En las empresas a menudo se oye hablar de planificación estratégica, táctica y operativa. En muchos casos, sin embargo, existe confusión sobre las diferencias que existen entre estos tres tipos de pisos y entre las áreas comunes a ellos. En este artículo se quiere dar una explicación de lo que se entiende por planificación operativa empresarial, el propósito para el que las empresas elaboran un plan operativo empresarial y su importancia.
Quées la planificación empresarial
La planificación empresarial es el proceso a través del cual la empresa define los objetivos a alcanzar y las acciones para alcanzar dichos objetivos. La planificación está estrechamente relacionada con la gestión empresarial, que es el conjunto de procesos que contribuyen a la consecución de los objetivos ya decididos durante la planificación. Generalmente se divide en 3 procesos:
- Planificación estratégica: es la misión de la empresa a largo plazo
- Planificación táctica: son los objetivos estratégicos que se pretenden alcanzar a medio plazo
- Planificación operativa: son obviamente los objetivos que se quieren alcanzar a corto plazo, en el año de actividad de la empresa.
La planificación operativa empresarial es, por lo tanto, uno de los procesos de la planificación empresarial más amplia.
Quées la planificación operativa empresarial
La planificación operativa es un componente esencial de la forma de hacer negocios, ya que explica en detalle los pasos que debe seguir el producto desde la fase de diseño hasta la entrega al cliente. Un plan operativo puede parecer trivial, pero es fundamental para responder a preguntas como:
- ¿Dónde estamos ahora?
- ¿Dónde queremos encontrarnos en el futuro?
- ¿Cómo llegamos?
- ¿Cómo medimos el progreso?
Por qué es importante la planificación estratégica
La planificación estratégica es importante porque explica cómo pretendemos gestionar y organizar la producción y la entrega del producto. De hecho, planificar estas actividades resulta fundamental y crítico para el éxito de la organización, ya que traduce la teoría en realidad.
El plan operativo, al ser un documento de programación interna, debe proporcionar una programación detallada y en profundidad de cómo se pretende llevar a cabo las actividades, insertándolas en el marco más amplio de la planificación estratégica. En un plan operativo se dará prioridad a la claridad y simplicidad de los contenidos y, antes de compartirlo, se debe verificar si el contenido es claro y si declina, explicándolo, la planificación estratégica. Algunos temas que a menudo se abordan en un plan operativo son:
- Instalaciones
- Inventario
- Producción o fabricación
- Cumplimiento de pedidos
- Distribución
- Servicio al cliente
- Mantenimiento y asistencia
En el caso de una planta de producción, por ejemplo, será importante discutir el proceso con el que se fabrican los productos. De hecho, el proceso de producción generalmente implica una descripción de las instalaciones, los equipos, los materiales y las necesidades del trabajo.
Las fases de la planificación operativa de la empresa
El proceso de planificación empresarial es muy delicado y complejo, por lo que se puede dividir en fases encadenadas. Cada fase se caracteriza por un horizonte temporal que se estrecha cada vez más. Además, al pasar de una fase a otra, aumentan los detalles sobre la definición de los objetivos y los medios para alcanzarlos. Por eso habla mal de:
- Planificación estratégica: traduce la misión de la empresa
- en objetivos estratégicos a largo plazo. Es importante porque define el futuro de la propia empresa y orienta todo su trabajo;
- Planificación táctica: los objetivos estratégicos se “traducen” en acciones concretas que se llevarán a cabo dentro de un período de tiempo determinado, generalmente de 3 a 5 años;
- Planificación operativa: a su vez, los objetivos tácticos se convierten en objetivos operativos, es decir, objetivos que deben alcanzarse en un corto período de tiempo a través de una serie de acciones estratégicas. Por lo general, este periodo incluye un año de trabajo.
La planificación operativa de la empresa a su vez se divide en varias fases, a saber:
- Identificación de problemas y oportunidades;
- Condiciones de inventario y previsión;
- Formulación de planes alternativos;
- Evaluación de planes alternativos;
- Comparación de planes alternativos;
- Selección de un plan.
