Les processus de S&OP (Sales and Operations Planning) sont effectués par les entreprises pour aligner la demande, l’offre et la finance sur les objectifs de l’entreprise. Le but des processus de S&OP est donc de fournir à la direction de l’entreprise une indication sur la performance réelle des opérations par rapport à la planification financière, afin de les guider dans une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise qui évite les mauvais choix qui pourraient compromettre l’efficacité globale. Il s’agit donc d’aligner en un seul programme des objectifs et des stratégies provenant des mondes apparemment antithétiques de l’offre et de la demande.
Les principaux obstacles du processus S&OP et comment les surmonter
Il y a trois piliers, tout aussi importants, fondamentaux pour réussir dans le monde d’aujourd’ hui :
- personnes ;
- processus ;
- technologie.
Ces trois piliers sont également importants, et il est difficile de réussir dans le monde concurrentiel d’aujourd’ hui sans analyser la somme de ces trois variables. Cependant, dans un monde de plus en plus rapide, les processus peuvent changer considérablement en fonction de la technologie qui les prend en charge. En même temps, les gens peuvent mettre l’accent sur leurs connaissances et prendre les meilleures décisions s’ils sont soutenus par des outils puissants. Quelles sont donc les technologies habilitantes pour rivaliser sur le marché d’aujourd’ hui et encore plus sur celui du futur proche ? Quelles sont celles qui permettent de mettre l’accent sur les capacités humaines, en dessinant des processus avancés ?
Le cycle de S&OP
Examen du produit : Dans cette première phase, les planificateurs impliqués dans la recherche et le développement, le développement du produit et l’introduction de nouveaux produits analysent l’état de santé des produits sur le marché, examinent les pipelines de produits et prennent des décisions sur la planification du produit. Ces décisions pourraient inclure l’établissement de dates de départ pour de nouvelles productions ou la priorisation des activités et l’allocation des ressources. Un autre sujet discuté à ce stade peut être celui également connu sous le nom de cannibalisation ou suppression ou l’impact sur les produits existants à la suite de l’introduction d’un nouveau produit.
Révision de la demande : l’objectif de cette phase est une prévision non contraignante ou une planification de la demande consensuelle, intégrant une image holistique de la demande indépendante et dépendante. Les facteurs qui influencent la demande indépendante et dépendante peuvent inclure les activités de marketing, l’introduction de nouveaux produits, les tendances de consommation, la hiérarchie des produits et la demande de pièces entre les usines. Le plan de demande consensuelle repose sur une combinaison de plans de vente, de marketing et de produit. Le plan de la demande est mesuré en unités ou en recettes. La prévision statistique est combinée à l’apport des clients et des plans marketing pour estimer, affiner et aboutir à un plan de consensus. Les performances historiques seront prises en compte dans le plan et, à la fin, le plan de la demande sera comparé aux résultats de l’audit financier afin de détecter d’éventuelles lacunes en matière de revenus ou de demande.
Révision de l’offre : l’objectif de cette phase est un plan d’approvisionnement qui se synchronise avec le plan de la demande. Idéalement, ces deux plans fonctionnent à l’unisson. Le plan d’approvisionnement doit équilibrer le service client et minimiser les coûts d’inventaire et d’exploitation. Un plan de production de base et un plan de capacité approximatif sont développés, ainsi que des plans d’approvisionnement alternatifs qui prennent en compte les variations de capacité et de demande. Les scénarios « what-if » jouent un rôle clé à ce stade du processus, il est donc essentiel de disposer d’une plateforme technologique ayant la capacité d’effectuer ces calculs en utilisant des données en temps réel. Ces scénarios vont de questions « what-if » plus tactiques à des scénarios à plus long terme, mais la fonction des deux est la même : réduire le risque et comprendre les aspects positifs et négatifs d’un large éventail d’ajustements. Des exemples de scénarios plus simples incluent le rééquilibrage des stocks ou de la main-d’ œuvre et des scénarios plus complexes tels que l’insertion d’un nouveau fournisseur, une nouvelle capacité ou la formation de la main-d’ œuvre. Idéalement, au fur et à mesure que ces scénarios se développent, ils sont automatiquement liés aux besoins budgétaires afin que des projections de risque financier puissent être effectuées.
