Nelle aziende si sente parlare spesso di pianificazione strategica, tattica e operativa. In molti casi però vi è confusione riguardo le differenze che esistono tra queste tre tipologie di piani e tra le aree comuni ad esse. In questo articolo si vuole dare una spiegazione a cosa si intende per pianificazione operativa aziendale, lo scopo per cui le imprese elaborano un piano operativo aziendale e la sua importanza.
Che cos’è la pianificazione aziendale
La pianificazione aziendale è il processo attraverso il quale l’impresa definisce gli obiettivi da raggiungere e le azioni per raggiungere tali scopi. La pianificazione è strettamente connessa alla gestione aziendale, che è l’insieme dei processi che contribuiscono al conseguimento degli obiettivi già decisi durante la pianificazione. Essa si divide generalmente in 3 processi:
- Pianificazione strategica: è la mission dell’azienda a lungo termine
- Pianificazione tattica: sono gli obiettivi strategici che si intendono raggiungere nel medio periodo
- Pianificazione operativa: sono ovviamente gli obiettivi che si vogliono raggiungere nel breve periodo, nell’anno di attività dell’azienda.
La pianificazione operativa aziendale è dunque uno dei processi della più ampia pianificazione aziendale.
Cos’è la pianificazione operativa aziendale
La pianificazione operativa è una componente essenziale del modo di fare business in quanto spiega nel dettaglio i passi che deve compiere il prodotto dalla fase di progettazione fino alla consegna al cliente. Un piano operativo può sembrare banale ma è fondamentale per rispondere a domande quali:
- Dove ci troviamo ora?
- Dove vogliamo trovarci in futuro?
- Come ci arriviamo?
- Come misuriamo i progressi?
Perché è importante la pianificazione strategica
La pianificazione strategica è importante perché spiega come intendiamo gestire e organizzare la produzione e la consegna del prodotto. Pianificare queste attività si rivela infatti fondamentale e critico per il successo dell’organizzazione perché traduce la teoria in realtà.
Il piano operativo poi, essendo un documento di programmazione interna, dovrebbe fornire una programmazione dettagliata e approfondita di come si intende svolgere le attività, inserendole nel quadro più ampio della pianificazione strategica. In un piano operativo andranno privilegiate la chiarezza e la semplicità dei contenuti e prima di condividerlo bisognerebbe verificare se il contenuto è chiaro e se declina, spiegandola, la pianificazione strategica. Alcuni temi che vengono spesso affrontati in un piano operativo sono:
- Strutture
- Inventario
- Produzione o fabbricazione
- Evasione degli ordini
- Distribuzione
- Servizio clienti
- Manutenzione e assistenza
Nel caso di un impianto di produzione, ad esempio, sarà importante discutere il processo con il quale vengono realizzati i prodotti. Il processo produttivo infatti comporta di solito una descrizione degli impianti, delle attrezzature, dei materiali e delle esigenze del lavoro.
Le fasi della pianificazione operativa aziendale
Il processo di pianificazione aziendale è molto delicato e complesso tanto da poter essere scomposto in fasi concatenate. Ogni fase è caratterizzata da un orizzonte temporale che si restringe sempre più. Inoltre, passando da una fase all’altra, aumentano i dettagli relativi alla definizione degli obiettivi ed ai mezzi per conseguirli. Per questo motivo sparla di:
- Pianificazione strategica: traduce la mission aziendale
- in obiettivi strategici da conseguire a lungo termine. È importante perché definisce il futuro dell’azienda stessa ed orienta tutto il suo operato;
- Pianificazione tattica: gli obiettivi strategici sono “tradotti” in azioni concrete da effettuare entro un determinato periodo di tempo, solitamente dai 3 ai 5 anni;
- Pianificazione operativa: a loro volta, gli obiettivi tattici sono convertiti in obiettivi operativi, ovvero scopi da raggiungere entro un periodo breve tramite una serie di azioni strategiche. Solitamente questo periodo bene comprende un anno di lavoro.
La pianificazione operativa aziendale a sua volta si suddivide in diverse fasi, ovvero:
- Identificazione dei problemi e delle opportunità;
- Condizioni di inventario e previsione;
- Formulazione di piani alternativi;
- Valutazione di piani alternativi;
- Confronto di piani alternativi;
- Selezione di un piano.
