I processi di S&OP (Sales and Operations Planning) vengono svolti dalle aziende per allineare domanda, offerta e finanza agli obiettivi aziendali. Scopo dei processi di S&OP è dunque quello di fornire al management aziendale un’indicazione riguardo le reali prestazioni delle operations rispetto alla pianificazione finanziaria, per guidarli in una gestione efficace della Supply Chain aziendale che eviti scelte errate che potrebbero compromettere l’efficienza generale. Si intende dunque allineare in un unico programma obiettivi e strategie provenienti dai mondi apparentemente antitetici di domanda ed offerta.
I principali ostacoli del processo di S&OP e come superarli
Vi sono tre pilastri, ugualmente importanti, fondamentali per avere successo nel mondo di oggi:
- persone;
- processi;
- tecnologia.
Questi tre pilastri sono ugualmente importanti, ed è difficile avere successo nel mondo competitivo di oggi senza analizzare la somma di queste tre variabili. Tuttavia in un mondo sempre più veloce i processi possono cambiare di molto in funzione della tecnologia che li supporta. Al tempo stesso le persone possono enfatizzare le proprie conoscenze e prendere le migliori decisioni se supportate da strumenti potenti. Quali sono, quindi, le tecnologie abilitanti per competere nel mercato di oggi e ancora di più in quello del prossimo futuro? Quali quelle che permettono di enfatizzare le capacità umane, disegnando processi avanzati?
Il ciclo di S&OP
Revisione del prodotto: In questa prima fase, i pianificatori coinvolti nella ricerca e sviluppo, nello sviluppo del prodotto e nell’introduzione di nuovi prodotti analizzano lo stato di salute dei prodotti sul mercato, esaminano le pipeline dei prodotti e giungono a decisioni sulla pianificazione del prodotto. Queste decisioni potrebbero includere lo stabilire date di partenza per nuove produzioni o la prioritizzazione di attività e l’allocazione delle risorse. Altro argomento discusso in questa fase può essere quello noto noto anche come cannibalizzazione o soppressione ovvero l’impatto sui prodotti esistenti a seguito dell’introduzione di un nuovo prodotto.
Revisione della domanda: l’obiettivo di questa fase è una previsione non vincolata o una pianificazione della domanda consensuale, che incorpori un quadro olistico della domanda indipendente e dipendente. I fattori che influenzano la domanda indipendente e dipendente possono includere le attività di marketing, l’introduzione di nuovi prodotti, le tendenze dei consumatori, la gerarchia dei prodotti e la domanda di parti tra plant. Il piano della domanda consensuale si basa su una combinazione di piani di vendita, marketing e prodotto. Il piano della domanda viene misurato in unità o in entrate. La previsione statistica è combinata con l’input dei clienti e dei piani di marketing per stimare, perfezionare e arrivare a un piano di consenso. Le prestazioni storiche verranno prese in considerazione nel piano e alla fine il piano della domanda verrà confrontato con i risultati della revisione finanziaria per individuare eventuali lacune di entrate o di domanda.
Revisione dell’offerta: l’obiettivo di questa fase è un piano di fornitura che si sincronizza con il piano della domanda. Idealmente, questi due piani funzionano all’unisono. Il piano di approvvigionamento dovrebbe bilanciare il servizio clienti e ridurre al minimo i costi di inventario e operativi. Vengono sviluppati un piano di produzione di base e un piano di capacità approssimativo, insieme a piani di fornitura alternativi che tengono conto delle variazioni di capacità e domanda. Gli scenari “what-if” giocano un ruolo chiave in questa fase del processo, quindi è essenziale disporre di una piattaforma tecnologica che abbia la capacità di eseguire questi calcoli utilizzando i dati in tempo reale. Questi scenari variano da domande “what-if” più tattiche a scenari a più lungo termine, ma la funzione di entrambi è la stessa: ridurre il rischio e comprendere gli aspetti positivi e negativi di un’ampia gamma di aggiustamenti. Esempi di scenari più semplici includono il riequilibrio delle scorte o della forza lavoro e scenari più complessi come l’inserimento di un nuovo fornitore, una nuova capacità o la formazione della forza lavoro. Idealmente, man mano che questi scenari si sviluppano, sono automaticamente collegati alle esigenze di bilancio così possono essere effettuate proiezioni di rischio finanziario.