Es importante destacar la naturaleza iterativa de este proceso. A medida que se vaya adquiriendo más información, puede ser necesario reiterar algunos de los pasos anteriores. Los seis pasajes, aunque presentados y discutidos de forma secuencial para facilitar su comprensión, suelen ocurrir de forma iterativa y a veces simultánea. Las iteraciones de las fases se llevan a cabo según sea necesario para formular planes eficientes, eficaces, completos y aceptables.
Las ventajas de la planificación operativa empresarial
Es útil dedicar tiempo a la evaluación correcta de sus procesos para estudiar si es posible mejorar su eficiencia y mejorar la calidad del producto terminado. Haciendo estos razonamientos se podrán identificar las lagunas que, una vez resueltas, permiten aumentar los márgenes de beneficio. Centrarse en un plan operativo también puede conducir a estos beneficios.
Diferencias entre planificación operativa y estratégica
A menudo, las empresas utilizan las expresiones planificación estratégica y planificación operativa para identificar lo mismo, pero si el plan estratégico también sirve como plan operativo, la cosa no va muy bien y probablemente haya problemas. Sin embargo, ambos son necesarios para alcanzar los objetivos.
¿Quées un plan estratégico?
Un plan estratégico define la misión, la visión y los objetivos de alto nivel de la empresa para los próximos tres a cinco años. Además, tiene en cuenta cómo medir estos objetivos y los principales proyectos que se pretende emprender para alcanzarlos.
¿Quées un plan operativo?
Un plan operativo (o plan de trabajo) es un esquema detallado de lo que hará la empresa en un futuro próximo, generalmente al año siguiente. El plan responderá a preguntas (como: quién, qué, cuándo y cuánto) sobre las actividades diarias o semanales. En particular, define:
- Qué: Las estrategias y tareas a alcanzar y completar;
- Quién: Las personas que tienen la responsabilidad de cada estrategia de negocio y actividad;
- Cuándo: la línea de tiempo para la que se deben completar las estrategias y actividades;
- Cuánto: Los recursos financieros disponibles para completar una estrategia/actividad.
En pocas palabras, el plan estratégico comparte la visión para el futuro, mientras que el plan operativo define cómo se pretende llegar, de manera concreta, a la visión, definiendo las acciones sobre una base diaria o semanal. Por lo tanto, ambos conceptos describen los planes de negocio para el futuro, pero en diferentes contextos. A continuación hemos identificado cuatro diferencias principales entre ellos:
- Periodo de tiempo: El plan estratégico esboza los objetivos a largo plazo para los próximos tres a cinco años. El plan operativo describe lo que se hará para lograr estos objetivos a corto plazo.
- Objetivo: El objetivo del plan estratégico es delinear la visión a largo plazo de la empresa y la forma de colaborar de todos los departamentos para lograrlo. El objetivo del plan operativo no se centra en la empresa, sino en el departamento. Puede haber una superposición entre departamentos, pero esta es la excepción más que la regla. Los grandes departamentos pueden requerir más de un plan operativo.
- Generación del plan: El equipo directivo de tu organización, por ejemplo, el equipo ejecutivo o el consejo de administración, es responsable de crear el plan estratégico. Una vez creado, el plan estratégico será llevado a cabo por equipos interfuncionales que cooperan para garantizar que la estrategia tenga éxito. Cada departamento debe tener figuras responsables de crear su propio plan operativo. Además, aunque cada plan operativo está diseñado para un solo departamento, su correcta implementación conducirá al éxito a nivel empresarial.
- Presupuesto: El presupuesto para el plan estratégico proviene del presupuesto estratégico, no del presupuesto operativo. El presupuesto para el plan operativo proviene del presupuesto anual del departamento.
Por lo tanto, hay diferencias obvias entre los dos tipos de planificación, por lo que los dos planes no pueden coincidir de ninguna manera.
El software para la planificación operativa empresarial
Las empresas, y en particular las manufactureras, pueden utilizar soluciones de software extremadamente avanzadas y capaces de apoyarlas en la toma de decisiones. La planificación operativa de la empresa también se beneficia de soluciones informáticas, y en particular el software de planificación y programación avanzada permite a los responsables del departamento de producción tener una visión precisa y actualizada sobre el futuro próximo. Los planificadores, los responsables de Supply Chain y los responsables de departamento pueden utilizar estas herramientas para organizar el departamento central de una empresa manufacturera, el de producción.
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