Révision financière : la position de cette phase dans le processus est débattue. Certains insistent sur le fait qu’il doit être placé une fois les trois premières étapes terminées, d’autres disent qu’il devrait être « toujours actif ». Dans tous les cas, la mission reste la même : produire une série de bases qui deviennent ensuite des ajustements à l’examen du produit, de la demande et de l’offre, ainsi que les entrées utilisées dans les révisions précédentes S&OP et S&OP exécutif. À ce stade, la performance financière du mois précédent est consolidée pour fournir une contribution à l’analyse du cycle S&OP du mois en cours. La finance contrôle ce processus et peut inclure différentes catégories ou points de vue, y compris le produit, la géographie, le client et le canal. Les coûts réels sont comparés aux budgets et aux prévisions pour analyser l’exactitude des prévisions sur une période continue. Une approche liée au S&OP signifie que, quel que soit l’endroit où cette phase du processus tombe, l’analyse financière joue un rôle clé dans la production d’entrées pré-S&OP et par rapport au S&OP exécutif.
Pre-S&OP : Le Pre-S&OP est une série de rencontres menées avec des leaders à différents niveaux qui montrent la connectivité des plans entre le produit, la demande, l’offre et la finance. Idéalement, ces réunions sont centrées sur une plateforme basée sur le cloud qui héberge tous les plans en un seul endroit. L’objectif du pré-S&OP est d’identifier les principales lacunes et déconnexions et de créer des stratégies pour gérer ces problèmes. Les plans sont examinés dans des tableaux de bord partagés et la variance par rapport à la variance réelle est analysée, en tenant compte des objectifs et du budget. Des métriques telles que les revenus, les bénéfices et les stocks sont analysées à la fois au niveau de l’entreprise et au niveau de la gamme de produits pour mieux comprendre les implications financières et opérationnelles des décisions. Les ajustements aux plans de produit, de demande et d’offre sont effectués en temps réel.
S&OP exécutif : La phase finale de S&OP réunit tous les plans et données en une seule plateforme basée sur le cloud à utiliser lors des réunions de S&OP des dirigeants. Les scénarios « what-if » et les risques associés sont examinés et les points de décision sont notés afin que le leadership sache quand il sera nécessaire de faire les choix appropriés. Toutes les décisions clés qui n’ont pas été résolues au cours des cinq premières étapes sont abordées à ce stade, les raisons de l’escalade sont examinées et les délais de décision sont fixés.
Les décisions prises à ce stade peuvent avoir des implications de grande portée dans toute l’entreprise, donc lorsque vous utilisez la bonne plate-forme technologique, les impacts de ces décisions peuvent être analysés et appliqués aux métriques clés en temps réel. En fin de compte, l’objectif du S&OP exécutif est de générer un plan final agrégé qui est envoyé aux propriétaires interfonctionnels et distribué en aval dans toutes les zones concernées.
Des technologies qui font la différence dans le processus S&OP
Les principaux outils actuellement utilisés au sein des entreprises sont les ERP avec les fichiers Excel.
Les premiers, à savoir les Enterprise Requirements Planning, sont de puissants outils de collecte de données, qui ne parviennent malheureusement pas à traiter les données de manière efficace au point de fournir des scénarios très dynamiques. Pour cette raison, ce logiciel est accompagné de dizaines (mais parfois même de centaines) de fichiers Excel et Project. Ces derniers, nés dans les années 70, créent des silos informationnels internes à l’entreprise en bloquant un flux d’informations de la supply chain autrement vertueux.
