Zu den kritischsten Aufgaben des Projektmanagers gehört es, jedem Mitglied seines Teams die richtige Menge an Aktivitäten zuzuweisen. Darin besteht die Projekt-Workload, in der effizienten Verwaltung und Verteilung von Aufgaben innerhalb des Teams.
Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Aktivitäten jedes Einzelnen rechtzeitig ausgeführt werden, aber auch, dass ein angemessenes Gleichgewicht in der Menge der Arbeit besteht, die jedes Teammitglied leisten muss, um das Burnout-Syndrom zu vermeiden, einen psychophysischen Zustand, der sich aus einer als anstrengend empfundenen Arbeitssituation ergibt, in der sich der Arbeitnehmer mit seiner Arbeitsroutine unzufrieden fühlt und sich im Laufe der Zeit geistig von seiner Beschäftigung lösen kann.
Bei richtiger Verwaltung versetzt das Workload-Management die Teams in die Lage, bei maximaler Leistung zu arbeiten und sie zufrieden zu stellen, da jeder weiß, mit welchem Arbeitsvolumen er zu kämpfen hat und in kürzerer Zeit qualitativ bessere Ergebnisse erzielen kann.
Wasist eine Workload Tracking Software
Eine Workload-Tracking-Software ist ein Tool, das Strategien und Prozesse vereinfacht, um Aktivitäten ausgewogen zu verteilen und die Aktivitäten zu verfolgen, die jedes Teammitglied ausführen muss, sowohl in Bezug auf projektbezogene als auch routinemäßige Aktivitäten oder Nichtverfügbarkeit.
Durch die Zuordnung von Aufgaben und das Verständnis, wie viel Zeit die Ressourcen für Projekte aufwenden können, können Sie verstehen, wie viele Aufgaben jede Person übernehmen kann. Um diese Daten zu erhalten, müssen Sie Folgendes überwachen:
- Projekte, an denen sich das Team beteiligt.
- Routineaufgaben, die den Zeitaufwand für Projekte reduzieren.
- Projekte in kleinere Aufgaben und Workflows zerlegen.
- Weisen Sie den Aufgaben Prioritäten zu.
Durch die Sichtbarkeit dieser Informationen können die Aufgaben effektiv den Teammitgliedern zugeordnet werden. Workload-Tracking-Software hilft bei der Eingabe und Verfolgung bestimmter Informationen, insbesondere:
- Datum des Beginns und des Endes jeder Aktivität.
- Ressourcen, die den Aktivitäten auf der Grundlage von Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Erfahrung zugewiesen werden.
- Erleichtern Sie die Kommunikation mit dem Team und beziehen Sie es in die Planung ein.
- Teilen Sie den Menschen die Gründe mit, warum jeder einer bestimmten Aufgabe zugewiesen wird, um das Engagement zu erhöhen und das Niveau der Erwartungen von Anfang an festzulegen.
Es ist auch wichtig, den Projektfortschritt im Blick zu behalten, um zu wissen, ob und wo Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die Lasten zu ändern. Die Überwachung all dieser Aktivitäten und die Aktualisierung der Daten von Hand würde viel Zeit in Anspruch nehmen, während eine Software es Ihnen ermöglicht, alle Informationen immer auf dem neuesten Stand und an einem Ort zu haben.
Warum eine Workload Tracking Software verwenden?
Wenn Teams in Multiprojektumgebungen arbeiten, kann die Verwaltung von Workloads noch schwieriger werden. In diesem Zusammenhang beeinflusst das Workload Management die Fähigkeit, genau zu planen, Ressourcen effizient zuzuweisen und realisierbare Fälligkeitstermine festzulegen.
Zu unterschätzen, wie wichtig es ist, jedem Teammitglied eine angemessene Arbeitsbelastung zuzuweisen, bedeutet, Probleme zu haben, die auf lange Sicht zum Verlust wichtiger Teammitglieder führen können, die keine Work-Life-Balance mehr erkennen, und folglich zu höheren Kosten, die durch den Verlust von Fachkompetenz verursacht werden. Stattdessen fühlt sich jedes Teammitglied durch ein optimales Workload-Management angemessen herausgefordert, motiviert und produktiv.
Workload-Tracking-Software sammelt Informationen aus Personalkalendern, Ressourcenallokation, Projektmanagement-Monitoring-Tools, Personaleinsatzberichten und Personalplanung. Auf diese Weise geben sie einen Überblick über die Projektaktivitäten und geben mehr Einblick in das gesamte Management eines Teams. Dabei sparen sie Zeit und machen die Informationen durch detaillierte Berichte und Grafiken nachvollziehbar und teilbar.
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Die Funktionen einer Workload Tracking Software
Die vorrangigen Merkmale, die alle Unternehmen von einer solchen Software erwarten, betreffen die Unterstützung bei der Planung von Aktivitäten, die Verfolgung der Zeit und die Förderung der Zusammenarbeit.
- Integration: Die Software muss in die Verwaltung und andere im Unternehmen verwendete Systeme integriert werden, um die Datenerfassung an einem Ort zu erleichtern, aktuelle Daten für alle Systeme zu gewährleisten und den Benutzern ein größeres Gefühl der Kontrolle zu geben. Die Umsetzung soll einfach und nicht zu zeitaufwendig sein.
- Planungsalgorithmen: Um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und die Planung zu unterstützen, insbesondere in Multiprojektbereichen, in denen die Komplexität am größten ist. Die Algorithmen erleichtern die Planung von Workloads, indem sie mehr Sicherheit, Geschwindigkeit und Effizienz bei der Entscheidungsfindung bieten und die Möglichkeit menschlicher Fehler minimieren, auch dank der Möglichkeit, Szenarien zu simulieren.
- Fähigkeit und gebündelte Last: Der sich entwickelnde Markt erfordert zunehmend spezialisierte Ressourcen. Die fortschrittlichste Workload-Tracking-Software ermöglicht es Ihnen, Ressourcen auf der Grundlage spezifischer Fähigkeiten zu verwalten, sie strategisch zuzuweisen und die Nachfrage nach diesen Zahlen zu antizipieren.
- Multi-Horizont-Sichtbarkeit: Ermöglicht einen detaillierten und hochrangigen Überblick über die Arbeit des Teams, mit der Möglichkeit, schnell von der Portfoliostrategie zu den täglichen Aktivitäten überzugehen.
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CyberPlan RSP: die Workload Tracking Software
Ein effizientes Management der Mitarbeiter und ihrer Produktivität ist für ein Unternehmen, das gut arbeiten möchte, unerlässlich. Die Verwendung eines Systems, das diese Aufgaben mit allen damit verbundenen Vorteilen automatisiert, kann die Arbeit von Projektmanagern, die Teams verwalten müssen, die an mehreren Projekten beteiligt sind, erheblich erleichtern.
CyberPlan RSP erfüllt diesen Bedarf und stellt die Werkzeuge zur Verfügung, um eine optimierte und immer aktuelle Ressourcenauslastung zu haben, um verschiedene Arten von Aktivitäten und Ressourcen basierend auf den Fähigkeiten zu verwalten.
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