L’une des responsabilités les plus critiques du chef de projet est d’attribuer la bonne quantité d’activités à chaque membre de son équipe. C’est en cela que consiste la charge de travail du projet, dans une gestion et une distribution efficaces des tâches au sein de l’équipe.
L’objectif est de s’assurer que les activités de chacun sont effectuées à temps, mais aussi qu’il y a un juste équilibre dans la quantité de travail que chaque membre de l’équipe doit effectuer, pour éviter le syndrome de burn-out, une condition psychophysique qui découle d’une situation de travail perçue comme épuisante, dans laquelle le travailleur se sent insatisfait de sa routine de travail et peut éventuellement se détacher mentalement de son emploi.
Lorsqu’elle est gérée correctement, la gestion de la charge de travail permet aux équipes de travailler en maximisant les performances et en les satisfaisant, car chacun sait quel volume de travail il doit traiter et parvient à obtenir de meilleurs résultats qualitatifs en moins de temps.
Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi de charge de travail
Un logiciel de suivi des charges de travail est un outil qui simplifie les stratégies et les processus pour répartir les tâches de manière équilibrée, en gardant une trace des activités que chaque membre de l’équipe doit effectuer, tant en ce qui concerne les activités liées aux projets que celles de routine ou l’indisponibilité.
En cartographiant les activités et en comprenant le temps que les ressources peuvent consacrer aux projets, cela permet de comprendre combien d’activités chaque personne peut prendre en charge. Pour obtenir ces données, vous devez surveiller :
- Projets sur lesquels l’équipe est engagée.
- Des activités de routine qui réduisent le temps à consacrer aux projets.
- Décomposer les projets en tâches et flux de travail plus petits.
- Donner la priorité aux activités.
En ayant de la visibilité sur ces informations, vous pouvez attribuer les tâches aux membres des équipes de manière efficace. Les Workload Tracking software aident à saisir et à suivre certaines informations, notamment :
- Date de début et de fin de chaque activité.
- Ressources affectées aux activités en fonction des compétences, de la disponibilité et de l’expérience.
- Faciliter la communication avec l’équipe et l’inclure dans la planification.
- Partager avec les gens les raisons pour lesquelles chacun est affecté à une tâche donnée pour augmenter l’engagement et définir le niveau des attentes dès le départ.
Il est également important de maintenir la visibilité sur l’avancement des projets pour savoir si et où intervenir pour modifier les charges. Le suivi de toutes ces activités et la mise à jour manuelle des données prendraient beaucoup de temps, mais un logiciel permet d’avoir toutes les informations toujours à jour et en un seul endroit.
Pourquoi utiliser un Workload Tracking Software
Lorsque les équipes travaillent dans des environnements multiprojets, la gestion des charges de travail peut être encore plus difficile. Dans ce contexte, la gestion des charges de travail affecte la capacité de planifier avec précision, d’allouer efficacement les ressources et de définir des dates d’échéance réalisables.
Sous-estimer l’importance d’attribuer à chaque membre de l’équipe une charge de travail appropriée, c’est se heurter à des problèmes qui, à long terme, peuvent conduire à la perte de membres clés de l’équipe, qui ne reconnaissent plus un équilibre entre travail et vie privée, et par conséquent à des coûts plus élevés, dus à la perte de professionnalisme spécialisé. Au lieu de cela, en gérant les charges de travail de manière optimale, chaque membre de l’équipe se sent correctement mis au défi, motivé et productif.
Les logiciels de suivi des charges de travail collectent des informations provenant des calendriers du personnel, de l’allocation des ressources, des outils de suivi de la gestion des projets, des rapports sur l’emploi du personnel et de la planification des effectifs. De cette façon, ils donnent un aperçu des activités du projet et donnent plus d’informations sur l’ensemble de la gestion d’une équipe. Ce faisant, ils font gagner du temps et rendent les informations compréhensibles et partageables grâce à des rapports et des graphiques détaillés.
L’affichage du calendrier sur CyberPlan RSP
Les fonctionnalités d’un Workload Tracking Software
Les caractéristiques prioritaires que toutes les entreprises attendent d’un logiciel de ce type concernent le soutien dans la planification des activités, le suivi du temps et la promotion de la collaboration.
- Intégration : le logiciel doit être intégré avec le système de gestion et d’autres systèmes utilisés dans l’entreprise pour faciliter la collecte des données en un seul endroit, pour garantir des données à jour à tous les systèmes et pour donner aux utilisateurs un plus grand sentiment de contrôle. La mise en œuvre doit être facile et ne pas prendre trop de temps.
- Algorithmes de planification : pour automatiser les tâches répétitives et soutenir la planification, en particulier dans les environnements multiprojets où la complexité est plus grande. Les algorithmes facilitent la planification des charges de travail en offrant plus de sécurité, de rapidité et d’efficacité dans la prise de décisions, en minimisant le risque d’erreur humaine, notamment grâce à la possibilité de simuler des scénarios.
- Compétences et charge groupée : le marché en évolution nécessite de plus en plus de ressources spécialisées. Les Workload Tracking software les plus évolués permettent de gérer les ressources en fonction des compétences spécifiques, de les allouer stratégiquement et d’anticiper la demande relative à ces chiffres.
- Visibilité multi-orizon : permet d’avoir une vision à la fois détaillée et de haut niveau sur le travail de l’équipe, avec la possibilité de passer rapidement de la stratégie de portefeuille aux activités quotidiennes.
L’affichage des charges de ressources et des affectations sur CyberPlan RSP
CyberPlan RSP : le Workload Tracking Software
Gérer efficacement les travailleurs et leur productivité est essentiel pour une entreprise qui veut bien travailler. L’utilisation d’un système qui automatise ces tâches, avec tous les avantages associés, peut grandement faciliter le travail des chefs de projet qui doivent gérer des équipes engagées sur plusieurs projets.
CyberPlan RSP répond à ce besoin et fournit les outils pour avoir une charge de ressources optimisée et toujours à jour, pour gérer différents types d’activités et de ressources en fonction des compétences.
Découvrez comment avoir plus de visibilité sur vos équipes et les rendre plus collaboratives et productives.