dati unica con gli applicativi di gestione delle presenze/assenze, di gestione del capitale umano, di gestione delle trasferte e di elaborazione paghe.
Come potenziare ZTimesheet con CyberPlan RSP
Il già ampio portafoglio di funzionalità offerto da ZTimesheet può essere ulteriormente potenziato se integrato con CyberPlan RSP, il software per la gestione dei progetti targato Cybertec, particolarmente utile per la pianificazione e il monitoraggio delle risorse.
CyberPlan RSP è la soluzione ideale per i Master Planner che hanno bisogno di sapere in qualsiasi momento su quali attività e su quali progetti il proprio team è allocato. Consente infatti di gestire le risorse attraverso utili tool, come calendari lavorativi, team di appartenenza sulla base di skill specifiche e indicatori visivi che mettono in risalto attività già programmate, riunioni o ferie. Il tutto integrando i dati in un’unica soluzione amplificando il controllo su essi.
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