È importante sottolineare la natura iterativa di questo processo. Man mano che vengono acquisite maggiori informazioni, potrebbe essere necessario ribadire alcuni dei passaggi precedenti. I sei passaggi, sebbene presentati e discussi in modo sequenziale per facilità di comprensione, di solito si verificano in modo iterativo e talvolta simultaneo. Le iterazioni delle fasi sono condotte secondo necessità per formulare piani efficienti, efficaci, completi e accettabili.
I vantaggi della pianificazione operativa aziendale
È utile dedicare del tempo alla corretta valutazione dei propri processi per studiare se è possibile migliorarne l’efficienza e migliorare la qualità del prodotto finito. Facendo questi ragionamenti si potranno individuare lacune che, una volta risolte permettono di aumentare i margini di profitto. Concentrarsi su un piano operativo può portare anche a questi vantaggi.
Differenze fra pianificazione operativa e strategica
Spesso le aziende utilizzano le espressioni pianificazione strategica e pianificazione operativa per identificare la stessa cosa, ma se il piano strategico funge anche da piano operativo, la cosa non va tanto bene e probabilmente vi sono dei problemi. Entrambi tuttavia sono necessari al raggiungimento degli obiettivi.
Cos’è un piano strategico?
Un piano strategico definisce la mission, la vision e gli obiettivi di alto livello dell’azienda per i prossimi tre/cinque anni. Inoltre, tiene conto di come misurare questi obiettivi e dei principali progetti che si intende intraprendere per raggiungerli.
Cos’è un piano operativo?
Un piano operativo (o piano di lavoro) è uno schema dettagliato di ciò che farà l’azienda nel prossimo futuro, solitamente l’anno successivo. Il piano risponderà a domande (quali: chi, cosa, quando e quanto) riguardanti le attività quotidiane o settimanali. In particolare definisce:
- Cosa: Le strategie e i compiti da raggiungere e completare;
- Chi: Le persone che hanno la responsabilità di ciascuna strategia dell’attività e attività;
- Quando: La timeline per cui le strategie e attività devono essere completate;
- Quanto: Le risorse finanziarie disponibili per completare una strategia/attività.
In poche parole, il piano strategico condivide la vision per il futuro, mentre il piano operativo definisce come si intende arrivare, in maniera concreta, alla vision, definendo le azioni su base giornaliera, o settimanale. Entrambi i concetti descrivono dunque i piani aziendali per il futuro, ma in contesti diversi. Di seguito abbiamo individuato quattro differenze principali tra di essi:
- Periodo di tempo: Il piano strategico delinea gli obiettivi a lungo termine per i prossimi tre-cinque anni. Il piano operativo delinea ciò che verrà fatto per raggiungere questi obiettivi nel breve termine.
- Obiettivo: L’obiettivo del piano strategico è delineare la visione a lungo termine dell’azienda e il modo di collaborare di tutti i reparti per raggiungerla. L’obiettivo del piano operativo non è incentrato sull’azienda, ma sul reparto. Può esserci una sovrapposizione tra reparti, ma questa è l’eccezione piuttosto che la regola. Reparti di grandi dimensioni possono richiedere più di un piano operativo.
- Generazione del piano: Il team dirigenziale della tua organizzazione, ad esempio il team esecutivo o il consiglio d’amministrazione, è responsabile della creazione del piano strategico. Una volta creato, il piano strategico verrà portato avanti da team inter-funzionali che cooperano per garantire che la strategia abbia successo. Ogni dipartimento dovrebbe avere delle figure responsabili della creazione del proprio piano operativo. Inoltre, sebbene ogni piano operativo sia progettato per un singolo dipartimento, la sua corretta implementazione porterà al successo a livello aziendale.
- Bilancio: Il budget per il piano strategico proviene dal budget strategico, non dal budget operativo. Il budget per il piano operativo proviene dal budget annuale del dipartimento.
Vi sono dunque evidenti differenze tra i due tipi di pianificazione tali per cui i due piani non possono coincidere in alcun modo.
I software per la pianificazione operativa aziendale
Le aziende, ed in particolare quelle manifatturiere, possono utilizzare oggi delle soluzioni software estremamente avanzate e in grado di supportarle nel processo decisionale. Anche la pianificazione operativa aziendale beneficia di soluzioni informatiche, ed in particolare software di Advanced Planning and Scheduling permettono ai responsabili del reparto produttivo di avere una visione precisa ed aggiornata sul prossimo futuro. I planner, i responsabili di Supply Chain ed i responsabili di reparto possono utilizzare questi tool per organizzare il reparto centrale di un’azienda manifatturiera, quello produttivo.
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