La planificación de la producción y el plan de producción resultante son herramientas tan valiosas para la empresa como lo es un mapa para el viajero. De hecho, tienen la importante tarea de guiar al departamento y a la empresa hacia la meta de la gestión optimizada de las actividades y sugerir rutas alternativas, proporcionando indicaciones sobre cómo afrontar los cambios e interrupciones de la cadena de suministro.
La planificación de la producción moderna nació en la primera mitad del siglo XIX en respuesta a la necesidad de las empresas de tener información y control sobre los procesos. Al principio, los primeros planes de producción eran mucho más sencillos, ya que las fábricas eran más pequeñas y producían menos productos. La planificación se limitaba a incluir la lista de pedidos de producción y la fecha para completarlos. Un poco como los mapas en papel, que permiten estudiar la ruta pero requieren mucho trabajo manual para calcular la distancia y el tiempo de viaje.
Con el aumento de la variedad de productos, la producción se ha vuelto más amplia y compleja y, en consecuencia, también la planificación, que ha comenzado a parecerse más a los navegadores por satélite, capaces de proporcionar información precisa sobre los trayectos y la longitud de las rutas. El nuevo tipo de producción ha hecho necesaria una planificación capaz también de optimizar los procesos para obtener un flujo de producción uniforme y con costes reducidos.
Hoy en día, el objetivo de la planificación de la producción sigue siendo este, pero ha evolucionado aún más a medida que la naturaleza y los métodos de producción han cambiado, lo que hace que el seguimiento de la información sea cada vez más preciso y completo. La planificación se ha vuelto cada vez más similar a los sistemas de navegación de los smartphones: actualizados en tiempo real, capaces de ofrecer diferentes alternativas de ruta y extremadamente precisos.
Quées la planificación de la producción
La planificación de la producción es un procedimiento típico de las empresas manufactureras que sirve para cuantificar las actividades productivas a realizar a medio y largo plazo. Por lo tanto, permite organizar el departamento de producción definiendo la cantidad y los tipos de productos que se producirán y, en consecuencia, establecer los recursos que se utilizarán y los plazos dentro de los cuales se completarán los pedidos.
El objetivo de la planificación de la producción es devolver el mejor plan de producción posible, en función de las necesidades de producción y los recursos disponibles, para que los pedidos se realicen a tiempo y sin interrupciones.
La planificación de la producción no se limita solo a establecer qué actividades se llevarán a cabo, sino que comienza analizando las previsiones y los pedidos de venta para programar la compra de materias primas y productos semiacabados. También permite monitorear el progreso de los diversos procesos y la aparición de problemas críticos, con la posibilidad de intervenir para corregir interrupciones o falta de disponibilidad de materiales.
Las ventajas de la planificación de la producción
La planificación de la producción es un proceso complejo y de importancia estratégica, ya que permite optimizar los recursos de la empresa y mejorar muchos índices de rendimiento. Uno de ellos es el nivel de servicio al cliente, que se puede maximizar garantizando puntualidad y rapidez en las fechas de entrega. Otras ventajas se refieren en general a la optimización de los procesos y a la consiguiente reducción de los costes. En concreto:
- Uso óptimo de los recursos;
- Existencias en almacén reducidas;
- Costes de producción y compra reducidos;
- Posibilidad de elaborar previsiones de ventas.
Planificar la producción permite tener control sobre el departamento de producción, de esta manera se tiene visibilidad sobre los cuellos de botella que pueden interferir con las líneas de producción, intervenir e identificar los desperdicios que derivan de operadores o máquinas en espera, o de todas aquellas fases del proceso no optimizadas que no generan valor.
Dado que la planificación establece las distintas actividades productivas a realizar, permite programar los aprovisionamientos de manera que se disponga de la cantidad de stock adecuada en cada momento, reduciendo el tamaño del almacén y los costes.
Por último, planificar la producción permite mejorar la gestión de los pedidos, con fechas de entrega más fiables y un mayor intercambio de información para alinear la cadena de suministro con las demandas del mercado.
Los retos de la planificación de la producción
Las principales dificultades que pueden surgir de la planificación de la producción se refieren a:
- Complejidad: desventaja común a las empresas más pequeñas. Las muchas variables que se deben gestionar para la planificación de la producción requieren tiempo para dedicarse a las operaciones.
- Coste de implementación: vinculado al coste del software y de las personas que se dedicarán a la implementación, así como a la formación de las personas que utilizarán el software.
- Falta de flexibilidad: uno o más factores del proceso de producción pueden cambiar en cualquier momento, por lo que debería ser posible adaptar el plan al nuevo escenario. Pero un plan de producción ya elaborado puede no ser capaz de adaptarse rápidamente a un nuevo proceso.
- Distorsiones relacionadas con la dificultad para programar los procesos. Durante la producción, es posible que tenga que modificar o interrumpir la programación programada, por ejemplo, en caso de que una máquina se detenga durante una hora. Por lo tanto, hay que estar preparados para afrontar posibles accidentes.
Pueden existir riesgos adicionales cuando la planificación de la producción se realiza de forma manual. Este tipo de planificación es típica sobre todo en las empresas poco estructuradas que producen pocos productos con un bajo nivel de complejidad. Sin embargo, en el contexto actual los imprevistos nos pueden pasar a todos, y una de las principales desventajas de una planificación manual es precisamente la incapacidad de gestionar los imprevistos de forma rápida. A esto se añaden una escasa visibilidad de los datos, incapacidad para generar y analizar escenarios futuros y poca colaboración entre departamentos.
Una producción de este tipo puede ser a todos los efectos un límite para el departamento, en lugar de un soporte concreto, y es importante evaluar un software específico para la planificación de la producción.
