Muchas decisiones importantes en las empresas se toman en base a cálculos y plantillas calculadas en hojas de Excel. En este artículo analizamos el uso de esta hoja de cálculo.
Excel es genial. Simplifica la creación de conjuntos de datos y cálculos permitiendo exportar los resultados en un formato fácil de usar. Además, puede ser utilizado por cualquier persona, cualquiera puede comenzar a usarlo y ser productivo rápidamente. Por lo tanto, no es sorprendente que sea el software analítico al que se dirige una gran parte de las empresas, que lo utilizan para todo, desde la planificación hasta los informes.
Sin embargo, el uso de este programa tiene costos ocultos, Excel es flexible porque le permite crear y organizar su propio archivo sin reglas y sin estándares: cualquier celda se puede conectar a cualquier otra celda, lo que conlleva el riesgo de tener archivos extremadamente complejos y articulados, que solo el autor es capaz de interpretar.
Este aspecto no es grave para pequeños cálculos, pero los modelos simples ya corren el riesgo de aumentar y convertirse en “monstruos de varias hojas”. Es posible que no te des cuenta, pero probablemente muchas plantillas de Excel con las que estás tratando tengan un back-end invisible y enorme en el que es fácil cometer errores pero que es difícil mantener y corregir, hasta el punto de que pequeñas variaciones pueden requerir días enteros de trabajo y que a menudo solo algunas personas conocen y saben cómo modificar y utilizar completamente el modelo.
5 preguntas para entender lo complicados que son tus Excel
Hay 5 preguntas que permiten entender la complejidad de la estructura de archivos Excel:
- ¿Cómo estás gestionando las diferentes versiones del modelo y de los datos?
- Tomado un modelo de salida utilizado en los últimos 3 años, ¿qué tan fácil/difícil es replicarlo?
- ¿Cuántas personas entienden el modelo hasta el punto de poder realizar cambios significativos en la lógica en menos de 4 horas?
- ¿Qué tan fácil es verificar que los datos de entrada estén actualizados y sean correctos?
- ¿Los resultados del modelo son comparables con información externa?
- ¿Qué estándares y procesos reconocidos habéis adoptado en la construcción de modelos Excel?
- ¿Se puede demostrar que los resultados que produce son correctos?
Probablemente no lo serán, y si se piensa que lo son probablemente no se ha entendido del todo lo que implica la pregunta. El asunto es tan grave que podría estar tomando decisiones comerciales críticas basadas en información incorrecta. El riesgo es que estas hojas de cálculo cuesten mucho.
¿Planificar la producción con Excel?
Mejor no. Ocuparse de la planificación de la producción con Excel no es una gran idea… pero ¿por qué? Los archivos de Excel son excelentes herramientas, pero para planificar la producción de toda una empresa de fabricación, es mejor utilizar software específico, diseñado y creado específicamente para este fin. Los programas APS son capaces de transformar la planificación manual realizada a través de Excel y Project elevándola a un nivel digital. Estas herramientas permiten programar toda la producción rápidamente, teniendo en cuenta las limitaciones, las prioridades, el encuentro entre los materiales, teniendo bajo control todo el plan y los KPI correspondientes gracias a unos gráficos eficaces.
Cómo sustituir Excel y planificar digitalmente
Hoy en día es posible utilizar herramientas avanzadas y específicas, desarrolladas y perfeccionadas por software house desde hace decenas y decenas de años: el software de Supply Chain Planning (o SCP). Estas herramientas permiten al departamento de planificación de la producción dar un paso considerable y liberar a los recursos humanos de tareas repetitivas de bajo valor añadido, dejándolos libres para dedicarse a la resolución de cuestiones críticas y estratégicas. Descubre cómo una solución APS puede ayudar a tu empresa a evolucionar, haciendo clic aquí, o profundiza en los riesgos de seguir planificando la producción con Excel haciendo clic aquí.