Una de las responsabilidades más críticas del gestor de proyectos es asignar la cantidad correcta de tareas a cada miembro de su equipo. En esto consiste la carga de trabajo del proyecto, en una gestión y distribución eficiente de las tareas dentro del equipo.
El objetivo es asegurarse de que las actividades de cada uno se realicen a tiempo, pero también de que haya un equilibrio adecuado en la cantidad de trabajo que cada miembro del equipo debe realizar, para evitar el síndrome de burnout, una condición psicofísica que resulta de una situación laboral percibida como agotadora, en la que el trabajador se siente insatisfecho con su rutina de trabajo y con el tiempo puede llegar a separarse mentalmente de su empleo.
Cuando se gestiona correctamente, la gestión de la carga de trabajo capacita a los equipos para trabajar maximizando el rendimiento y satisfaciéndolos, ya que todos saben a qué volumen de trabajo se enfrentan y pueden lograr mejores resultados cualitativamente en menos tiempo.
Quées un Workload Tracking Software
Un Workload Tracking Software es una herramienta que simplifica las estrategias y los procesos para distribuir las tareas de forma equilibrada, realizando un seguimiento de las actividades que cada miembro del equipo debe realizar, tanto en lo que respecta a las actividades relacionadas con los proyectos como a las rutinarias o a la indisponibilidad.
Al mapear las actividades y comprender cuánto tiempo pueden dedicar los recursos a los proyectos, permite comprender cuántas actividades puede hacerse cargo cada persona. Para tener estos datos, es necesario monitorizar:
- Proyectos en los que el equipo está comprometido.
- Tareas rutinarias que reducen el tiempo para dedicar a los proyectos.
- Descomponer los proyectos en tareas y flujos de trabajo más pequeños.
- Priorizar las tareas.
Al tener visibilidad sobre esta información, se pueden asignar tareas a los miembros del equipo de manera efectiva. Los Workload Tracking software ayudan a introducir y realizar un seguimiento de cierta información, en particular:
- Fecha de inicio y fin de cada actividad.
- Recursos asignados a las tareas en función de las competencias, la disponibilidad y la experiencia.
- Facilitar la comunicación con el equipo e incluirlo en la planificación.
- Compartir con las personas las razones por las que cada uno está asignado a una tarea determinada para aumentar la participación y establecer el nivel de expectativas desde el principio.
También es importante mantener la visibilidad sobre el progreso de los proyectos para saber si y dónde intervenir para modificar las cargas. Monitorear todas estas actividades y actualizar los datos a mano llevaría mucho tiempo, en cambio, un software permite tener toda la información siempre actualizada y en un solo lugar.
Por qué utilizar un Workload Tracking Software
Cuando los equipos trabajan en entornos multiproyecto, gestionar las cargas de trabajo puede ser aún más difícil. En este contexto, la gestión de cargas de trabajo afecta a la capacidad de planificar con precisión, asignar recursos de manera eficiente y establecer fechas de vencimiento factibles.
Subestimar la importancia de asignar a cada miembro del equipo una carga de trabajo adecuada, significa incurrir en problemas que a la larga pueden llevar a la pérdida de miembros clave del equipo, que ya no reconocen un equilibrio entre el trabajo y la vida privada, y en consecuencia a mayores costos, debido a la pérdida de profesionalidad especializada. En cambio, al gestionar las cargas de trabajo de manera óptima, cada miembro del equipo se siente adecuadamente desafiado, motivado y productivo.
El software de seguimiento de cargas de trabajo recopila información de los calendarios de personal, la asignación de recursos, las herramientas de seguimiento de la gestión de proyectos, los informes de empleo del personal y la planificación de la fuerza de trabajo. De esta manera, ofrecen una visión general de las actividades del proyecto y dan más información sobre toda la gestión de un equipo. Al hacerlo, ahorran tiempo y hacen que la información sea comprensible y compartible gracias a informes y gráficos detallados.
La visualización del calendario en CyberPlan RSP
Las funcionalidades de un Workload Tracking Software
Las características prioritarias que todas las empresas esperan de un software de este tipo se refieren al apoyo en la planificación de las actividades, el seguimiento del tiempo y el fomento de la colaboración.
- Integración: el software debe integrarse con el sistema de gestión y otros sistemas en uso en la empresa para facilitar la recopilación de datos en un solo lugar, garantizar datos actualizados en todos los sistemas y dar a los usuarios una mayor sensación de control. La implementación debe ser fácil y no llevar demasiado tiempo.
- Algoritmos de planificación: para automatizar tareas repetitivas y apoyar la planificación, especialmente en entornos multiproyecto donde la complejidad es mayor. Los algoritmos facilitan la planificación de las cargas de trabajo dando más seguridad, velocidad y eficacia en la toma de decisiones, minimizando la posibilidad de error humano, también gracias a la posibilidad de simular escenarios.
- Habilidades y carga agrupada: el mercado en evolución requiere cada vez más recursos especializados. El software de seguimiento de cargas de trabajo más avanzado permite gestionar los recursos en función de las habilidades específicas, asignarlas estratégicamente y anticipar la demanda relacionada con estas figuras.
- Visibilidad multihorizonte: permite tener una visión tanto detallada como de alto nivel del trabajo del equipo, con la posibilidad de pasar de la estrategia de cartera a las actividades diarias rápidamente.
La visualización de las cargas de recursos y asignaciones en CyberPlan RSP
CyberPlan RSP: el software de seguimiento de cargas de trabajo
Gestionar eficientemente a los trabajadores y su productividad es esencial para una empresa que quiere trabajar bien. Utilizar un sistema que automatice estas tareas, con todos los beneficios asociados, puede facilitar en gran medida el trabajo de los gestores de proyectos que deben gestionar equipos comprometidos en varios proyectos.
CyberPlan RSP responde a esta necesidad y proporciona las herramientas para tener una carga de recursos optimizada y siempre actualizada, para gestionar diferentes tipos de actividades y recursos en función de las habilidades.
Descubre cómo tener más visibilidad en tus equipos y hacerlos más colaborativos y productivos.