Revisione finanziaria: la posizione di questa fase all’interno del processo è dibattuta. Alcuni insistono sul fatto che debba collocarsi dopo che le prime tre fasi sono state completate, altri dicono che dovrebbe essere “sempre attiva”. In ogni caso, la missione rimane la stessa: produrre una serie di baseline che poi diventano aggiustamenti alla revisione del prodotto, della domanda e dell’offerta, insieme agli input utilizzati nelle revisioni precedenti S&OP e S&OP esecutivo. In questa fase, la performance finanziaria del mese precedente viene consolidata per fornire input per l’analisi del ciclo S&OP del mese corrente. La finanza controlla questo processo e può includere diverse categorie o punti di vista, tra cui prodotto, geografia, cliente e canale. I costi effettivi vengono confrontati con i budget e le previsioni per analizzare l’accuratezza delle previsioni in un arco di tempo continuo. Un approccio connesso all’S&OP significa che, indipendentemente da dove cade questa fase del processo, l’analisi finanziaria gioca un ruolo chiave nella produzione di input pre-S&OP e riguardo l’S&OP esecutivo.
Pre-S&OP: Il Pre-S&OP è una serie di incontri condotti con leader a vari livelli che mostrano la connettività dei piani tra prodotto, domanda, offerta e finanza. Idealmente, queste riunioni sono incentrate su una piattaforma basata su cloud che ospita tutti i piani in un unico luogo. Lo scopo del pre-S&OP è identificare le principali lacune e disconnessioni e creare strategie per gestire questi problemi. I piani vengono riesaminati in dashboard condivise e viene analizzata la varianza rispetto alla varianza effettiva, tenendo presenti obiettivi e budget. Metriche come entrate, profitti e inventario vengono analizzate sia a livello aziendale che a livello di linea di prodotti per guadagnare una comprensione delle implicazioni finanziarie e operative delle decisioni. Gli adeguamenti ai piani di prodotto, domanda e offerta vengono effettuati in tempo reale.
S&OP esecutivo: La fase finale di S&OP riunisce tutti i piani e i dati in un’unica piattaforma basata sul cloud da utilizzare nelle riunioni di S&OP dei dirigenti. Gli scenari “what-if” e i rischi associati vengono esaminati e i punti decisionali vengono annotati in modo che la leadership sappia quando sarà necessario fare le scelte appropriate. Tutte le decisioni chiave che non sono state risolte nelle prime cinque fasi vengono affrontate in questa fase, vengono esaminati i motivi dell’escalation e vengono stabilite le scadenze per le decisioni.
Le decisioni prese in questa fase possono avere implicazioni di vasta portata in tutta l’azienda, quindi quando si utilizza la giusta piattaforma tecnologica, gli impatti di tali decisioni possono essere analizzati e applicati alle metriche chiave in tempo reale. Alla fine, l’obiettivo dell’S&OP esecutivo è quello di generare un piano finale aggregato che viene inviato ai proprietari interfunzionali e distribuito a valle in tutte le aree interessate.
Tecnologie che fanno la differenza nel processo di S&OP
I principali strumenti attualmente utilizzati all’interno delle aziende sono gli ERP assieme ad i file Excel.
I primi, ovvero gli Enterprise Requirements Planning, sono potenti strumenti di raccolta dati, che purtroppo non riescono ad elaborare i dati in maniera efficace al punto da fornire scenari molto dinamici. Per questo motivo tale software viene affiancato da decine (ma a volte persino centinaia) di file Excel e Project. Questi ultimi, nati negli anni ’70, creano dei silos informativi interni all’azienda bloccando un flusso delle informazioni della supply chain altrimenti virtuoso.
