En un contexto económico cada vez más complejo, caracterizado por una demanda incierta pero también por fuertes presiones sobre los precios que obligan a reducir cualquier desperdicio, es difícil pensar en poder cumplir con las fechas solicitadas por los clientes aumentando las existencias de materiales y capacidades. Para seguir siendo competitivos, es necesario mejorar el proceso de generación y gestión de las previsiones y de verificación de su viabilidad productiva.
Un buen proceso de previsión permite reducir considerablemente el tiempo invertido en el proceso de previsión, reducir costes y mejorar el nivel de servicio al cliente. Si el proceso de previsión se integra con la viabilidad productiva, estos beneficios se amplifican permitiendo a la fábrica aumentar el nivel de productividad y eliminar los que faltan.
En las empresas manufactureras donde los plazos de entrega se reducen en comparación con los plazos de compra y producción, necesitan equipar el proceso de previsión con herramientas adecuadas con características propias de las empresas de producción. En particular, el instrumento debe tener la capacidad de:
- Diferentes niveles de agregación y detalle de la previsión
- Colaboración interfuncional en su generación
- Cálculo del error de previsión puntual y acumulado
- Análisis de la cartera de negociaciones para los valores estadísticos de las previsiones
- Verificación de la viabilidad del plan de previsiones
Veamos por qué estas características son fundamentales en la generación y gestión de las previsiones en una empresa productiva.
1. En cada horizonte, el detalle correcto de la previsión
Las previsiones tienen una función diferente a largo, medio y corto plazo. Para maximizar la fiabilidad de las previsiones y minimizar el compromiso de las personas involucradas en la gestión del proceso, es conveniente que las previsiones se generen con un nivel de agregación diferente en función del horizonte temporal.
Las previsiones a largo plazo permiten el abastecimiento de las materias primas con tiempos de entrega más elevados y la planificación de los componentes críticos. Pensando en familias de productos disminuye el número de previsiones a gestionar y controlar, y aumenta la calidad de las previsiones debido al mayor número de muestras históricas que intervienen en el cálculo.
Sin embargo, a medida que se avanza hacia el corto plazo, es necesario trabajar en familias de productos menos generales, a fin de gestionar correctamente la planificación de los componentes con un tiempo de entrega intermedio. Por último, a corto plazo, es conveniente que las previsiones se generen directamente a nivel de producto terminado, para alcanzar también el grado de detalle necesario para una correcta planificación de las entregas.
2. Colaboración en la generación de la previsión
En un sistema de producción existen interacciones complejas que solo pueden gestionarse eficazmente a través de un diálogo entre las diferentes funciones de la empresa: los niveles de existencias pueden estar limitados por la disponibilidad financiera, los plazos de suministro dependen de las relaciones con los proveedores, la producción tiene la restricción de los recursos disponibles, el comercial quiere respetar los compromisos asumidos con los clientes.
Resulta necesario que cada función empresarial participe de forma constructiva en la definición de un plan de previsiones de calidad y viable.
En muchas situaciones, la solución de mayor calidad consiste en la introducción de un modelo de previsión multinivel, donde cada entidad está llamada a proporcionar una “porción” de previsión: las Compras desarrollan la previsión de consumo de las materias primas, la Producción la de los semielaborados, la función Comercial la del producto acabado.
3. Minimiza el error de previsión
Cada previsión debe ir acompañada de una evaluación del error de previsión. El error de previsión especifica, fijado un grado de fiabilidad deseado de la previsión, la posible fluctuación del dato real con respecto al previsto. En particular, cuanto mayor es la necesidad de mirar hacia el futuro, mayor es la incertidumbre de la previsión y, por lo tanto, el error de previsión.
Para garantizar el nivel de servicio a los clientes deseado, la previsión que alimenta el plan de producción debe tener necesariamente en cuenta también el error de previsión.
Puede ser tentador alimentar el plan de producción con la previsión más el error de previsión puntual, para asegurarse de mantener el nivel de servicio. Pero el error de previsión calculado de manera puntual en los diferentes buckets temporales sobreestima
4. No solo datos históricos
La base de cálculo tradicional de cualquier sistema de previsión son los consumos pasados. Sin embargo, no siempre los datos históricos son suficientes para obtener previsiones de calidad. De hecho, para muchas empresas caracterizadas por una alta variabilidad en la demanda de producto terminado, alimentar el plan de producción con previsiones generadas solo por datos históricos se convierte en algo así como tratar de conducir un automóvil por una carretera sinuosa mirando exclusivamente en el espejo retrovisor.
