Le défi que chaque chef de projet doit relever est d’atteindre les objectifs en utilisant les ressources disponibles et en respectant les contraintes que l’environnement impose. Il s’ensuit que la planification des ressources, rares par définition, représente un aspect crucial de la gestion de projet, en particulier lorsqu’il s’agit de ressources humaines compte tenu de la complexité et du nombre de variables en jeu.
Pour contrôler toutes ces variables, il existe des outils pour suivre les activités des équipes, des feuilles de temps, et en combinant leurs fonctionnalités avec des solutions de gestion de projet, ils permettent de répondre à la nécessité de planifier les ressources.
Qu’est-ce que la Gestion de Projets
Gérer un projet signifie coordonner l’analyse, la conception, la planification et la réalisation des objectifs du projet, en présidant toutes ses phases d’évolution, dans le respect de contraintes de projet précises.
Une tâche non banale car elle nécessite des compétences transversales et une discipline de fer pour respecter les contraintes imposées par les délais, le budget et les ressources disponibles. Pour cette raison, il est nécessaire de se doter d’outils de gouvernance et donc d’accompagner les logiciels traditionnels de gestion de projet également les systèmes de gestion du personnel.
L’importance des systèmes de gestion du personnel
Pour respecter les contraintes imposées par les ressources, il est essentiel de procéder à une planification minutieuse et il est donc nécessaire de disposer de toutes les informations qui sont généralement présentes sur les systèmes de gestion.
Lorsque les ressources sont des collaborateurs, les informations pertinentes sont généralement traitées par les systèmes de gestion du personnel, les applications qui régissent la disponibilité ou l’indisponibilité des ressources dans le temps et l’espace, la compétence des ressources et, par conséquent, leur aptitude à accomplir la tâche à laquelle elles doivent être affectées.
Mais pour planifier correctement, il est également nécessaire de compiler de manière ponctuelle, c’est-à-dire de suivre les activités qui ont été effectuées sur le projet et les activités qui le composent afin de saisir l’avancement des activités et les retards éventuels par rapport aux délais prévus.
Normalement, les outils qui permettent la réalisation des activités sont appelés « feuilles de temps ». Pouvoir disposer des feuilles de temps de ses collaborateurs présente des avantages évidents en termes de :
- Analyse de la productivité ;
- Analyse des coûts ;
- Suivi des activités.
Les avantages de ZTimesheet et de la suite Zucchetti HR
Il existe différents types de feuilles de temps, des systèmes papier les plus primitifs sous forme d’étiquettes et de registres remplis à la main aux logiciels spéciaux qui offrent une grande variété de fonctions et qui permettent d’automatiser de nombreuses activités généralement effectuées par le département des ressources humaines.
Entre ces deux extrêmes, il y a aussi un espace logiciel avec des feuilles de calcul, telles qu’Excel, très répandues en raison de leur simplicité d’utilisation et de leurs faibles coûts de mise en œuvre. De plus, ils sont appréciés car ils fournissent également un minimum de fonctions d’analyse et d’automatisation des données.
Parmi les solutions ad hoc, on trouve ZTimesheet, le logiciel de gestion des feuilles de temps de Zucchetti. ZTimesheet Zucchetti a pour objectif de régir l’ensemble du processus de réalisation des activités professionnelles, en mettant à disposition :
- Fonctionnalités de collecte spécifiques par rapport au contexte d’utilisation, représenté par le groupe de population et l’entreprise de référence de ses utilisateurs ;
- Processus (workflow) d’autorisation ou de gestion des données par les personnes concernées définies par le modèle organisationnel de l’entreprise ;
- Différentes méthodologies de valorisation des activités, ponctuelles dérivées du payroll ou standard par fonction, seniority et ainsi de suite.
L’efficacité maximale de ZTimesheet est obtenue grâce à la synergie native avec les autres systèmes de gestion du personnel de la suite Zucchetti HR. En effet, il fonctionne sur une base de données unique avec les applications de gestion des présences/absences, de gestion du capital humain, de gestion des déplacements et de traitement des paiements.
Comment booster ZTimesheet avec CyberPlan RSP
Le vaste portefeuille de fonctionnalités déjà offert par ZTimesheet peut être encore amélioré s’il est intégré à CyberPlan RSP, le logiciel de gestion de projet Cybertec, particulièrement utile pour la planification et le suivi des ressources.
CyberPlan RSP est la solution idéale pour les Master Planners qui ont besoin de savoir à tout moment sur quelles activités et sur quels projets leur équipe est affectée. Il permet en effet de gérer les ressources grâce à des outils utiles, tels que des calendriers de travail, des équipes d’appartenance basées sur des compétences spécifiques et des indicateurs visuels qui mettent en évidence des activités déjà planifiées, des réunions ou des vacances. Le tout en intégrant les données dans une seule solution en amplifiant le contrôle sur celles-ci.
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