Questi strumenti non riescono più a supportare le aziende ad elevati volumi e mix ad ottimizzare la produzione, gestendo previsioni affidabili e mantenere il focus sugli obiettivi di business. Per questo sempre più aziende si stanno dotando di strumenti specifici per la gestione ottimale del processo di S&OP.
Questi strumenti sono gli APS (Advanced Planning and Scheduling systems) che estendono le capacità di pianificazione dell’ERP, a cui si collegano, eliminando gli Excel e gestendo in un unico strumento tutti i processi coinvolti nell’S&OP. Gli APS aggiungono capacità di previsione efficace della domanda, di pianificazione a capacità finita, schedulazione di dettaglio, pianificazione degli acquisti e analisi interattive what-if. Inoltre, consentono una individuazione anticipata e più efficace dei problemi grazie ad estese rappresentazioni grafiche, permettendo di valutare il piano con KPI prima che venga messo in atto. I principali impatti di queste soluzioni di S&OP sono:
- Aumentata visibilità sui processi produttivi aziendali;
- Aumento nella velocità di elaborazione di piani di produzione;
- Interattività;
- Collaborazione tra personale aziendale di diversi dipartimenti.
Queste capacità sono abilitate da alcune importanti caratteristiche dei software APS, quali:
- La piattaforma collaborativa;
- Gli algoritmi potenti in grado di gestire rapidamente le informazioni contenute nei dati;
- L’interazione rapida con l’utente;
- L’allineamento delle previsioni di vendita con il piano di produzione ed i suoi vincoli;
- La pianificazione risorse su vari livelli, scendendo fino alla schedulazione di dettaglio.
Tutte queste capacità portano a benefici importantissimi quali:
- Aumento del livello di servizio;
- Riduzione dei magazzini;
- Previsioni di vendita affidabili;
- Aumento della comunicazione interna;
- Utilizzo ottimale della capacità produttiva;
- Contenimento dei costi;
- Aumento della visibilità sulla Supply Chain;
- Riduzione dei rischi.
Ma non tutti gli APS sono uguali
Tuttavia non tutte le tecnologie sono in grado di dare gli stessi benefici. Ciò è vero anche per quanto riguarda gli APS. Quali sono quindi le 7 caratteristiche da valutare quando si effettua una software selection di un APS?
- Interfaccia – molti software tendono a seguire l’idea di automazione eliminando completamente l’iterazione uomo-macchina che però resta e resterà a lungo fondamentale;
- Grafica – permette di massimizzare i benefici dell’interattività evidenziando subito i punti di criticità;
- Velocità – per rendere effettivo ed efficace il ciclo iterativo;
- Capacità finita – non solo delle risorse ma anche dei materiali per calcolare piani realmente fattibili;
- Customizzabile – disegnato sulle specifiche esigenze delle aziende manifatturiere;
- Adattabilità – ad ogni processo, necessità e azienda;
- Integrabilità e proprietà del dato – il software deve essere integrabile in modo semplice e sicuro così da centralizzare e condividere le informazioni garantendo al tempo stesso la proprietà del dato.
CyberPlan è l’Advanced Planning and Scheduling software che presenta tutte queste caratteristiche fondamentali per il processo di S&OP. Questo software S&OP è stato sviluppato per le aziende manifatturiere ed adattato ad ogni tipo di azienda venendo utilizzato con successo sia in aziende piccole-medie quali la tipica azienda italiana, sia in multinazionali appartenenti alla nota classifica “Fortune 500”. Oggi in queste aziende la collaborazione ha portato maggior fiducia e partecipazione da parte dei reparti vendita verso il processo di previsione della domanda. In queste aziende si spende ora meno tempo a discutere e si percepisce invece un maggior controllo delle previsioni di vendita e produzione. CyberPlan è inoltre certificato ufficialmente come DDMRP (Demand Driven MRP) dal Demand Driven Institute.
Richiedi una demo gratuita >
Vedi tu stesso come CyberPlan può supportarti a migliorare le performance della tua Supply Chain.
