De nombreuses décisions importantes dans les entreprises sont prises sur la base de calculs et de modèles calculés sur des feuilles Excel. Dans cet article, nous analysons l’utilisation de cette feuille de calcul.
Excel est génial. Il simplifie la création de jeux de données et de calculs en permettant d’exporter les résultats dans un format convivial. De plus, il peut être utilisé par n’importe qui, n’importe qui peut commencer à l’utiliser et devenir productif rapidement. Il n’est donc pas surprenant que ce soit le logiciel analytique auquel s’adressent une grande partie des entreprises, qui l’utilisent pour tout, de la planification au reporting.
Cependant, l’utilisation de ce programme présente des coûts cachés, Excel est flexible car il vous permet de créer et d’organiser votre propre fichier sans règles et sans normes : n’importe quelle cellule peut être connectée à n’importe quelle autre cellule, ce qui entraîne le risque d’avoir des fichiers extrêmement complexes et articulés, que seul l’auteur est capable d’interpréter.
Cet aspect n’est pas grave pour les petits calculs, mais déjà de simples modèles risquent de se lever et de devenir des « monstres à feuilles multiples ». Vous ne le réalisez peut-être pas, mais de nombreux modèles Excel auxquels vous avez affaire ont probablement un back-end invisible et énorme dans lequel il est facile de faire des erreurs mais qu’il est difficile de maintenir et de corriger, au point que de petites variations peuvent nécessiter des journées de travail entières et que souvent seules certaines personnes connaissent et savent modifier et utiliser pleinement le modèle.
5 questions pour comprendre à quel point vos Excel sont compliqués
Il y a 5 questions qui permettent de comprendre la complexité de la structure de fichier Excel :
- Comment gérez-vous les différentes versions du modèle et des données ?
- En prenant un modèle de sortie utilisé au cours des 3 dernières années, à quel point est-il facile/difficile de le reproduire ?
- Combien de personnes comprennent le modèle au point de pouvoir apporter des modifications significatives à la logique en moins de 4 heures ?
- À quel point est-il facile de vérifier que les données d’entrée sont à jour et correctes ?
- Les résultats du modèle sont-ils comparables aux informations externes ?
- Quels standards et processus reconnus avez-vous adoptés dans la construction de modèles Excel ?
- Peut-on prouver que les résultats qu’il produit sont corrects ?
Ils ne le seront probablement pas, et si vous pensez qu’ils le sont, vous n’avez probablement pas compris jusqu’au bout ce que la question implique. La question est sérieuse au point que l’on pourrait prendre des décisions commerciales critiques en se basant sur des informations erronées. Le risque est que ces feuilles de calcul coûtent cher.
Planifier la production avec Excel ?
S’occuper de la planification de la production avec Excel n’est pas une bonne idée… mais pourquoi ? Les fichiers Excel sont d’excellents outils, mais pour planifier la production d’une entreprise manufacturière entière, il est préférable d’utiliser des logiciels spécifiques, conçus et réalisés spécialement à cet effet. Les programmes APS sont en mesure de transformer la planification manuelle effectuée via Excel et Project en l’élevant au niveau numérique. Ces outils permettent de programmer rapidement l’ensemble de la production, en tenant compte des contraintes, des priorités, de la rencontre entre les matériaux, en contrôlant l’ensemble du plan et les KPI correspondants grâce à un graphisme efficace.
Comment remplacer Excel et planifier numériquement
Aujourd’hui, il est possible d’utiliser des outils avancés et spécifiques, développés et affinés par software house depuis des dizaines et des dizaines d’années : les logiciels de Supply Chain Planning (ou SCP). Ces outils permettent au département de planification de la production de faire un pas considérable et de libérer les ressources humaines des tâches répétitives à faible valeur ajoutée, en les laissant libres de se consacrer à la résolution de questions critiques et stratégiques. Découvrez comment une solution APS peut aider votre entreprise à évoluer, en cliquant ici, ou approfondissez les risques de continuer à planifier la production avec Excel en cliquant ici.