Nel panorama odierno, le aziende – grandi o piccole che siano – non possono prescindere da un’accurata gestione dei processi per raggiungere gli obiettivi delineati in fase di pianificazione. Ecco che una gestione della commessa attenta e precisa è fondamentale per far fronte alle numerose complessità dei progetti industriali, assicurando ottimi risultati nei tempi prestabiliti.
Da questo punto di vista, una produzione su commessa (production on order) rappresenta un vantaggio notevole, poiché permette di acquisire dati attendibili riguardo alla qualità e alle tempistiche dei processi operativi, oltre a fornire informazioni dettagliate sul valore produttivo delle singole attività.
Come gestire quindi una commessa in modo ottimale e quali strumenti possono venire in aiuto? Scopriamolo insieme.
Cos’è la gestione della commessa
La gestione della commessa rappresenta l’approccio strategico che permette di pianificare, eseguire e monitorare le attività specifiche per un cliente, garantendo il rispetto di tempi, costi e qualità.
Attraverso la gestione della commessa è possibile monitorare con precisione il lead time, le tempistiche necessarie per portare a termine un progetto, la produttività e l’efficienza relative a ciascuna area o competenza, nonché i costi di gestione associati.
In questo modo, le aziende sono in grado di rispondere più velocemente alle diverse esigenze dei committenti, rispettando le loro richieste e generando un livello di soddisfazione maggiore.
I vantaggi della gestione della commessa
Come già accennato, una gestione della commessa attenta e puntuale può portare molteplici vantaggi all’azienda. Vediamone alcuni:
- Maggiore efficienza: gestire le commesse in modo ottimale significa pianificare e ottimizzare le risorse aziendali, con l’obiettivo di ridurre gli sprechi e massimizzare l’utilizzo di manodopera, macchinari e materiali.
- Miglioramento della qualità: la pianificazione e il controllo costante delle attività consentono di garantire gli standard di qualità più elevati, riducendo al minimo gli errori e le non-conformità.
- Competitività sul mercato: grazie a una corretta gestione delle commesse, le aziende possono rispondere rapidamente alle richieste del mercato e offrire soluzioni ad hoc, generando un vantaggio competitivo consistente, che si traduce in una maggiore fidelizzazione dei clienti e in un posizionamento di mercato più forte.
Le sfide della gestione della commessa
La gestione della commessa è un’attività piuttosto complessa per diversi fattori.
Tra le sfide da affrontare, le principali sono le seguenti:
- Gestione dei rischi e delle variabili: ogni commessa è unica e sono numerosi i rischi e le variabili che si possono presentare nella sua realizzazione. Ecco che saper gestire gli imprevisti diventa quindi imprescindibile per garantire il completamento tempestivo del progetto, senza incorrere in costi aggiuntivi.
- Pianificazione delle risorse: l’allocazione delle risorse spesso rappresenta una sfida non indifferente nella gestione delle commesse. Tuttavia, è uno degli step principali, poiché garantisce che il personale, le attrezzature e i materiali siano disponibili quando necessario, evitando sovraccarichi o ritardi.
- Comunicazione con il cliente e il team: affinché la commessa possa essere portata a termine con successo, è fondamentale adottare una comunicazione chiara e trasparente sia lato cliente, sia internamente con i componenti del proprio team di lavoro. Infatti, comunicare in modo approssimativo o inaccurato può generare fraintendimenti, ritardi e insoddisfazioni da parte del cliente.
Le fasi della gestione della commessa
La gestione della commessa si articola in diversi momenti da seguire attentamente per raggiungere gli obiettivi prestabiliti. Analizziamoli di seguito:
Pianificazione e preparazione
Ogni commessa – a prescindere dalla sua tipologia e dimensione – deve prevedere un momento iniziale di pianificazione, in cui si definiscono con precisione tutti i requisiti della produzione e le singole attività da svolgere.
La produzione su commessa, infatti, non segue un processo standard ma può variare significativamente in relazione alle richieste del committente.
Per questo motivo, è necessario stabilire dettagliatamente le diverse fasi del processo e pianificare con attenzione ogni attività all’interno di esse.
Esecuzione e monitoraggio
Una volta avviata la commessa, è importante monitorare costantemente l’avanzamento delle attività, prendendo nota e documentando ogni step del processo produttivo con le relative peculiarità.
Questo permette di replicare, in futuro, i processi che si sono rivelati efficaci e, allo stesso tempo, di individuare eventuali errori e incongruenze, ottimizzando così il flusso produttivo.
Valutazione e ottimizzazione
Al termine del progetto, è consigliabile analizzare le performance delle attività e i relativi risultati, effettuando una consuntivazione.
In questo modo, è possibile ottenere una panoramica completa e dettagliata delle diverse fasi del processo produttivo, valutando l’efficacia delle operazioni aziendali e ottimizzandole in vista di commesse future.
Gli strumenti per la gestione della commessa
Per una gestione delle commesse precisa e organizzata, le aziende possono avvalersi di diversi strumenti:
Software di Project Management
I software di Project Management rappresentano un supporto notevole nella gestione della commessa, poiché consentono di gestire i progetti in modo altamente accurato ed efficace.
Grazie alle loro molteplici funzionalità, è possibile pianificare, organizzare e monitorare le attività da svolgere e le risorse necessarie per portare a termine una commessa, garantendo il rispetto delle tempistiche, del budget e degli standard di qualità.
Metodologie Agile
Le metodologie Agile si basano su cicli di sviluppo brevi e concisi chiamati “sprint”, finalizzati al miglioramento continuo delle dinamiche produttive.
Alla fine di ogni sprint, il risultato ottenuto viene valutato e, se necessario, adattato in base ai feedback ricevuti o alle nuove esigenze del committente.
Questo approccio permette di gestire in modo flessibile e adattivo le commesse, rispondendo rapidamente alle evoluzioni dei requisiti e delle priorità del cliente.
I software per la gestione della commessa
Come abbiamo visto, la gestione della commessa è un’attività particolarmente strutturata, che necessita di un supporto tecnologico per essere sviluppata al meglio.
Tra le migliori soluzioni software disponibili al momento, non possiamo non menzionare CyberPlan RSP. Si tratta di una piattaforma integrata di Project Management, che consente di organizzare e monitorare le operazioni produttive in modo agile ed efficace.
Con l’aiuto di CyberPlan RSP, è infatti possibile semplificare e, al tempo stesso, accelerare i processi di pianificazione, esecuzione e revisione dei progetti, coordinando task, risorse e attività attraverso un’unica interfaccia.
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