Se vuelve fundamental la gestión de la cartera adquirida y de la cartera de negociaciones.
- La cartera adquirida representa un componente seguro de la previsión, y en algunas realidades empresariales también puede extenderse significativamente en el futuro, aunque con diferentes grados de saturación de la capacidad total. No considerar la cartera adquirida significa renunciar a la gestión de un dato conocido que mejora la precisión de la previsión.
- La cartera de negociaciones debe analizarse para evaluar estadísticamente los porcentajes de transformación de las negociaciones en pedidos y resaltar cualquier error sistemático en exceso o en defecto.
5. Viabilidad de la previsión
En una gestión correcta del proceso de previsión, la generación de las previsiones representa solo un punto de llegada intermedio. La otra actividad fundamental consiste en la “cuadratura” de las previsiones con las limitaciones de disponibilidad de material y recursos presentes en la empresa.
Alimentar un plan de producción con previsiones de consumo no factibles significa poner en crisis toda la cadena logística: las Compras abastecen los materiales con demasiada antelación, la Producción se ve en dificultades por la falta de componentes críticos o por problemas de capacidad, las fechas de entrega prometidas no se respetan. En otras palabras, aumentan los costes y disminuye la satisfacción de los clientes.
Para garantizar la alimentación coherente del plan de producción, es importante verificar la viabilidad de las previsiones a través de las mismas lógicas y motores de cálculo de los sistemas avanzados de planificación de la producción (APS). Esto permite simular la evolución futura del plan de ventas destacando de antemano todas las posibles cuestiones críticas en términos de materiales y recursos, y evaluando sus efectos sobre la facturación y el margen.
¿Cuáles son las mejores herramientas para apoyar el proceso de generación y planificación de la previsión de la demanda?
Las herramientas más utilizadas son los llamados software de previsión, que permiten generar las previsiones de la demanda, analizarlas y gestionarlas a lo largo del tiempo. En la mayoría de los casos, estos software nacieron para crear previsiones en empresas de distribución y luego se extienden a las empresas manufactureras adaptando sus algoritmos.
Pero las empresas de distribución y producción tienen necesidades y dinámicas que pueden diferir mucho y el software de este tipo solo puede aportar modestos beneficios con el riesgo de reducir la eficiencia productiva. De hecho, al carecer de algoritmos específicos para la producción, la previsión de la demanda está muy alejada de lo que la producción es capaz de absorber como un plan factible. Este desacoplamiento corre el riesgo de crear órdenes de compra que luego no se absorben, elevando el nivel de los almacenes y causando el stock-out de los productos requeridos, lo que lleva a una fuerte reducción en el nivel de servicio al cliente.
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Previsiones de fabricación de Cybertec: previsiones fiables y factibles para las empresas de producción
El “Manufacturing Forecasting” de Cybertec es la única herramienta de generación y gestión de las previsiones de la demanda creada a medida para el mundo manufacturero, dirigiéndose a todas las empresas manufactureras donde los tiempos de entrega se reducen en comparación con los plazos de compra y producción.
Las empresas que utilizan la solución “MF” de Cybertec logran aumentar la competitividad a través de la generación y gestión de previsiones de calidad compartidas entre las diferentes funciones de la empresa. El planificador de la demanda, en ciclos interactivos rápidos, puede fácilmente:
- Aumentar la fiabilidad de las previsiones y reducir el tiempo necesario para su gestión;
- Integrar las previsiones de consumo de materias primas y productos semiacabados con las previsiones de venta de los productos acabados;
- Verificar la viabilidad de un plan de previsiones sobre la base de los recursos disponibles en la empresa;
- Mejorar la capacidad de planificar de forma específica las campañas promocionales.