Ces outils ne parviennent plus à soutenir les entreprises à volume élevé et mixtes dans l’optimisation de la production, la gestion de prévisions fiables et le maintien de l’accent sur les objectifs commerciaux. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises se dotent d’outils spécifiques pour une gestion optimale du processus S&OP.
Ces outils sont les APS (Advanced Planning and Scheduling systems) qui étendent les capacités de planification de l’ERP, auxquelles ils se connectent, en éliminant les Excel et en gérant dans un seul outil tous les processus impliqués dans le S&OP. Les APS ajoutent des capacités de prévision efficace de la demande, de planification à capacité finie, de planification détaillée, de planification des achats et d’analyse interactive what-if. De plus, ils permettent une détection anticipée et plus efficace des problèmes grâce à des représentations graphiques étendues, ce qui permet d’évaluer le plan avec des KPI avant qu’il ne soit mis en œuvre. Les principaux impacts de ces solutions S&OP sont :
- Augmentation de la visibilité sur les processus de production de l’entreprise ;
- Augmentation de la vitesse d’élaboration des plans de production ;
- Interactivité ;
- Collaboration entre le personnel de l’entreprise de différents départements.
Ces capacités sont activées par certaines caractéristiques importantes des logiciels APS, telles que :
- La plateforme collaborative ;
- Les algorithmes puissants capables de gérer rapidement les informations contenues dans les données ;
- L’interaction rapide avec l’utilisateur ;
- L’alignement des prévisions de vente sur le plan de production et ses contraintes ;
- La planification des ressources à différents niveaux, en descendant jusqu’à l’ordonnancement détaillé.
Toutes ces capacités apportent des avantages très importants tels que :
- Augmentation du niveau de service ;
- Réduction des entrepôts ;
- Prévisions de vente fiables ;
- Augmentation de la communication interne ;
- Utilisation optimale de la capacité de production ;
- Réduction des coûts ;
- Augmentation de la visibilité sur la chaîne d’approvisionnement ;
- Réduction des risques.
Mais toutes les APS ne sont pas égales
Cependant, toutes les technologies ne sont pas en mesure de donner les mêmes avantages. Cela est également vrai en ce qui concerne les APS. Quelles sont donc les 7 caractéristiques à évaluer lors de la sélection d’un logiciel APS ?
- Interface – de nombreux logiciels ont tendance à suivre l’idée d’automatisation en éliminant complètement l’itération homme-machine qui reste et restera longtemps fondamentale ;
- Graphique – permet de maximiser les avantages de l’interactivité en mettant immédiatement en évidence les points critiques ;
- Vitesse – pour rendre le cycle itératif effectif et effectif ;
- Capacité finie – non seulement des ressources mais aussi des matériaux pour calculer des plans réellement réalisables ;
- Personnalisable – conçu sur les besoins spécifiques des entreprises de fabrication ;
- Adaptabilité – à chaque processus, besoin et entreprise ;
- Intégrabilité et propriété des données – le logiciel doit être intégrable de manière simple et sécurisée afin de centraliser et de partager les informations tout en garantissant la propriété des données.
CyberPlan est le logiciel Advanced Planning and Scheduling qui présente toutes ces caractéristiques fondamentales pour le processus de S&OP. Ce logiciel S&OP a été développé pour les entreprises manufacturières et adapté à tous les types d’entreprises. Il est utilisé avec succès tant dans les petites et moyennes entreprises telles que l’entreprise italienne typique que dans les multinationales appartenant au célèbre classement « Fortune 500 ». Aujourd’hui, dans ces entreprises, la collaboration a conduit à une plus grande confiance et participation des départements des ventes au processus de prévision de la demande. Dans ces entreprises, on passe moins de temps à discuter et on perçoit plutôt un meilleur contrôle des prévisions de vente et de production. CyberPlan est également officiellement certifié DDMRP (Demand Driven MRP) par le Demand Driven Institute.
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