Las fases de la planificación de la producción
Por lo general, se identifican cuatro fases de la planificación de la producción:
- Enrutamiento: la primera fase de la planificación de la producción determina cuánto producir, los recursos necesarios, la secuencia de operaciones y el lugar. Su complejidad varía según el tipo de producción. Su objetivo es determinar la mejor secuencia de operaciones a nivel de tiempos y costes.
- Planificación: en la segunda fase de la planificación de la producción se establece cuánto trabajo hacer, a cada operación se le asigna una prioridad y finalmente se establecen la fecha y hora de inicio y finalización. El objetivo de la programación es optimizar el tiempo disponible, a fin de respetar los plazos de entrega y reducir la capacidad inactiva manteniendo a la mano de obra ocupada.
- Dispatching: la fase de control de la producción en la que se inicia la producción propiamente dicha. Se emiten los pedidos, se registran los tiempos de inicio y finalización de las operaciones y se realizan los controles.
- Seguimiento: la última fase sirve para evaluar los resultados detectando defectos, retrasos y cuellos de botella en el proceso de producción, para mantener la producción regular.
Quién participa en la planificación de la producción
Dentro de una empresa manufacturera hay varias figuras involucradas en la planificación de la producción.
Responsable de producción: se encarga de planificar y coordinar la producción con el objetivo de optimizar los recursos. Es la figura con la visión más completa del potencial de las herramientas y actúa como punto de contacto entre los distintos departamentos para aumentar la productividad. Las actividades de las que se ocupa son muy variadas:
- Planifica las fases de producción decidiendo tiempos y métodos
- Coordina actividades logísticas y de almacén controlando el nivel de existencias
- Comprueba que la maquinaria y las herramientas funcionan correctamente
- Gestiona los recursos humanos del departamento de producción
- Contribuye a contener los costes y colabora en la elaboración del presupuesto
- Define el calendario de las actividades operativas
Responsable de la programación de la producción: gestiona y mejora el rendimiento de la producción. Para ello coordina las operaciones respetando los objetivos específicos del departamento, cualitativos y financieros.
Roles operativos: luego hay una serie de figuras que desempeñan roles más operativos que entran en acción durante procesos específicos. Estos son, por ejemplo:
- Planificador de materiales
- Planificador de mecanizaciones
- Programador de la Producción
- Programador de cuentas de trabajo
¿Cuál es la diferencia entre la planificación y la programación de la producción?
Cuando se habla de producción, los términos “planificación” y “programación” podrían entenderse como sinónimos. Sin embargo, se refieren a dos aspectos diferentes del proceso.
La planificación de la producción se refiere a opciones más estratégicas. De hecho, permite establecer qué producir y de qué manera. En cambio, con la programación de la producción se toman decisiones más operativas relacionadas con cuándo producir qué.
Más específicamente, la planificación de la producción es el proceso mediante el cual se organiza la producción con el objetivo de satisfacer las demandas de los clientes. Supone determinar los requisitos de producción, los recursos y la secuencia de las operaciones.
En la programación de la producción se establecen los plazos para realizar las operaciones planificadas. Se asignan los recursos a las operaciones, se definen los tiempos de configuración y se establecen las dependencias entre las operaciones. En esta fase también es importante gestionar las prioridades y limitaciones.
El software para la planificación de la producción
Las empresas abordan la planificación de la producción de diferentes maneras.
Algunas optan por una planificación manual, en el sentido de que no utilizan software específico, sino que a lo sumo utilizan hojas de cálculo Excel para programar y realizar un seguimiento de las tareas. Sin embargo, una planificación de este tipo tiene muchas limitaciones, ya que requiere mucho tiempo para mantenerla actualizada y no es reactiva a los cambios.
Viniendo a soluciones más avanzadas, muchas empresas utilizan un software ERP (Enterprise Resource Planning). El ERP es un software de gestión que, entre sus funciones, tiene la de recopilar y centralizar datos. Por lo tanto, una gran ventaja es tener acceso a una base de datos siempre actualizada y compartida. Aunque es un software muy útil para los departamentos administrativos y para la gestión empresarial en general, esta elección también tiene limitaciones cuando se trata de la planificación de la producción, ya que no permite gestionar en su totalidad los procesos de producción.
En el contexto actual del mercado, donde los cambios y las modificaciones en el suministro también pueden ocurrir muy a menudo, es estratégico elegir un software específico para planificar la producción, a fin de superar todos los límites de los instrumentos que no nacen con esta función específica. El software APS (Advanced Planning and Scheduling) es un software específico para planificar la producción, que al integrarse con los ERP potencian la capacidad de análisis y toma de decisiones, añadiendo la posibilidad de realizar análisis y simulaciones predictivas para obtener planes de producción mejorados y fiables.
CyberPlan para la planificación de la producción
CyberPlan es el APS que desde hace más de 30 años ayuda a las empresas manufactureras a crear planes de producción optimizados, sin pérdida de tiempo y recursos. El software pone a disposición de la empresa las mejores tecnologías para cubrir de manera completa todos los procesos de planificación, desde las previsiones de ventas, el análisis simulador de escenarios, hasta la programación detallada. CyberPlan permite simplificar decisiones complejas y aligerar el trabajo de los planificadores, que pueden dedicarse a actividades de mayor valor.
Desde hace más de 30 años, la misión de Cybertec es apoyar a las empresas en la mejora de los procesos de producción. Si quieres saber más sobre cómo mejorar la planificación de la producción, rellena el formulario y uno de nuestros expertos se pondrá en contacto contigo para responder a tus preguntas.