Molte decisioni importanti nelle aziende vengono prese basandosi su calcoli e modelli calcolati su fogli Excel. In questo articolo analizziamo l’uso di questo foglio di calcolo.
Excel è fantastico. Semplifica la creazione di set di dati e calcoli permettendo di esportare i risultati in un formato di facile utilizzo. Inoltre è utilizzabile da chiunque, chiunque può iniziare ad usarlo e diventare produttivo rapidamente. Non sorprende dunque che sia il software analitico a cui si rivolge una gran parte di aziende, che lo utilizzano per tutto, dalla pianificazione alla reportistica.
Tuttavia utilizzare questo programma presenta dei costi nascosti, Excel è flessibile perchè consente di creare e organizzare il proprio file senza regole e senza standard: qualsiasi cella può essere collegata a qualsiasi altra cella, cosa che porta al rischio di avere file estremamente complessi e articolati, che solo l’autore è in grado di interpretare.
Questo aspetto non è grave per piccoli calcoli, ma già semplici modelli rischiano di lievitare e diventare dei “mostri multi-foglio”. Puoi non rendertene conto ma probabilmente molti modelli Excel con cui hai a che fare hanno un back-end invisibile ed enorme in cui è facile commettere errori ma che è difficile mantenere e correggere, al punto che piccole variazioni possono richiedere intere giornate di lavoro e che spesso solo alcune persone conoscono e sanno modificare e utilizzare appieno il modello.
5 domande per capire quanto sono complicati i tuoi Excel
Ci sono 5 domande che permettono di capire la complessità della struttura di file Excel:
- Come stai gestendo le diverse versioni del modello e dei dati?
- Preso un modello di output utilizzato negli ultimi 3 anni, quanto è facile/difficile replicarlo?
- Quante persone comprendono il modello al punto da essere in grado di apportare modifiche significative alla logica in meno di 4 ore?
- Quanto è facile verificare che i dati di input siano aggiornati e corretti?
- I risultati del modello sono comparabili con informazioni esterne?
- Quali standard e processi riconosciuti avete adottato nella costruzione di modelli Excel?
- Si può dimostrare che i risultati che produce sono corretti?
Probabilmente non lo saranno, e se si pensa che lo siano probabilmente non è stata compresa fino in fondo cosa comporta la domanda. La questione è seria al punto che si potrebbe star prendendo decisioni aziendali critiche basandosi su informazioni errate. Il rischio è che questi fogli di calcolo vengano a costare parecchio.
Pianificare la produzione con Excel?
Meglio di no. Occuparsi della pianificazione della produzione con Excel non è una grande idea… ma perchè? I file Excel sono ottimi strumenti, ma per pianificare la produzione di un’intera azienda manifatturiera, è meglio utilizzare software specifici, studiati e realizzati appositamente per questo scopo. Programmi APS sono in grado di trasformare la pianificazione manuale svolta tramite Excel e Project elevandola a livello digitale. Questi strumenti permettono di programmare l’intera produzione rapidamente, tenendo conto di vincoli, priorità, incontro tra materiali, avendo sotto controllo l’intero piano e relativi KPI grazie ad una grafica efficace.
Come sostituire gli Excel e pianificare in modo digitale
Oggi è possibile utilizzare strumenti avanzati e specifici, sviluppati ed affinati da software house da decine e decine di anni: i software di Supply Chain Planning (o SCP). Questi strumenti permettono al reparto pianificazione della produzione di fare uno step considerevole e sgravare le risorse umane da compiti ripetitivi a basso valore aggiunto, lasciandoli liberi di dedicarsi alla risoluzione di questioni critiche e strategiche. Scopri come una soluzione APS può aiutare la tua azienda ad evolvere, cliccando qui, oppure approfondisci i rischi del continuare a pianificare la produzione con Excel cliccando qui.