Estas nuevas capacidades permiten a la empresa ser altamente flexible y receptiva al mercado de referencia, verificando de antemano la viabilidad de la demanda y tomando las decisiones oportunas a tiempo. De esta manera, la planificación de la demanda logra guiar la producción al emancipar el enfoque en los objetivos comerciales, logrando en poco tiempo:
- Reducción de los costes y del tiempo invertido en el proceso de previsión;
- Aumento del nivel de servicio eliminando los stocks out;
- Reducción del nivel de WIP y materia prima junto con un aumento de la productividad.
¿Por qué nuestros clientes eligen el MF de Cybertec?
- Es posible verificar la viabilidad de la previsión utilizando los motores de cálculo del sistema avanzado de planificación de la producción CyberPlan, el APS de Cybertec. La estrecha integración entre los dos sistemas evita la dispersión de datos en diferentes y complejas herramientas de integración, lo que garantiza una alta coherencia y compatibilidad de la información. En caso de que el plan de previsiones no sea factible, Comercial, Producción y Compras pueden aprovechar las capacidades de simulación de la herramienta y proceder de forma colaborativa a la definición de una solución compartida. Por el contrario, la identificación anticipada de períodos de baja carga, tal vez relacionados con un número limitado de centros de producción, puede convertirse en una información esencial para dirigir correctamente los esfuerzos de los comerciales y para planificar campañas promocionales específicas.
- La solución «Manufacturing Forecasting» de Cybertec permite la generación de previsiones no solo a nivel de producto terminado, sino también a nivel de familias de productos variables a lo largo del horizonte de previsiones. También ayuda a las empresas a identificar los niveles óptimos de agregación a través del análisis de las similitudes de componentes y recursos críticos.
- A través del cálculo del error de previsión puntual y del acumulado, permite una estimación óptima del error que acompaña a la previsión a lo largo de todo el horizonte. De esta manera es posible alimentar el plan de producción de manera correcta, evitando un exceso de prudencia que tiene como único efecto introducir desperdicios, ineficiencias y problemas de viabilidad.
- La gestión de los datos históricos se integra con la gestión de la cartera adquirida y con la gestión de la cartera de negociaciones. La solución “Manufacturing Forecasting” es capaz de analizar la cartera de negociaciones evaluando estadísticamente los porcentajes de transformación de las negociaciones en pedidos y destacando cualquier error sistemático en exceso o en defecto. Sobre la base de este análisis, se genera una previsión de adquisición caracterizada por un alto grado de fiabilidad.
¿Para quién es adecuada la solución MF de Cybertec?
El Manufacturing Forecasting de Cybertec es adecuado para todas aquellas empresas de producción donde los plazos de entrega se reducen en comparación con los plazos de compra y producción. El MF es utilizado con éxito por empresas de tamaño mediano/pequeño hasta grandes multinacionales en los más variados sectores de productos.
Por lo tanto, es adecuado para las empresas de producción que tienen el deseo de mejorar su capacidad de generar y gestionar previsiones fiables a lo largo del tiempo, evaluando en tiempo real su viabilidad y el plan de previsiones con el de producción y compras.
¿Quién es Cybertec?
Cybertec nace en 1991 por iniciativa del Ing. Helmut Kirchner con el objetivo de proporcionar a las industrias soluciones para una cadena de suministro de alto rendimiento y para una previsión, planificación y programación eficaces de la producción. El factor distintivo de la empresa radica en haber desarrollado y mejorado internamente durante más de veinticinco años un conjunto de herramientas fácilmente adaptables a las peculiaridades de cada realidad productiva. Herramientas de simulación únicas en el mercado, potentes y rápidas, para desarrollar planes de producción óptimos con gran flexibilidad. Software perfectamente integrado con los principales sistemas de gestión. Gracias a las ideas de cientos de empresas clientes (entre ellas Cefla, ABB, General Electric, Gewiss, Vertiv) y a la experiencia de sus consultores, Cybertec ofrece soluciones completas sin igual.
Revisar el proceso de previsión de la demanda es un momento delicado, que a menudo conduce a un cambio en la forma de trabajar. Una fase que las empresas a menudo ven con miedo. Nuestros clientes están apoyados y apoyados en estas fases de crecimiento por consultores profesionales y certificados por APICS (The Association for Operations Management) y por un servicio de asistencia competente. El trabajo en equipo es la clave del éxito. Los proyectos que nacen están orientados al valor y a la consecución de resultados duraderos, para iniciar un proceso de mejora continua.
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